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En quoi une solution ERP orientée projet est-elle différente ?

par  février 17, 2022 | 4minutes de lecture

Les entreprises de services sont des organisations dont l’approche centrée sur les personnes est unique. Elles dépendent des connaissances et des compétences d’une main-d’œuvre talentueuse pour vendre, déléguer du personnel et fournir différents produits et services – généralement sur la base de projets ou de contrats.

Dans un environnement où le bien le plus précieux de l’organisation rentre chez lui à la fin de chaque journée, les exigences financières fondamentales des entreprises de services sont très différentes de celles d’entreprises classiques, spécialistes de la production et de la chaîne d’approvisionnement. Plutôt que de se concentrer sur la gestion de leur personnel parallèlement à leurs ressources physiques et leurs installations, elles doivent intégrer des fonctionnalités de gestion des ressources (personnel) et de projets (tâches).

Cependant, les systèmes ERP traditionnels sont fermement ancrés dans le monde de la gestion des produits, typique des industries de la fabrication. Ils sont donc inadaptés à un monde dans lequel les ressources sont souvent beaucoup moins tangibles et la gestion repose sur un système de dépendances complètement différent.

Les solutions ERP orientées projet sont conçues en tenant compte de la logique organisationnelle des entreprises de services orientées projet, qui privilégient le personnel et les tâches plutôt que les ressources et des processus de fabrication physiques et rigides.

Une solution ERP orientée projet est un système intégré de gestion de l’information qui gère la capture et le flux des informations entre les services et les fonctions, afin de gérer et d’intégrer les données financières et les activités de gestion de la chaîne d’approvisionnement, des opérations et des ressources humaines d’une entreprise.

Elle comprend une base de données commune, couvrant l’ensemble de l’entreprise, ainsi que différents modules d’application destinés à soutenir les activités fondamentales de l’entreprise, telles que la comptabilité, les finances, les ventes, le marketing, la gestion des ressources et des projets et la gestion du capital humain. Un système ERP est utilisé pour normaliser les processus opérationnels, fournir des rapports et des informations et offrir un contrôle des revenus, des coûts et de la facturation. L’intérêt d’un tel système est de permettre l’analyse et le partage d’informations vitales dans l’ensemble de l’organisation, encourageant la prise de décisions mieux informées et plus rapides.

Les fournisseurs d’applications ERP orientées projet ajoutent également de plus en plus souvent des fonctionnalités étendues de gestion des talents, afin de faciliter le recrutement, l’intégration, la rémunération et la récompense des collaborateurs, qui sont la ressource essentielle des entreprises de services. La récente incorporation de l’apprentissage automatique et de l’intelligence artificielle vise à améliorer la précision des données et à fournir des connaissances nouvelles. Une approche priorisant l’expérience mobile est une exigence fondamentale pour les entreprises hybrides actuelles, orientées projet, et offre un accès sécurisé depuis n’importe quel endroit pour soutenir les organisations et les styles de travail virtuel.

Au cours des 20 dernières années, des modules de comptabilité de projet, de gestion des ressources et de capture d’informations temporelles, ainsi que de facturation ont été ajoutés à de nombreuses applications ERP. Aujourd’hui, la plupart des fournisseurs de solutions ERP orientées projet incluent également des extensions de gestion du capital humain (HCM) ou de gestion des talents, accentuant le rôle important que jouent le recrutement et l’engagement d’une main-d’œuvre talentueuse dans l’économie actuelle. La prise en charge de méthodes de facturation spécialisées et de règles complexes de reconnaissance des revenus pour les contrats en régie, les contrats en cours, les contrats basés sur les services à livrer, les contrats d’achèvement au pourcentage et les contrats d’abonnement sont également des extensions importantes des solutions ERP orientées projet. L’intelligence artificielle, l’apprentissage automatique et l’automatisation des processus robotisés sont autant de nouvelles capacités passionnantes que les fournisseurs de solutions ERP ajoutent pour rationaliser les rapprochements de comptes et faciliter l’analyse des factures et des bons de commande, la gestion de la trésorerie et les analyses prédictives.

Devez-vous faire le changement ?

Bien que des applications financières et comptables « modernes, dans le Cloud » soient disponibles (et abordables) depuis près de 20 ans, 3 % des organisations gèrent encore intégralement leurs opérations avec des tableurs. 3 % encore utilisent des applications développées en interne, et 20 % encore se fient à une combinaison d’applications patrimoniales déployées sur site et de feuilles de calcul.

C’est une situation troublante, d’autant plus que les entreprises sont confrontées à un contexte de changement sans précédent. Dépendre d’un amoncellement de systèmes et de processus obsolètes expose votre entreprise à des risques considérables :

  • Les systèmes obsolètes sont très coûteux à mettre à jour et à maintenir ; ils entraînent souvent des frais élevés, en honoraires de programmeurs et de consultants, pour gérer les personnalisations complexes et les intégrations ponctuelles. Ils sont souvent obsolètes depuis plusieurs années, en raison de la complexité de la mise à niveau vers les nouvelles versions.
  • Les systèmes patrimoniaux empêchent la consolidation et l’intégration à l’échelle mondiale des entreprises acquises. Cela se traduit par des équipes financières et opérationnelles redondantes et rend impossible une vision globale des opérations – ce qui signifie que les divisions opérationnelles individuelles et les régions ne disposent pas du soutien indispensable à leur succès.
  • Ces systèmes peuvent également entraîner une incapacité systémique à soutenir la croissance, en causant des difficultés lors du développement de nouveaux modèles opérationnels et lignes d’activité ou de nouveaux types de personnel ou de revenus.
  • Leur modification peut nécessiter des solutions palliatives manuelles et des frais de conseil excessifs, rendant difficile, voire impossible, l’adoption de nouvelles normes d’information financière et de comptabilité ou la prise en charge d’opérations avec des entrées multiples ou des devises multiples.
  • Le manque de visibilité des données peut avoir un impact considérable sur les performances de l’entreprise.Les dirigeants à tous les niveaux doivent avoir une perception claire des performances afin d’anticiper les besoins futurs en personnel et d’identifier les problèmes avant qu’ils ne deviennent ingérables.

Si ce scénario vous semble familier, peut-être est-il temps d’envisager de remplacer vos systèmes patrimoniaux par un système ERP moderne dans le Cloud, capable de vous aider à intégrer vos données opérationnelles, à automatiser les processus fondamentaux et à créer un environnement plus engageant et positif pour votre personnel nouvellement hybride. (Et également de vous soulager face à certaines difficultés que nous avons décrites plus haut.)

Si vous pensez que le moment est venu d’adopter un système ERP moderne adapté aux besoins de votre organisation centrée sur les personnes, téléchargez la nouvelle publication Buyer’s Guide de Performance Insight consacrée aux solutions ERP orientées projet. Vous découvrirez également, dans cette publication, le type de modules que devrait inclure une solution ERP orientée projet, les solutions actuellement disponibles sur le marché et comment créer un processus de sélection qui vous assurera de remporter le soutien des intervenants et de trouver la solution qui correspond à vos besoins.