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Comment les DAF et les Responsables Achats bénéficient de la visibilité des dépenses

par  mars 5, 2024 | 4 minutes de lecture

Un investissement dans la relation DAF - Directeur des Achats portera ses fruits pour les entreprises qui prennent ce partenariat au sérieux. Il n'y a pas de relation commerciale aussi symbiotique que celle entre le Directeur des Achats (DAF) et le Directeur Financier (DF). Du moins, c'est ainsi que cela devrait être. Quand ces deux dirigeants ne sont pas alignés, cela signifie que de l'argent est laissé sur la table.

La Gestion des Achats et les Finances partagent un langage commun : les chiffres. Alors, quelle est la clé d'une relation de travail étroite ? La visibilité des dépenses.

4 façons dont la visibilité des dépenses peut améliorer la relation DAF - DF

Une source unique de vérité fournira l'intelligence d'affaires dont vos collaborateurs ont besoin pour comprendre les dépenses historiques et actuelles et prévoir avec précision les dépenses futures. Étant donné l'impératif stratégique de la gestion des coûts, voici quelques façons dont les analyses avancées des dépenses peuvent renforcer l'alignement entre les achats et les finances.

1. Améliorer la performance et l'innovation

Produire des rapports et analyser les données de dépenses ne devrait pas nécessiter les connaissances d'un data scientist. Cela ne devrait pas non plus provenir de plusieurs feuilles de calcul Excel qui doivent être importées dans un outil indépendant de business intelligence nécessitant une cartographie des données et des intégrations de logiciels tiers.

Les équipes des Achats doivent s'appuyer sur l'automatisation et déléguer les tâches manuelles sujettes aux erreurs. L'intelligence artificielle (IA) peut gérer bon nombre de ces tâches pour fournir une analyse instantanée des dépenses et des conditions de paiement en une fraction du temps. Cela libère votre équipe achats pour se concentrer sur la création de valeur, comme les relations avec les fournisseurs qui stimulent l'innovation.

Mais ce qui réjouira vraiment vos collaborateurs des finances, c'est la capacité d'une solution d'analyse des dépenses à identifier, clarifier et normaliser les catégories de dépenses non gérées. Une analyse complète de la quantité et des types de dépenses à gérer permettra aux responsables achats de prendre des mesures pour réduire les scénarios de dépenses incontrôlées.

2. Intégrité des données qui rompt les silos

Vos équipes finances ont besoin de construire des prévisions précises et des scénarios de gestion des coûts pour protéger l'entreprise contre les chocs économiques futurs, mais ils ne peuvent pas le faire en silo. Lorsque les dépenses sont gérées de manière centralisée, les achats et les finances peuvent travailler ensemble à partir d'une source unique de vérité. L'intégrité des données est essentielle à cet exercice. Voici pourquoi :

  • La visibilité sur les dépenses externes aidera à identifier les domaines où les dépenses peuvent être réduites.
  • Les capacités d'analyse identifieront les risques et les opportunités.
  • Une infrastructure digitale solide soutiendra la conformité et l'alignement des objectifs et de la stratégie de l'entreprise.

Cela va au-delà de la simple surveillance des flux monétaires. Désormais, les DAF peuvent fournir des informations stratégiques de la chaîne d'approvisionnement aux équipes financières. En travaillant ensemble, les achats et les finances peuvent piloter la planification et l'exécution des activités commerciales.

3. Prise de décision à partir de tableaux de bord, pas de boules de cristal

Les événements de 2020 ont montré que les données en temps réel sont un avantage concurrentiel. Une prise de décision plus rapide et plus précise est possible avec une vue holistique des dépenses tout au long de la chaîne d'approvisionnement grâce à des tableaux de bord élaborés, sans avoir besoin de boule de cristal ou de data scientists.

L'analyse des tendances de dépenses au fil du temps établira des bases et des références qui informeront les négociations avec les fournisseurs, identifieront les domaines de fuite de valeur et l'exposition au risque dans la chaîne d'approvisionnement. Le résultat est des relations plus fortes avec les fournisseurs à long terme et la capacité de mettre en œuvre des stratégies de gains rapides à court terme.

4. Réduire l'écart entre le DAF et le DF

De nombreuses entreprises et fournisseurs ont subi des pertes irréparables en 2020. Pour celles qui ont tourné la page, une relation de travail solide entre le DAF et le DF est importante pour l'avenir de l'organisation. Cela nécessite des données précises provenant d'une source unique de vérité, afin que les objectifs stratégiques et opérationnels puissent être réalisés. Toute entreprise sérieuse au sujet de la croissance de sa résilience investira dans cette relation commerciale cruciale.

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