Waarom is Contract Lifecycle Management belangrijk?

Contract lifecycle management of CLM is simpelweg het beheer van elk type contract van de beginfase tot de afloop of verlenging. CLM is belangrijk als je bedrijf het potentieel optimaal wil benutten en de fasen van contractmanagement wil stroomlijnen om de efficiëntie en kosten te verbeteren.

Alle bedrijven en organisaties vertrouwen op contracten als essentieel onderdeel van hun activiteiten, of het nu om commerciële overeenkomsten of servicecontracten gaat Door de processen voor contractmanagement te optimaliseren en contract lifecycle management in te voeren, heb je controle over elk stadium van het contracteringsproces, van risicobeoordeling tot onboarding tot contractverlenging en -beëindiging. Dit leidt tot een verbetering van de contractprestaties en -waarde.

Inadequaat beheerde contracten kunnen negatieve gevolgen hebben voor je bedrijf, zowel qua reputatie als financieel. Omdat contracten zo belangrijk zijn voor bedrijven, zijn er voordelen te behalen met effectief contract lifecycle management en controle over de processen van begin tot einde.

Hogere efficiëntie

Het is ook vanzelfsprekend dat hoe efficiënter een systeem is, hoe minder tijd en geld het je bedrijf kost. Een effectief contract lifecycle managementsysteem kan de efficiëntie en productiviteit verbeteren.

Vaststaande workflows zorgen dat alles administratief onder controle is en je eventuele problemen snel kunt opsporen. Succesvol contractmanagement helpt je bedrijf zich continu te verbeteren, je processen te versnellen en het totale systeem vlotter te laten verlopen.

Je merkt duidelijk hoeveel sneller de eerste contractcyclus kan verlopen wanneer je een efficiënt systeem voor contractmanagement hebt geïmplementeerd. Deze versnelling optimaliseert de tijd en waarde van elk contract.

Hogere omzet

Goede CLM moet bedrijven helpen hun potentieel te realiseren, waaronder het behalen van alle financiële targets en doelstellingen. Slecht contractmanagement leidt naar verluidt tot een jaarlijks inkomstenverlies van ongeveer 9% voor bedrijven, dus contractmanagement moet van vitaal belang zijn voor bedrijven, ongeacht hun omvang of bedrijfstak.

Dankzij een breder overzicht van praktijken en workflows en meer controle over financiële zaken kan succesvol CLM vaak de operationele kosten helpen verlagen. Transparantie van data, auditsporen en workflowprestaties, je kunt tijd en geld besparen en de waarde van je contract lifecycle verbeteren.

Doeltreffend risico- en compliance management

Het is voor elk bedrijf van groot belang om risico’s geassocieerd met derden en de organisatie zelf te beheren.

Naarmate bedrijven voortbouwen op de groeiende kansen een uitgebreid extern ecosysteem biedt, wordt risicomanagement complexer en veelomvattender. Om de groei van het aantal contracten en de uitbreiding van het toezicht op de uitbreiding van externe relaties en de waarde die ze voor je bedrijf hebben, succesvol te beheren, moet er een solide CLM-kader zijn om de risico’s van een extern bedrijf te beheersen.

CLM kan verbeterde functies bieden voor risicomanagement en -controle. Naarmate bedrijven het aantal contracten uitbreiden en vergroten, groeien en veranderen relaties en contracten, vooral ten aanzien van de waarde die ze vertegenwoordigen. Daarmee veranderen ook de risico’s.

Hierbij is een voordeel van CLM dat je bedrijf snel data of contracten kan identificeren, openen, doorgronden en ernaar handelen. Zo blijf je continu bij met beleid op het gebied van compliance of wet- en regelgeving.

Het is dan ook belangrijk om je contracten continu te controleren ten behoeve van het succes van je bedrijf en om het risico op rechtszaken en boetes, die verwoestende financiële gevolgen kunnen hebben, te verminderen. Periodieke audits binnen een goed CLM-systeem beschermen het bedrijf en minimaliseren risico’s.

Transparantie

Wanneer je relaties met klanten en serviceproviders probeert op te bouwen, is transparantie van vitaal belang voor alle betrokkenen. Transparantie in je CLM kan helpen bij de communicatie. Informatie met betrekking tot contracten moet goed toegankelijk zijn en gemakkelijk en doeltreffend worden gecommuniceerd met alle stakeholders en personen. Een kader om prestaties en voortgang bij te houden en te rapporteren is de beste werkmethodenk om te communiceren en verwachtingen te managen.

Zo kunnen KPI’s, contractbeoordelingen en deadlines door alle betrokkenen in de gaten worden gehouden, wat hopelijk leidt tot een uitstekende werkrelatie met alle partijen en zorgt dat je contractmanagementproces zo soepel mogelijk verloopt.

Gezien de rol die contracten spelen in de zakenwereld, moet er een bepaalde transparantie zijn. Iedereen die betrokken is bij de contract lifecycle moet zich kunnen rechtvaardigen. Het betekent ook dat financiële teams de contractprestaties en -waarde in de gaten kunnen houden. Alle beslissingen worden dus gebaseerd op real-time data en zijn daarmee de juiste stap voor de toekomst van het bedrijf.

CLM-software

De meest doeltreffende manier om je contractmanagement te stroomlijnen en het belang ervan voor je organisatie prioriteit te geven, is het automatiseren van de contract lifecycle-processen en de implementatie van contract lifecycle managementsoftware (CLM). Met deze software kan een bedrijf in elke fase van de contract lifecycle de contracten automatisch digitaliseren, creëren, controleren en beheren.

Of het nu gaat om documentatie, contracten, juridische overeenkomsten met leveranciers of leasecontracten en licentieregelingen, een goede CLM-oplossing kan ze van begin tot einde beheren. Stroomlijn al je administratieve taken en goedkeuringsprocessen en verlaag tegelijkertijd je overheadkosten. Optimaliseer je bedrijfsprocessen om de productiviteit, efficiëntie en ROI te verbeteren en de omzet te maximaliseren. Geautomatiseerde software kan de auteursfase in het contractproces versnellen. Dit omvat contractcreatie en -sjablonen, overeenkomst en goedkeuring, elektronische ondertekening en beheer van afspraken. Je kunt in alle webbrowsers je contractmanagementprojecten en -processen bijhouden in één systeem.

CLM-systemen en geautomatiseerde software bieden bovendien een gecentraliseerd platform voor de opslag van documenten en data en een kader voor normen en beheersingsprocedures. Software kan zijn voorzien van geïntegreerde functionaliteit, zoals intelligente vragenlijsten, een centrale repository die toegankelijk is via een browser en op triggers gebaseerde meldingen voor mijlpalen en evenementen. Dit alles kan helpen risico’s en compliance te managen, met ondersteuning van complete auditsporen. Je kunt ook alle compliance management en processen bijhouden met behulp van de rapportagefuncties die in de meeste softwareoplossingen gebruikelijk zijn. Zo kun je  operationele data, workflows en informatie zien en analyseren.

Hoe kan Unit4 je helpen?

Unit4 Contract Lifecycle Management by Scanmarket kan het hele contractmanagementproces van begin tot einde afhandelen en biedt daarnaast de inzichten en gegevens die nodig zijn om betere benaderingen te realiseren en due diligence te automatiseren.