Die Erwartungen ans Vertragsmanagement aus Sicht des CFOs
Der Chief Financial Officer (CFO) Ihres Unternehmens hat bestimmte Erwartungen an das Vertragsmanagement in der Beschaffung. Ohne Datentransparenz und erweiterte Reporting-Funktionen können manuelle Prozesse jedoch die Arbeitslast von Beschaffungsteams erhöhen und den Prozess unnötig verlangsamen.
CFOs benötigen genaue Berichte zu Beschaffungsverträgen mit aktuellen Angaben zu den Einnahmen und Ausgaben. Nur dann können sie die Finanzperformance des gesamten Unternehmens genau melden und analysieren.
In diesem Blog befassen wir uns mit den Erwartungen von CFOs an das Vertragsmanagement in der Beschaffung und wie die Source-to-Contract-Lösung von Unit4 Beschaffungsteams dazu befähigen kann, effektiv mit anderen wichtigen Funktionen zusammenzuarbeiten – durch Verbesserung des Datenmanagements und der Reporting-Fähigkeiten. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Welche Erwartungen hat der CFO an das Vertragsmanagement in der Beschaffung?
CFOs nutzen Vertragsdaten, um Risikobereiche, Wachstumsziele und Finanzprognosen zu ermitteln. Sie vertrauen darauf, dass die Beschaffungsteams ihnen diese Daten genau melden. Nachfolgend finden Sie einige der Daten, zu denen CFOs Berichte und Analysen erwarten:
Kostenverfolgung aus Verträgen auf Seiten des Einkaufs
Verträge auf Seiten des Einkaufs sind typische Beschaffungsverträge, die den Bezug von Waren oder Dienstleistungen von einem Lieferanten regeln.
CFOs erwarten Berichte zu allen Facetten eines solchen Einkaufsvertrags und verlangen, dass Beschaffungsteams kontinuierlich analysieren, wie sie die damit verbundenen Kosten und Risiken reduzieren können.
Umsatzverfolgung aus Verträgen auf Seiten des Vertriebs
Verträge auf Seiten des Vertriebs sind typische Verträge, die die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen durch Ihr Unternehmen an eine andere Partei abdecken. CFOs wünschen Berichte über die erwarteten Einnahmen, die damit verbundenen Risiken sowie über Neuverhandlungen oder Umstrukturierungen solcher Vertriebsverträge.
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Audit-Vorbereitung
Bei Audits erwarten CFOs, dass das Beschaffungsteam das Vertragsmanagement im Griff hat. Wirtschaftsprüfer untersuchen die Beschaffungsverträge auf die Einhaltung von Vorschriften und Standardpraktiken. CFOs gehen davon aus, dass die Beschaffungsteams dies im Griff haben, sodass der Audit-Prozess nicht behindert wird.
Compliance
Ebenso erwarten CFOs, dass alle Beschaffungsverträge die relevanten Vorschriften einhalten. Entsprechend möchten sie wissen, mit welchen Prozessen dies sichergestellt wird und wie [1}[2}Beschaffungsteams für die effektive Verwaltung der Compliance-Prozesse sorgen{3]{4].
https://www.unit4.com/blog/digital-transformation-key-supporting-procurements-role-esg-reporting-compliance
Die Nichteinhaltung von Vorschriften ist mit hohen Risiken verbunden, daher sind die Compliance-Prozesse ein besonderes Anliegen von CFOs.
Vertragsbeginn und -beendigung
Um die Einnahmen und Budgets im Auge zu behalten und die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens zu prognostizieren, benötigen der CFO und das Finanzteam klare und aktuelle Daten darüber, welche Verträge in Kürze beginnen und welche enden.
Läuft ein besonders wichtiger Vertrag demnächst aus, muss der CFO gewarnt werden, damit er sich auf einen möglichen Umsatzrückgang einstellen kann.
Risikomanagement
Das Risikomanagement bei Verträgen ist sehr wichtig, nicht nur wegen des finanziellen Risikos, sondern auch in Bezug auf Anbieter, Lieferanten, Compliance, Überprüfung und mehr. CFOs erwarten klares Reporting zu den finanziellen Risiken, die mit Beschaffungsverträgen verbunden sind, sowohl auf Seiten des Einkaufs als auch des Vertriebs.
Vermögensverwaltung
Die Finanzkontrolle umfasst die Überwachung der Vermögenswerte. Wenn Vermögenswerte durch Verträge gewonnen werden oder verloren gehen, müssen CFOs in der Lage sein, dies im Rahmen der Verträge im Blick zu behalten. Ohne Einblick in die Vermögenswerte und die entsprechenden Verträge wird es dem CFO schwer fallen, die Finanzen zu planen und die Vermögenswerte zu schützen.
Wie unterstützen digitale Tools das effiziente Vertragsmanagement?
Datentransparenz
Die Datentransparenz ist der wohl wichtigste Teil des Vertragsmanagements. Wenn das Beschaffungsteam nicht über einfache Verfahren für das genaue Reporting zu den Vertragsdaten verfügt, kann es die Erwartungen des CFOs nicht erfüllen.
Moderne Reporting-Funktionen
Genaue Berichte sind nicht nur erforderlich, um die Erwartungen des CFOs an das Vertragsmanagement zu erfüllen, sondern auch um sicherzustellen, dass sich die Arbeitslast von Beschaffungsteams nicht durch unzureichende Workflows, manuelle Aufgaben und unnötig zeitintensive und aufwendige Datenkonsolidierung erhöht.
Standardverfahren
Durch die digitale Transformation der Beschaffungsprozesse können mehr Standardverfahren für bestimmte Aspekte des Vertragsmanagements eingeführt werden. Compliance ist einfach, wenn die nötigen Frameworks bereits etabliert wurden. Indem Sie beispielsweise sicherstellen, dass die Verträge bestimmten Vorlagen folgen, unterstützen Sie nicht nur ihre Einhaltung, sondern auch die Kontinuität.
Wie kann Unit4 Source-to-Contract by Scanmarket das Vertragsmanagement vereinfachen?
Unit4 Contract Management eignet sich hervorragend für das Vertragsmanagement in der Beschaffung. Durch die Integration von Daten in die Cloud wird die Zusammenarbeit mit dem CFO und anderen Funktionen deutlich erleichtert.
Unternehmen können das Vertragsmanagement optimieren, indem sie alle Verträge in einem einzigen System zusammenführen. Die Zentralisierung mit Unit4 Source-to-Contract hilft Ihnen, Prozesse zu beschleunigen, Risiken zu senken und die Compliance zu verbessern. Verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick über die Vertragsversionen und den kompletten Audit-Trail von Änderungen. Bei der Nachverfolgung und Verwaltung von Verträgen ist Datentransparenz von entscheidender Bedeutung.
Verbessern Sie die Einhaltung von Verträgen, indem Sie die Vertragserstellung kontrollieren, Vertragsversionen nachverfolgen und Genehmigungen mithilfe von kollaborativen Workflows verwalten. Vertragsmanagement-Software beschleunigt Prozesse durch eSignaturen, gewährleistet eine vollständige Prüfungstransparenz und optimiert die Kontrolle über Verträge, Daten und Dokumentation.
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