Wat de CFO van contractbeheer verwacht

Uiteindelijk hebben CFO's een nauwkeurige rapportage van inkoopcontracten nodig om ervoor te zorgen dat inkomsten en uitgaven up-to-date zijn en om de financiële prestaties van de hele organisatie nauwkeurig te kunnen rapporteren en analyseren.

In deze blog bespreken we de verwachtingen van de CFO met betrekking tot het contractbeheer van de inkoopafdeling en hoe de Source-to-Contract-oplossing van Unit4 inkoopteams in staat kan stellen effectief samen te werken met andere belangrijke functies door hun data management en rapportagemogelijkheden te verbeteren - blijf lezen voor meer informatie.

Wat verwacht de CFO van inkoopcontractbeheer?

CFO's gebruiken contractgegevens om risicogebieden, groeidoelstellingen en financiële prognoses te identificeren. Ze vertrouwen erop dat inkoopteams deze gegevens nauwkeurig aan hen rapporteren. Hier volgt een greep uit de gegevens waarvan CFO's rapportage en analyse verwachten:

Kostentracering van inkoopcontracten

Contracten aan de aankoopzijde zijn veel voorkomende inkoopcontracten die regelen dat je goederen of diensten van een leverancier krijgt.

CFO's verwachten rapportage over alle facetten van een inkoopcontract en verwachten dat inkoopteams voortdurend analyseren hoe ze de bijbehorende kosten en risico's kunnen verlagen.

Inkomsten bijhouden voor contracten aan de verkoopkant

Verkoopcontracten zijn een ander veelvoorkomende contractsooort waarbij je organisatie goederen of diensten levert aan een andere partij. CFO's willen rapporten over verwachte inkomsten, bijbehorende risico's en over heronderhandelingen of herstructureringen van contracten aan de verkoopzijde.

Voorbereiding van audit

Wanneer er audits plaatsvinden, verwacht de CFO dat de afdeling inkoop bovenop het contractbeheer zit. Auditors zullen inkoopcontracten onderzoeken op naleving, regelgeving en standaardpraktijken. Natuurlijk verwacht de CFO dat inkoopteams hier bovenop zitten om het auditproces niet op te houden.

Compliance

Op dezelfde manier verwacht een CFO dat alle inkoopcontracten voldoen aan de wet- en regelgeving. Ze zullen willen weten welke processen er zijn om dit te doen en dat inkoopteams de nalevingsprocessen effectief kunnen beheren.

Het risico van niet-naleving is groot, dus complianceprocessen zullen extra interessant zijn voor CFO's.

Contractbeëindiging en -aanvang

Om zicht te houden op inkomsten en budgetten en om de financiële gezondheid van een organisatie te voorspellen, heeft de CFO duidelijke en actuele gegevens nodig over welke contracten binnenkort van start gaan en welke contracten binnenkort aflopen.

Als een bijzonder zwaar contract binnenkort afloopt, moet een CFO hierover worden gewaarschuwd zodat hij zich kan voorbereiden op een mogelijke omzetdaling.

Risicobeheer

Natuurlijk zijn er bij contracten grote risicomanagement zorgen niet alleen fiscale risico's, maar ook leveranciers, compliance en nog veel meer. CFO's verwachten duidelijke rapportages over de financiële risico's van inkoopcontracten, zowel aan de inkoop- als aan de verkoopkant.

Beheer van activa

Onderdeel van financiële controle is de controle over bedrijfsmiddelen, en wanneer bedrijfsmiddelen worden verkregen of verloren gaan door contracten, moet de CFO bedrijfsmiddelen kunnen koppelen aan contracten en deze kunnen bijhouden. Zonder zicht op activa en de relevante contracten waaraan ze gekoppeld zijn, zal de CFO moeite hebben om financiën te plannen en activa met documentatie veilig te stellen.

Click to read Office of the CFO (NL) Gated

Hoe kunnen digitale tools efficiënt contractbeheer mogelijk maken?

Zichtbaarheid van gegevens

Zichtbaarheid van gegevens is misschien wel het belangrijkste onderdeel van contractbeheer. Als een inkoopfunctie geen eenvoudige procedures heeft om nauwkeurig te rapporteren over contractgegevens, zullen ze niet voldoen aan de verwachtingen van de CFO.

Geavanceerde rapportagemogelijkheden

Beknopte rapportages zijn niet alleen nodig om te voldoen aan de verwachtingen van de CFO op het gebied van contractbeheer, maar ook om ervoor te zorgen dat inkoopteams niet worden belast met slechte workflows, handmatige taken en gegevensconsolidatie die onnodig veel tijd en energie kost.

Standaardprocedures

Digitale transformatie van inkoopprocessen kan meer standaardprocedures introduceren voor bepaalde aspecten van contractbeheer. Naleving is eenvoudig als er al kaders zijn. Door er bijvoorbeeld voor te zorgen dat contracten bepaalde sjablonen volgen, kun je niet alleen zorgen voor naleving, maar ook voor continuïteit.{6]

Hoe kan Unit4 Source-to-Contract by Scanmarket contractbeheer eenvoudig maken?

Unit4 Contract Management is een ideale oplossing voor inkoopcontractbeheer, die de samenwerking met de CFO en andere functies veel eenvoudiger maakt door gegevens in de cloud te integreren.

Organisaties kunnen contractbeheer stroomlijnen door alle contracten in één systeem onder te brengen. Unit4 Source-to-Contract-centralisatie helpt je processen te versnellen, risico's te verlagen en compliance te verbeteren. Krijg volledig inzicht in contractversies en het volledige audittraject van wijzigingen. Als het gaat om het bijhouden en beheren van contracten, is de zichtbaarheid van gegevens essentieel.

Verbeter de naleving van contracten door het controleren van auteursrechten, het bijhouden van contractversies en het beheren van goedkeuringen met collaboratieve workflows. Software voor contractbeheer versnelt processen met e-handtekeningen, zorgt voor volledige zichtbaarheid bij audits en stroomlijnt de controle van contracten, gegevens en documentatie.

80% van de organisaties geeft aan een gemiddelde of hoge mate van waarde te creëren uit Contract Management-tools, en Unit4's Source-to-Contract-oplossing heeft veel organisaties geholpen om deze waardecreatie te bereiken. Ga voor meer informatie naar onze speciale productpagina onze klantverhalen of praat met onze experts.