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FP&A : Combler le fossé entre la Finance et le reste de votre organisation

par  mai 7, 2021 | 5 minutes de lecture

Pour la plupart des organisations, la planification est cruciale. Elle est essentielle à la prise de décision, à l’adhésion des parties prenantes et à la réussite. Toutefois, si la planification n’est pas liée à vos finances, cela peut s’avérer difficile.

Ce qui est apparu ces dernières années, c’est que la plupart des systèmes d’entreprise sont dans l’incapacité d’associer les fonctions financières aux outils de planification. Les entreprises peuvent donc être désavantagées dès le départ.

La plupart d’entre elles utilisent encore Excel. Cela peut être source de problèmes.

Le problème d’Excel pour la planification et l’analyse financières

Les entreprises utilisent Excel pour diverses raisons. Malgré ses limites, il est couramment utilisé. Excel reste un outil de base pour les feuilles de calcul, et non une solution.

Mais ce n’est qu’un début. Les autres problèmes courants d’Excel sont les suivants :

  • Imprécision et manque de souplesse : les feuilles de calcul Excel sont plus sujettes aux erreurs et aux imprécisions, souvent en raison d’un trop grand nombre d’utilisateurs. Cela peut entraîner des centaines de versions et des opportunités manquées. Toute tentative de verrouillage des modèles peut entraîner une perte de flexibilité.
  • Absence de source de données unique : les feuilles de calcul Excel doivent être alimentées manuellement en données, ce qui peut affecter la qualité de celles-ci. Dans le même temps, le recours à plusieurs sources de données peut rendre leur utilisation et leur mise à jour extrêmement lentes et fastidieuses.
  • Des modifications manuelles et une planification de scénarios fastidieuses : de simples modifications ou une planification de scénarios, comme la modification d’un point de pourcentage d’un chiffre de 2 à 3 % pour en observer le résultat, peuvent impliquer la mise à jour manuelle de plusieurs feuilles de calcul (pour certaines organisations, cela peut représenter des centaines de feuilles de calcul) et un risque d’en oublier certaines. En cas de modifications, il est parfois nécessaire de recommencer tout le processus depuis le début.

En effet, les fonctionnalités comptables d’Excel n’ont pas été conçues pour être utilisées par une organisation entière ou pour associer différents secteurs, comme par exemple le service financier et le service des ventes. En outre, Excel n’a pas été conçu pour devenir une source unique de vérité.

Son manque d’intégration en fait un mauvais choix pour ce type de tâche, car il ne permet pas d’associer facilement les besoins quotidiens aux données pertinentes et à vos services financiers. La solution de pilotage budgétaire FP&A comble cette lacune et permet une planification et une analyse financières instantanées et aisées qui favorisent la prise de décision.

La méthode FP&A

La solution intégrée de pilotage budgétaire FP&A élimine les barrières et les silos et place les finances et les chiffres au cœur de votre organisation. Au-delà des processus traditionnels de budgétisation et de prévision, cette solution permet d’établir des prévisions glissantes et de planifier des scénarios. Contrairement à Excel, elle vous permet d’utiliser les données, l’apprentissage profond et l’IA pour travailler plus intelligemment et automatiser les prévisions et les analyses.

De plus, cette solution offre d’autres avantages :

  • Une meilleure gestion financière et une mesure des performances grâce à des processus simples et efficaces. Ainsi, votre personnel dispose de plus de temps pour prendre les bonnes décisions sur la base des bonnes données.
  • Une standardisation suffisamment robuste des modèles, des systèmes et des processus pour permettre une standardisation globale des données et des analyses, suffisamment souple pour s’adapter aux exigences régionales.
  • Une automatisation des tâches à faible valeur ajoutée grâce à la suppression des processus et des tâches manuelles fastidieuses. Ainsi, votre personnel peut se concentrer sur l’essentiel plutôt que sur les tâches administratives.
  • Une amélioration de l’analyse et des rapports à partir d’une source unique de vérité, ce qui vous permet d’avoir un aperçu réel et de bénéficier de puissantes fonctionnalités de visualisation des données pour stimuler l’engagement et l’accessibilité.
  • Un engagement et une communication avec l’ensemble de l’entreprise grâce à des outils pour communiquer plus efficacement et obtenir l’adhésion immédiate des parties prenantes et des collègues.
  • Une solution Web unique et intégrée, accessible partout dans le monde. Fini donc la confusion des données, les doublons, les erreurs et les processus manuels inutiles.

Mais comment cela se traduit-il dans la pratique ?

Témoignage client DOF et FP&A

DOF fournit des services maritimes offshore dans le monde entier. La gestion financière a toujours été un défi du fait de nombreuses disparités régionales, des contrats complexes à long et à court terme, et d’une main-d’œuvre importante et variée. Pour tout compte individuel, cela pouvait souvent se traduire par des centaines de feuilles de calcul, toutes nécessitant une administration manuelle.

Plus important encore, DOF a essayé de répondre aux exigences extrêmement complexes de la norme IFRS16, et leurs systèmes et processus existants n’étaient tout simplement pas à la hauteur. Ils ont donc supprimé les feuilles de calcul et adopté la solution FP&A pour créer une source unique de vérité, automatiser une grande partie des tâches administratives et s’intégrer parfaitement à leur ERP. Cette solution a été mise en place dans un délai très court.

La mise en œuvre de la solution FP&A chez DOF a transformé les processus de budgétisation et de prévision de toute l’organisation. Ils sont désormais certifiés IFRS16, ont normalisé la comptabilité et la budgétisation, et peuvent instantanément planifier l’avenir. Dans un secteur de plus en plus exigeant, cette solution fait partie intégrante de leur réussite dans des projets de cette envergure.

Pour connaître l’histoire de la transformation financière de DOF et la façon dont elle a unifié l’ensemble de son organisation, regardez le récent discours d’ouverture X4U ici. Samuel Shield, Group Chief Controller chez DOF, décrit en détail les défis auxquels ils ont été confrontés et la façon dont la solution FP&A les a résolus.

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