Ni spørsmål å stille når man implementerer et nytt IT-system
Digital transformasjon er 80% planlegging og 20% implementasjon. Det er opp til IT-avdelingen å passe på at verktøy og plattform er egnet for formålet og blir introdusert slik at hele organisasjonen forstår formålet. Det er viktig å stille de riktige spørsmålene for enhver IT-implementering eller ny teknologi man tar i bruk, uansett om det er et nytt program, en applikasjon eller et helt nytt IT-system. Her kommer noen gode råd som sørger for at din neste implementering går så knirkefritt som mulig.
Hvorfor planlegging for endring er uungåelig
Endringer er uungåelige, spesielt for IT-avdelinger i 2023. Med behovet for endring og det store skiftet mot fjernstyring, som raskt utkonkurrerer eldre systemer, er det eneste alternativer å skrote mange av organisasjonens IT-systemer og erstatte dem med noe som takler presset, uten at det koster for mye.
Det er selvfølgelig din jobb å sørge for at det nye verktøyet blir implementert og virker uten problemer, uansett størrelse eller omfang. Enten du implementerer et ERP-system som skal støtte driften i mange år fremover, slår sammen eldre ERP-systemer med moderne teknologi eller bare oppgraderer til Office 356. Problemfrie implementeringer er ofte lettere sagt enn gjort.
Hvilke spørsmål må man stille seg før en IT-implementering?
For å hjelpe deg litt på vei har vi laget en liste av spørsmål du bør stille deg selv, til ledelsen og andre brukere, for å forenkle prosessen i ditt neste IT-prosjekt.
1. Hvilket problem planlegger vi å løse?
Dette er det viktigste spørsmålet å stille seg før man starter på et stort prosjekt. Kjenner du årsaken til problemet kan du unngå at prosjektets omfang blir unødvendig stort, identifisere naturlige ansvarsområder for teamet ditt og andre samt identifisere det riktige verktøyet for jobben. Hvis du ikke har et klart svar til dette spørsmålet, er det et godt tegn på at alle må ta en fot i bakken og ha en seriøs prat om hva dere vil oppnå med prosjektet.
2. Hva er de potensielle konsekvensene av ikke å gjøre noe?
Problemet kan være smertefullt, men noen ganger kan smerten ved å løse et problem være større enn smerten til selve problemet. Noen problemer kan håndteres over lang tid. Før du begynner er det viktig å avgjøre om det beste er å ikke gjøre noe.
3. Hva er visjon for løsningen?
En strategisk visjon for løsningen – hvordan den vil samhandle med resten av økosystemet, funksjonaliteten den vil oppnå, og de totale kostnadene og fordelene den vil representere – er like viktig for en problemfri implementering som mange av de komplekse og tekniske beslutningene du må ta. Ved å forbedre visjonen kan du også begynne å tenke igjennom prosessene på nytt for å imøtekomme nye systemer.
4. Er alle i teamet klare for prosjektet?
Dersom IT-avdelingen ikke gir en god innføring i organisasjonen kan det føre til bortkastet tid og unødvendig risiko. Dårlige implementeringer betyr dårlig funksjonalitet, sikkerhet og bruk av ressurser. Vær sikker på at hele teamet er klare til å bidra før du starter prosjektet.
5. Er alle i ledelsen klare for prosjektet?
Ledelsen må alltid understøtte visjonen og fremdriften for endring. Uten deres direkte involvering vi det være utfordrende å tilføre noe nytt på alle nivåer og samkjøre teamene for nye strategiske prioriteringer. Sørg for at seniorkollegene er med på laget.
6. Hvordan skal vi sette sammen prosjektteamet for implementeringen?
En av de vanligste årsakene til svikt i initiativene til endring, både i og utenfor IT-avdelingen, er mangel på egnede ressurser. Noen IT-implementeringer kan gjennomføres ved siden av daglige oppgaver. Andre, som utskiftning av ERP i fullskala, kan kreve et dedikert prosjektteam som bruker en lengre periode på kun å jobbe med det prosjektet. Du må bestemme hva som passer best for hvert enkelt prosjekt. Du kan lese mer om implementering av skybasert ERP i denne FAQ-artikkelen.
7. Hvem skal eie implementeringen? Oss? Leverandøren? Eksterne konsulenter?
Det individuelle ansvaret for suksess kan endre seg, basert på størrelsen og kompleksiteten i det nye systemet ditt. Kanskje har du eksterne konsulenter som tar ledelsen og lar teamet ditt fokusere på det daglige, eller så kan du ha støtte fra leverandøren. Uansett, de som er ansvarlige for å lede prosjektet kan ikke bli distrahert med daglig brannslukking.
8. Hvor vil vi mest sannsynlig møte motstand fra brukerne?
Motgang er ikke noe du kan ta med en klype salt. Det er en noe du finner i de fleste prosjekter. Det oppstår ofte forhold og behov som gjør det vanskelig å ta i bruk nye verktøy, selv om det er et stort ønske om endring. Prat med brukerne og finn flaskehalsene slik at du enklere kan løse eventuelle problemer.
9. Skal vi gjøre dette eller bare snakke om det?
Kommunikasjon betyr ikke nødvendigvis gjennomføring. Det er veldig enkelt for ledelsen å anta at implementeringen skjer automatisk etter at de har gitt klarsignal. For å sørge for at det ikke skjer (og for at implementeringen gjennomføres), må du aktivt engasjere alle nivåer i organisasjonen regelmessig for å kontrollere prosessen og sørge for at alle vet hva som er forventet av dem, hvordan de gjør det og hvem de kan henvende seg til hvis de trenger hjelp.
Implementering av programvare handler om People Experience
Opplevelse. Det er hva programvare handler om. Når alt kommer til alt, handler det om å gi en opplevelse til sluttbruker som lar dem gjøre det de vil. Og en opplevelse skal engasjere dem ikke demotivere.
Men det handler også om hvilken erfaring de som jobber med implementeringen har, ikke bare hvor kunnskapsrike de er, men hvordan det føles å jobbe med prosjektet.
For å få både riktig prosess og resultat, er det viktig med en tydelig tilnærming til design og implementering av bedriftsprogramvare. Hos Unit4 kaller vi en slik tilnærming for People Experience.
Hva er People Experience?
Alt starter med hvilken type virksomhet du er og hva som er viktig for deg. Unit4 er en virksomhet for mennesker og vi jobber med kunder i personalinsentive sektorer som profesjonelle tjenester, veldedige organisasjoner, utdannelse og offentlig sektor.
Vår tilnærming til programvaredesign setter mennesker i fokus. Målet er å gjøre arbeidet enkelt og intuitivt slik at mennesker blir engasjerte og produktive og at organisasjonen når målene. Vi skaper programvare basert på hvordan brukere ønsker og arbeide og automatsierer så mange kjedelige rutineoppgaver som mulig.
Den tankegangen gjelder også for hvordan vi gjennomfører implementeringsprosjekter. Vi jobber tett sammen med kunden, involverer dem i avgjørelser og oppfordrer dem til å sette opp og lansere løsningen selv. Vi overfører vår kunnskap til dem slik at de kan håndtere programvaren i fremtiden og tilpasse seg til endringer raskt, uten vår hjelp.
Denne tilnærmingen hjelper deg på fem viktige måter.
- Vi begynner med forhåndslagde bransjemaler. Du kan bruke dem som de er eller foreta nødvendige justeringer for første utgivelsen og vente med andre endringer til neste utgave.
- Vi fokuserer på det som vil gi god forretningsverdi på kortest mulig tid. Det gjør oppstarten mindre risikabel og reduserer tiden det tar før du oppnår ønsket verdi.
- Vi overfører vår kunnskap til deg så du kan administrere løsningen selv uten hjelp utenfra, og tilpasse den raskt for å møte bedriftsmessige endringer.
- Vi administrerer prosjektet profesjonelt, følger med på problemer, risiko, endringer på en sikker og effektiv måte.
- Vi hjelper deres brukere til å ta i bruk løsningen og bevise at prosjektet har oppnådd forretningsmålene.
Kunder foretrekker dette sammenlignet med hvordan resten av bransjen arbeider
En av våre kunder i offentlig sektor, Bev Burnett, Økonomisjef for the Township of Langley i Canada hadde følgende erfaring fra implementasjonen:
Det har vært en sann glede å jobbe med Unit4. Jeg drar god nytte av kunnskapen som jeg får gjennom å jobbe med noen av Unit4 sine konsulenter. De er veldig personfokuserte og enkle å jobbe med. De sørger ikke bare for at du får systemet du har behov for, du får også kunnskapen til å støtte og gjenoppbygge det hvis du trenger det.
Bev er ikke alene. Våre kunder har rangert implementeringsfasen på det uavhengige vurderingsnettstedet Raven Intel, og Unit4 scorer konsekvent høyere poengsum enn gjennomsnittet i bransjen.
Vår NPS (Net Promoter Score) for prosjektimplementering er 8,3 sammenlignet med bransjegjennomsnittet på 7,1. Vi leverer også 25 prosent flere prosjekter innen tidsfrist, sammenlignet med resten av sektoren og våre konsulenter er rangert med imponerende 4,2 av 5 mulige.
