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Mit modernen Prozessen, Mindsets & Tools zu optimaler Budgetierung

Veröffentlicht von  Stéphane Bonutto

Der Budgetierungsprozess ist nach wie vor für viele Unternehmen mit einem hohen Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden. Dies bringt das Risiko mit sich, dass das entstehende Bild der Finanzsituation bereits vor Jahresbeginn veraltet ist. In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit der Frage, wie wichtig es eigentlich ist, detaillierte Budgets zu erstellen, und sehen uns an, mit welchem Methoden Sie Ihre Budgetierungsprozesse optimieren können.

Erstellung eines traditionellen Budgetentwurfs

In vielen Unternehmen läuft die Budgetierung folgendermaßen ab: Im Sommer legt das Management den Stift nieder und überlässt dem Finanz-Team das Feld zur Planung des Budgets für das nächste Jahr. Idealerweise wurden die dafür erforderlichen Kennzahlen bereitgestellt, die Umsatz-Zahlen wurden überschlagen und die Ziel-KPIs wurden top-down definiert. Aufgabe des Finanz-Teams ist es nun, die verfügbaren Informationen sinnvoll zusammenzufügen. Das Hauptziel besteht grundsätzlich darin, durch Umsatzsteigerungen höhere Erträge zu erzielen und gleichzeitig Inflation und Lohnerhöhungen durch eine Senkung der Gemeinkosten mittels operativer Effizienz auszugleichen.

Wenn das Management nach dem Urlaub ins Büro zurückkehrt, entspricht der erste Budgetentwurf leider oft nicht ganz den Erwartungen hinsichtlich Gewinnspanne oder Performance-KPIs. Das bedeutet: Kostenannahmen wie Personal- und Materialkosten müssen schnell angepasst werden, bevor Investitionen reduziert werden, um die Abschreibungen zu senken. Die verbleibende Lücke wird dann durch noch festzulegende Kostensenkungen geschlossen. Und als letzter Ausweg wird oft davon ausgegangen, dass der Umsatz im folgenden Jahr durch gezielte Maßnahmen bestimmt steigen wird.

Kurz vor der Einreichungsfrist verbringt das Finanz-Team meist lange Abende damit, Vorlagen zu befüllen und Präsentationen zu erstellen, welche Detailinformationen zu Kostenstellen, Profitcentern, Gewinn & Verlust (GuV) sowie Bilanzen und Nebenbüchern aufschlüsseln inklusive aller Zahlen und Fakten, die von Bereichsleitern, Fachverantwortlichen oder dem Headoffice angefordert wurden. In meiner beruflichen Laufbahn habe ich solche Budgetphasen oft erlebt und es mir daher zum Ziel gesetzt, einen anderen Ansatz zu finden.

Vor- und Nachteile traditioneller Budgets

Die alljährliche Pflichtübung der Budgeterstellung ist mühsam und frustrierend, aber nicht per se wertlos. Positiv anzumerken ist, dass traditionelle Budgets unserem menschlichen Bedürfnis nach einer Orientierungshilfe für die Zukunft nachkommen und sich am typischen 12-monatigen Geschäftskalender orientieren. Sie unterstützen das Unternehmen bei der Finanzplanung und fungieren als Leitlinie für externe Stakeholder. Während Top-down-Ziele die Richtung vorgeben, in die der Plan gehen soll, fördert eine Bottom-up-Budgetierung die Eigenverantwortung der Mitarbeiter.

Der größte Nachteil traditioneller Budgets ist vermutlich, dass sie uns vorgaukeln, dass wir die Zukunft kennen, obwohl die letzten Budgetmonate zum Zeitpunkt der Budgeterstellung noch sehr weit entfernt sind. Darüber hinaus mangelt es dem klassischen Budgetierungsprozess an Flexibilität, was ein schnelles Reagieren auf Unvorhergesehenes, insbesondere auf Veränderungen im Markt, quasi unmöglich macht. Die Kosten entsprechen in der Regel dem, was im Budget festgelegt wurde, selbst wenn der Umsatz hinterherhinkt. Dies führt oft zu großer Frustration unter den Führungskräften. Das mittlere Management hingegen fühlt sich durch top-down festgelegte Ziele oft übergangen und hat nicht das Gefühl, aktiv mitzubestimmen und Verantwortung zu übernehmen.

Implementierung moderner Budgetierungsprozesse

Es gibt zwei Alternativen zur traditionellen Budgetierung:

  1. Sie schaffen traditionelle Budgets ab und ersetzen sie durch einen rollierenden 12-Monats-Forecast.
  2. Sie heben Ihre Budgetierung auf ein neues, moderneres Level, indem Sie das Mindset Ihres Teams sowie die verwendeten Prozesse und Tools anpassen.

 

Ein führender Budgetierungsprozess legt seinen Schwerpunkt auf jene Kennzahl, die am stärksten von externen Faktoren beeinflusst wird: den Umsatz. Die Annahme ist einfach: Die Unternehmensressourcen werden angepasst, um zukünftige Umsatzabweichungen auszugleichen und sicherzustellen, dass das budgetierte Ergebnis erreicht wird.

Nun gilt es, einen Budgetierungsprozess auszuarbeiten, der festhält, dass die erzielten Umsätze sich in einem bestimmten Bereich über oder unter dem gewünschten Wachstumsniveau bewegen werden. Daraus lassen sich dann unterschiedliche Budget-Szenarien für Kosten und Investitionen berechnen.

Der erste Schritt zur erfolgreichen Einführung eines modernen Budgetierungsprozesses ist die Erkenntnis auf Führungsebene, dass eine szenariobasierte Budgetierung mehr Nutzen bringt als ein einzelnes Budget. Dieses Konzept wird dann über die verschiedenen Management-Ebenen hinweg umgesetzt. Trotz der Frustration über die Langwierigkeit des traditionellen Prozesses kann es dennoch passieren, dass Widerstand gegen diese Veränderungen aufkommt.

Der Grund dafür kann beispielsweise in einem mangelnden Verständnis für das neue Konzept liegen, da durch die Erstellung mehrerer Budgets der Eindruck einer steigenden Arbeitslast entstehen kann. In diesem Fall kann es hilfreich sein, dem Management zu vermitteln, dass durch szenariobasierte Budgetierung die Sorge wegfällt, sich auf eine einzelne Version der Ergebnisse festlegen zu müssen. Um das Konzept der modernen Budgetierung erfolgreich umzusetzen, muss das Top-Management als Vorreiter fungieren und dem Finanz-Team den Rücken stärken. Effiziente Budgetabstimmungen zwischen der Finanzabteilung und den übrigen Bereichen helfen dabei, eine gemeinsame Priorisierung der Ressourcen zu treffen und so absichtlichem Tiefstapeln („Sandbagging“) entgegenzuwirken. Diese Taktik wird häufig verwendet, um Umsatzeinbrüche auszugleichen und das budgetierte Ergebnis zu erzielen.

Die Berechnung eines einzelnen Budget-Szenarios ist bereits eine sehr umfassende und komplexe Aufgabe, wenn man bedenkt, dass dabei Kostenstellen und Profitcenter sowie Geschäftseinheiten und Unternehmensbereiche etc. neu durchgerechnet werden müssen. Zur Berechnung von szenariobasierten Budgets sind daher leistungsfähige ERP- und BI-Tools zur Verarbeitung der hohen Datenmengen erforderlich.

Möglichst viel Zeit und Aufwand bei der Dateneingabe zu sparen, ist besonders wichtig, wenn es darum geht, die Arbeit des Finanz-Teams auf ein höheres Level zu heben. Denn nur wenn die Mitarbeiter zeitraubende Routine-Aufgaben intelligenten Tools überlassen können, haben Sie die Gelegenheit sich vollkommen auf die Abstimmung von Budgettreibern zu konzentrieren, Gespräche mit Führungskräften zu führen und das Budgetierungssystem zu optimieren.

Hinweis: Die hier veröffentlichten Blogs stellen ausschließlich die Meinung und Wahrnehmung der Autoren dar und spiegeln nicht zwingend die Ansichten ihrer aktuellen oder früheren Arbeitgeber wider.

Stéphane Bonutto

Stéphane Bonutto war in verschiedenen multinationalen Unternehmen in Deutschland, der Schweiz und Italien tätig, unter anderem bei Schott Glas und der Adam Opel AG, wo er für die Bereiche Commercial Finance/Pricing und Manufacturing Finance verantwortlich war. Danach wechselte er zu Oerlikon Balzers, wo er als Head of Finance/CFO für Deutschland und dann für Europa fungierte. Im Laufe seiner Karriere entwarf und implementierte er Tools für Finanzplanung und -analyse zur Steigerung der Performance von Unternehmen. Darüber hinaus entwickelte er Prozesse und Organisationsabläufe, um seine Finance-Teams auf ein neues Level zu heben.