Unit4
Blog

Wie beweert dat salarisadministratie een sluitpost is, heeft boter op zijn hoofd

Door:  Jouke Sjaardema

Het vak van de salarisadministrateur professionaliseert. Sterk veranderende en complexe wet- en regelgeving dwingen salarisadministrateurs tot permanente educatie. De salarisstrook is vereenvoudigd, het tegendeel is het geval voor de vervaardiging ervan. De salarisadministratie kan je er als organisatie niet meer even bijdoen. Dit om de doodeenvoudige reden dat fouten in de uitvoering je als organisatie steeds duurder komen te staan.
Hoeveel medewerkers krijgen een loonbeslag? Veel bedrijven zijn hier niet openhartig over, maar Sligro (5834 werknemers) telt er 300, zo blijkt uit het jaarverslag 2014. Nu lijkt dit te overzien, maar de administratieve rompslomp die een loonbeslag veroorzaakt is fors. Werkgevers moeten meewerken als de deurwaarder langskomt om beslag te leggen op een deel van het loon. Gebeurt dit niet, dan is de werkgever aansprakelijk.

Meerdere loonbeslagen
Hoe ga je hier goed mee om? Daar moet de salarisadministrateur een antwoord op hebben, rekening houdend met beslagvrije voet, onkostenvergoedingen, etc. En wat te doen als een medewerker meerdere loonbeslagen heeft? Wat dacht je van de administratieve impact van de nieuwe Wet werk en zekerheid? Of de gevolgen van de Wet aanpak schijnconstructies die op 3 maart jl. door de Tweede Kamer is aangenomen en nu bij de Eerste Kamer ligt? Er zitten een hoop addertjes onder het gras die het werk van de salarisadministrateur steeds minder overzichtelijk maken.

Continu bijleren
De salarisadministrateur moet dan ook continu bijleren. De hoogte van de belastingen op arbeid, heffingskortingen, subsidies en dergelijke veranderen continu, want dat is pure politiek. Ga dat als salarisadministrateur met enkel een PDL-certificaat maar begrijpen en uitleggen aan je mensen. Dat is haast niet te doen. Ook de transitievergoeding die eraan zit te komen lijkt eenvoudig, maar daar zitten nog wel de nodige haken en ogen aan. De salarisadministrateur moet meegroeien met de wetgeving wil hij zijn vak goed kunnen blijven uitoefenen. Wellicht nog wel meer dan in andere administratieve beroepen.

Serieuze bedreiging
Realiteit is dat veel organisaties de salarisadministratie beschouwen als kostenpost waardoor er onvoldoende ruimte is voor verdieping in het vak. Met alle risico’s en gevolgen van dien. Fouten in de salarisadministratie leiden tot ontevreden medewerkers, die daardoor bovendien in betalingsproblemen kunnen komen, en dus tot financiële risico’s voor de werkgever. Een slechte administratieve uitvoering vormt dus een serieuze bedreiging voor de bedrijfscontinuïteit.

Strenge richtlijnen
Kent uw organisatie veel seizoensmedewerkers of wisselende dienstroosters? Dan is een (gedeeltelijke) uitbesteding aan een professionele uitvoerder al gauw beter en goedkoper. Je bent niet afhankelijk van de salarisadministrateur als die met vakantie gaat of ziek wordt. Is de leverancier voorzien van een ISAE 3402 Type II certificering dan voldoet het verwerkingsproces aantoonbaar aan de strenge richtlijnen. Die audit vindt elk jaar weer plaats. Medewerkers zijn geschoold en blijven continu op de hoogte van nieuwe wet- en regelgeving en passen deze kennis toe bij de verwerking van de salarissen. Je personeel krijgt wat het verdient en dat bepaalt mede het succes van de onderneming. Hoe je de salarisadministratie ook wilt regelen, maak een weloverwogen keuze. Want wie nu nog beweert dat de salarisadministratie een sluitpost is, heeft boter op zijn hoofd.

Jouke Sjaardema

Jouke Sjaardema

Jouke Sjaardema is product manager bij Unit4 en verantwoordelijk voor de applicatie Unit4 Personeel & Salaris. Jouke zorgt voor de afstemming van de software op wensen en eisen van de eindgebruiker én de markt. De juiste implementatie van de actuele wet- en regelgeving is hierbij een uitermate belangrijk aandachtsgebied. Hiervoor onderhoudt hij nauw contact met de Belastingdienst, pensioenuitvoerders, overheden en andere partijen.

Jouke heeft een praktijkachtergrond en een ruime ervaring als implementatieconsultant. Hij publiceert blogs en geeft regelmatig presentaties over het vakgebied van de salarisadministrateur en wet- en regelgeving. De vele veranderingen van onze wetgeving, de ontwikkelingen in de markt en de gevolgen daarvan voor de dagelijkse salarispraktijk zijn onderwerpen die hem blijven boeien en waarover hij enthousiast kan vertellen.

Volg mij linkedin