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Warum ist Contract Lifecycle Management so wichtig?

von  September 22, 2022 | 4Minuten Lesezeit

Der Begriff Contract Lifecycle Management (CLM) bezieht sich auf die Verwaltung von Verträgen jeder Art, von der Erstellung bis hin zum Ablauf bzw. zur Verlängerung. Mit einem optimalen CLM können Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeitenden fördern und alle Phasen des Vertragsmanagements verschlanken, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken.

Von kommerziellen Vereinbarungen bis hin zu Dienstleistungsverträgen, aus der heutigen Geschäftswelt sind Verträge nicht mehr wegzudenken. Denn sie bilden das Fundament aller Geschäfte. Durch die Optimierung des Vertragsmanagements und die Einführung des Contract Lifecycle Managements können Unternehmen jede Phase kontrollieren, von der Risikobewertung über Onboarding bis hin zur Vertragsverlängerung und -kündigung. Das Resultat? Hochwertigere Verträge und Mehrwert.

Schlecht verwaltete Verträge haben negative Folgen für Ihr Unternehmen, worunter Ihre Finanzen und Ihr Ruf leiden. Angesichts der wichtigen Rolle von Verträgen können Unternehmen enorm von einem effektiven Contract Lifecycle Management und der durchgängigen Kontrolle über Prozesse profitieren.

Mehr Effizienz

Je effizienter ein System, desto mehr Geld und Zeit spart Ihr Unternehmen. Das versteht sich von selbst. Mit einem effektiven CLM-System können Sie sowohl die Effizienz als auch die Produktivität steigern.

Denn das System optimiert Ihre Abläufe und bietet Ihnen so mehr administrative Kontrolle, damit Sie Probleme sofort erkennen. Mit einem erfolgreichen Vertragsmanagement sollten Sie Ihre Prozesse kontinuierlich verbessern und beschleunigen können, damit alles insgesamt reibungsloser abläuft.

Und dies werden Sie merken. Denn mit einem effizienten CLM-System werden Sie den Vertragszyklus drastisch verkürzen. Mit jedem einzelnen Vertrag profitieren Sie so von einer Zeitersparnis und Mehrwert.

Gesteigerte Umsätze

Ein gutes CLM-System sollte Unternehmen dabei unterstützen, ihr volles Potenzial zu entfalten. Dazu gehört auch das Erreichen der finanziellen Ziele. Berichten zufolge beschert schlechtes Vertragsmanagement Unternehmen Umsatzeinbußen von etwa 9 % im Jahr. Das Vertragsmanagement spielt also eine wichtige Rolle, unabhängig von der Unternehmensgröße und Branche.

Denn ein effektives CLM liefert einen guten Überblick über Praktiken und Abläufe und sorgt für eine bessere Kontrolle der Finanzen, was wiederum dazu beiträgt, die Betriebskosten zu senken. Mit transparenten Daten, Audit-Trails und Workflow-Performance sparen Sie also Zeit und Geld und verbessern Ihr Vertragsmanagement.

Effektives Risiko- & Compliance-Management

Das Management von externen und internen Risiken ist für jedes Unternehmen unerlässlich.

Denn immer mehr Unternehmen verlassen sich auf ein umfangreiches Ökosystem von Drittanbietern, wodurch das Risikomanagement sehr komplex wird. Um die steigende Zahl an Verträgen sowie den damit einhergehenden zunehmenden Kontrollaufwand zu bewältigen und den Mehrwert, den Drittanbieter-Lösungen dem Unternehmen bieten, voll auszuschöpfen, ist ein solides CLM-System erforderlich. Denn nur so lassen sich diese externen Risiken effektiv verwalten.

Ein solides CLM-System bietet die nötigen Funktionen zur Verwaltung und Kontrolle dieser Risiken.Je mehr Unternehmen ihre Geschäfte ausbauenund mehr Verträge abschließen,desto wahrscheinlicher ist es, dass sich Beziehungen und Verträge ändern und weiterentwickeln. Es überrascht daher kaum, dass sich auch die Risiken ändern können.

Ein entscheidender Vorteil von einem CLM-System ist, dass Ihr Unternehmen alle Daten oder Verträge schnell identifizieren, darauf zugreifen, diese analysieren und darauf reagieren kann. Dies wird dazu beitragen, dass es stets alle Compliance-Richtlinien oder regulatorische Vorschriften einhält.

Daher ist es wichtig, Verträge kontinuierlich zu prüfen: Liefern sie Ihrem Unternehmen noch immer einen Mehrwert? Gehen sie mit Risiken (z. B. Rechtsstreitigkeiten oder Bußgeldern) einher, die verheerende finanzielle Folgen haben können? Durch diese regelmäßige Kontrolle sorgt ein solides CLM-System dafür, dass Ihr Unternehmen vor etwaigen Risiken geschützt ist.

Transparenz

Beim Aufbau von Beziehungenzu Kunden und Service Providern, ist Transparenz für alle Beteiligten das A und O. Transparenz in Ihrem CLM verbessert auch die Kommunikation. Es ist wichtig, dass alle Informationen zu Verträgen leicht verfügbar sind und allen relevanten Personen schnell und effektiv übermittelt werden. Und ein System für die Verfolgung und Aufzeichnung von Performance und Fortschritt ist ideal, um die Kommunikation zu verbessern und Erwartungen zu managen.

Auf diese Weise können alle Beteiligten KPIs, Vertragsüberprüfungen und Fristen einsehen, was nicht nur die Zusammenarbeit enorm verbessert, sondern auch dazu beiträgt, dass Ihr Vertragsmanagementprozess so reibungslos wie möglich abläuft.

Verträge spielen eine derart wichtige Rolle für Unternehmen. Ein gewisses Maß an Transparenz ist daher unerlässlich. Alle am Vertragslebenszyklus Beteiligten sollten zur Rechenschaft gezogen werden können, während Finanzteams auch in der Lage sein sollten, die Vertragsleistung und -werte im Auge zu behalten, sodass jede Entscheidung fundiert ist und basierend auf Echtzeitdaten getroffen wird.

CLM-Software

Wer sein Vertragsmanagement optimieren und es innerhalb des Unternehmens zur Priorität machen möchte, sollte seine Vertragsmanagementprozesse automatisieren und eine effektive Contract-Lifecycle-Management-Software implementieren. Mit einer solchen Software können Unternehmen Verträge in jeder Phase automatisch digitalisieren, erstellen, überwachen und verwalten.

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um die Verwaltung von Dokumenten, Verträgen, rechtlichen Vereinbarungen mit Anbietern oder Leases und Lizenzvereinbarungen handelt, mit einer guten CLM-Lösung lassen sich Verträge jeder Art von Anfang bis Ende verwalten. So können Sie nicht nur den Verwaltungsaufwand und Genehmigungsprozesse verschlanken, sondern auch Ihre Gemeinkosten senken. Zudem optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse, um die Produktivität, die Effizienz und den ROI zu verbessern und Ihren Geschäftsumsatz zu maximieren. Mit der automatisierten Software können Sie die einzelnen Schritte beschleunigen, von der Vertrags- und Vorlagenerstellung über die Genehmigung und elektronische Signaturen bis hin zur Erfüllung der Verpflichtungen. Über den Browser können Sie ganz einfach auf das zentrale System zugreifen und haben alle Vertragsmanagementprojekte und Abläufe im Blick.

CLM-Systeme und automatisierte Software bieten aucheine zentrale Plattform zurAufbewahrung von Dokumenten und Daten und dienen als Framework fürStandards und Kontrollprozedere. Darüber hinaus können die Softwarelösungen über integrierte Funktionen verfügen, wie zum Beispiel Fragebögen, ein browserbasiertes zentrales Repository und auslöserbasierte Benachrichtigungen für Meilensteine und Ereignisse, was ebenfalls dem Management von Risiken und Compliance zugute kommt und zudem für vollständige Audit-Trails sorgt. Außerdem erleichtern es die Reporting-Funktionen,für Compliance zu sorgenund Prozesse reibungslos auszuführen. Die meisten Softwarelösungen weisen diese Funktionen auf, umoperative Daten, Workflows und Informationen zu verfolgen und zu analysieren.

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