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Abweichungen – Tipps und Tricks zum richtigen Umgang

Veröffentlicht von  Jörgen Erichsen

Kommt es zu Abweichungen von der ursprünglichen Planung, müssen Unternehmen tätig werden und versuchen, positive Trends zu verstärken oder negative Entwicklungen zu vermeiden. Dazu werden u.a. Abweichungsanalysen vorgenommen und bei Bedarf versuchen Controlling und betroffene Abteilungen Steuerungsmaßnahmen zu entwickeln und umzusetzen. Die Analyse ist für Controlling und Fachbereiche mit viel Arbeit verbunden und in der Praxis kommt es nur selten vor, dass Plan- und Ist-Werte vollkommen übereinstimmen. Lohnt es sich daher, jeder Abweichung nachzugehen? 

Tipps & Tricks zum richtigen Umgang mit Abweichungen

Unter anderem stellt sich die Frage, ab welchem Wert es sinnvoll ist, nach den Ursachen für eine Abweichung zu suchen. Darauf gibt es allerdings keine allgemein gültige Antwort, da dies immer auch von der Situation im jeweiligen Betrieb und den Wünschen der Leitung abhängt. Dennoch gibt es gewisse Punkte, die Sie immer bedenken sollten:

1.    Legen Sie fest, für welche Größen Abweichungsanalysen vorgenommen werden sollen, z.B. Umsätze, Kosten, Deckungsbeiträge, Gewinne, Kundenzahlen, Auftragsstunden, Liefertermineinhaltung. 
2.    Bestimmen Sie feste oder variable Zeiträume, in denen die Analysen vorgenommen werden. Übliche Zeitfenster sind Monate oder Wochen. Kürzere Zeiträume bis hin zu Echtzeitanalysen sind zwar möglich, oft aber wenig sinnvoll, weil kurzfristige Zufallsschwankungen die Resultate nachhaltig verzerren können. 
3.    Stellen Sie eine möglichst automatisierte Datenerfassung für jene Größen sicher, für die eine Analyse vorgenommen werden soll.
4.    Legen Sie fest, ab welcher Abweichung es notwendig ist, aktiv zu werden (z.B. ab 300 Euro bzw. bei Abweichungen von mindestens 5 %, soweit dies die „Mindestabweichung“ in Euro überschreitet). Bei kleineren Abweichungen sollten Sie beobachten, jedoch noch nicht eingreifen. Eine mögliche Ausnahme: Bei großen Werten können sich Mengen- und Preisabweichungen aufheben, dann besteht unter Umständen trotz kleiner Abweichung Handlungsbedarf. Beispiel: Ein Unternehmen plant monatlich ein Einkaufsvolumen von 1 Mio. Euro (1.000 Stück zu 1.000 Euro). Im nächsten Monat beträgt die Einkaufsmenge 1.100 Stück, der Preis 909 Euro. Damit beläuft sich das Einkaufsvolumen auf ca. 1 Mio. Euro; auf den ersten Blick besteht kein Handlungsbedarf. Sieht man sich aber das Preis-Mengengerüst an, hat der Betrieb durchaus Probleme, denn es werden 10 % mehr Stücke verbraucht (warum?) und die Stabilität der Gesamtabweichung kommt nur zustande, weil der Einkäufer gute Preise erzielt. Ändert sich die Lage und lassen sich die Preise nicht mehr erzielen, ergibt sich „plötzlich“ eine hohe Abweichung mit unmittelbarem Handlungsbedarf. In einem solchen Fall ist es besser, man versucht frühzeitig, die Mengenabweichung zu reduzieren. 
5.    Arbeiten Sie mit farblichen Markierungen, damit potenziell kritische Entwicklungen schneller erkannt werden können. Beispielsweise können Abweichungen von > 5 % gelb hervorgehoben werden und Abweichungen von > 10 % rot.
6.    Legen Sie fest, dass bei negativen und positiven Abweichungen Aktionen gesetzt werden, z.B. um bisher unentdeckte Potenziale zu erschließen.
7.    Legen Sie fest, dass sich alle Beteiligten regelmäßig „ihre“ Zahlen ansehen und generell auf Auffälligkeiten untersuchen. Darüber hinaus sollten Controlling und Fachbereiche bei Abweichungen und zur Entwicklung von Steuerungsmaßnahmen gemeinsame Ursachenforschung betreiben.
8.    Stellen Sie sicher, dass für jede Maßnahme definiert wird, wer was bis wann tun muss und welche Ressourcen es dafür gibt. Etwa 4-8 Wochen nach Abschluss einer Maßnahme muss geprüft werden, ob diese erfolgreich war (z.B. mit Kennzahlen) oder ob weitere Aktivitäten nötig sind.
9.    Dokumentieren Sie Abweichungen, deren Ursachen sowie ergriffene Maßnahmen und deren Erfolg und legen Sie diese Informationen für alle zugänglich ab. So können sich Controlling und Fachabteilungen eine Lösungsdatenbank aufbauen, die bei der schnellen Ursachenforschung und Maßnahmenumsetzung hilft. Denn die Praxis zeigt, dass sich einerseits die Ursachen für Abweichungen wiederholen und andererseits oft ähnliche Maßnahmen wie in der Vergangenheit ergriffen werden können, um z.B. Kostenüberschreitungen zu vermeiden.
10.    Stellen Sie sicher, dass die definierten Regelungen an alle Entscheidungsträger kommuniziert, laufend überprüft und aktualisiert werden.

Wenn Sie diese Punkte beachten, reduzieren Sie damit den Aufwand, der durch Abweichungsanalysen und die Entwicklung von Steuerungsmaßnahmen entsteht, und erhöhen außerdem den damit verbundenen Nutzen. Denn durch einen Fokus auf wesentliche Größen können meist schneller und nachhaltiger Erfolge erzielt werden. In der Praxis hat es sich bewährt, aus den Punkten ein Regelwerk unter der Leitung des Controllings zu entwickeln, an das sich alle Beteiligten halten müssen, um bei Abweichungen schnell reagieren zu können.

© Jörgen Erichsen, Leverkusen, März 2019 
 

Jörgen Erichsen

Dipl. Betriebswirt Jörgen Erichsen ist Unternehmensberater und verfügt über langjährige Erfahrung als Controller, Financial-Analyst und Projektleiter in Industrie- und Dienstleistungsbetrieben wie Johnson&Johnson, Siemens und Deutsche Telekom AG. Als Autor schreibt er Fachbeiträge und Bücher zu den Themen Controlling, Kostenrechnung, Betriebswirtschaft und Wissensmanagement. Darüber hinaus arbeitet er als Referent und Trainer, z.B. für den BVBC, die IHK sowie für verschiedene Hochschulen.