Unit4
Blog

Iedereen krijgt een persoonlijke assistent zonder eerst promotie te maken

Door:  David Warnink

Het invullen van timesheets, het beheren van de agenda of het ordenen van de e-mail zijn taken waar we eigenlijk nooit zin in en tijd voor hebben. Hoe eenvoudig zou het zijn als we deze taken kunnen laten afhandelen door een digitale assistent die we kunnen aansturen in een chatvenster? Het lijkt sciencefiction, maar dergelijke chatbots zijn tot veel meer in staat dan gedacht. Hoe kan deze digitale assistent het kantoorleven eenvoudiger maken?

Wees eens eerlijk: wie heeft er niet gedroomd van een eigen assistent die taken van ons overneemt, taken waar we eigenlijk geen tijd voor vrij willen of kunnen maken? Hoewel dit vaak een privilege is voor een enkeling, wordt dit in het digitale tijdperk snel realiteit voor de grote massa. Chatbots groeien namelijk uit van simpel vraag-antwoord-script naar volwaardige digitale assistenten. Het is niet voor niets dat de grote techreuzen zoals Google met Assistant, Apple met Siri en Facebook met Messenger inzetten op dergelijke technologie. Microsoft kondigde onlangs zelfs aan dat de nieuwste versie van Cortana net zo goed kan luisteren als mensen.

Volgens Microsoft is dit de meest geavanceerde spraakherkenningssoftware die er is en werkt de software net zo nauwkeurig als mensen. Waar chatbots tot nu toe nog veelal op tekstbasis werkten, wordt het nu ook mogelijk om tegen ze te praten. De software herkent woorden, koppelt daar een betekenis aan en kan vervolgens een actie uitvoeren. Met machine learning blijft deze software zichzelf constant verbeteren, omdat de zelflerende software teksten met elkaar kan vergelijken om synoniemen te ontdekken. Op die manier kan het de betekenis inschatten met een zeer hoge betrouwbaarheid. Hoe meer bronnen de software tot zijn beschikking heeft, hoe hoger de betrouwbaarheid en hoe beter de chatbot werkt.

Ook de bedrijfssoftwaresector profiteert van deze ontwikkelingen, want deze chatbots kunnen worden ingebouwd in bedrijfssoftware. De chatbot wordt dan met API's gekoppeld aan de achterliggende IT-systemen. Als medewerker krijg je dan eenvoudig toegang tot bedrijfsinformatie terwijl je het chatvenster niet hoeft te verlaten. Een gesprek in de chat-interface is voldoende en de chatbot zorgt voor de afhandeling van de acties met het achterliggende systeem.

De chatbot is wat dat betreft de ontbrekende schakel in het smartphone-tijdperk voor bedrijfssoftware. Deze oplossingen zijn vaak technisch complex en vergen veel van een computer. Het vergt bijvoorbeeld meer rekenkracht of opties dan een telefoon aankan en dat terwijl de smartphone steeds meer centraal komt te staan in ieders leven. Dit apparaat was vooralsnog niet goed te benutten om ook werk gerelateerde taken uit te voeren, maar daar biedt de chatbot uitkomst. De gebruiker hoeft dus niet meer te schakelen tussen systemen en vensters om administratieve taken uit te voeren, de digitale assistent neemt dat werk uit handen door ertegen te praten of te typen.

Zo krijgt de smartphone steeds meer de rol van digitale assistent en wordt bedrijfssoftware persoonlijker gemaakt. Door deze digitale assistenten te gebruiken, maken mensen minder fouten, zijn ze minder tijd kwijt aan tijdrovende administratieve taken en dat verhoogt de productiviteit. Voor veel kantoormedewerkers is dat zeer wenselijk, want in het moderne bedrijfsleven draait alles om snelheid, resultaat en efficiëntie.

Dit is geen pleidooi voor langere werkdagen om productiever te worden, maar met het inzetten van deze digitale assistenten kan iedere kantoormedewerker een uur per dag winnen. Wat een weelde in deze drukbezette maatschappij, waarin we het soms zelfs zo druk hebben dat we dergelijke klusjes in onze vrije tijd moeten klaren. Stel dat je een uur per dag meer tijd hebt, hoe zou jij die besteden?

David Warnink

Volg mij linkedin