Unit4
Blog

Hoe blijft u op de hoogte van alle communicatie tussen collega’s en klanten?

Door:  Mamad Mardani

Uw klanten verwachten tegenwoordig bijna realtime antwoord van uw kantoor op vragen die zij stellen. Maar hoe snel kunt u reageren wanneer e-mails verdwijnen in uw overlopende inbox? U kunt op deze manier belangrijke verzoeken of opmerkingen over het hoofd zien en hier later in de opdracht mee worden geconfronteerd. Of erger nog: uw klant kan zich zo ergeren aan het uitblijven van uw reactie dat hij besluit over te stappen naar een ander accountantskantoor. In dit blog beschrijven we een aantal manieren om zorgvuldig om te gaan met communicatie tussen collega’s en klanten zodat er niets aan uw aandacht ontsnapt. 

Leg alle communicatie vast op een centrale plaats  
Wanneer alle communicatie rond een bepaalde klant en/of opdracht wordt vastgelegd op één centrale plaats, heeft u altijd inzicht en overzicht in alle relevante communicatie. U kunt direct signaleren wanneer een klant of een collega te lang moet wachten op antwoord of reactie op een gestelde vraag en kunt hier vervolgens actie op ondernemen. Dit draagt niet alleen bij aan de klant- en medewerkertevredenheid, maar ook aan de doorlooptijd van opdrachten. U hoeft ook niet meer in de stress te raken omdat u geen toegang heeft tot belangrijke klantinformatie die is opgeslagen in de e-mailbox van iemand anders. Uw leven wordt een stuk eenvoudiger als alle communicatie en afspraken met klanten centraal is vastgelegd en er een bron van waarheid. 

Automatisch uitsturen van e-mailherinneringen en aanvullende informatiebronnen 
Zelfs bij de meest georganiseerde collega’s valt er wel eens een klantvraag tussen de wal en het schip. Omdat men in de veronderstelling is dat men de vraag al heeft beantwoord of dat men de vraag simpelweg over het hoofd heeft gezien. Geautomatiseerde e-mails die de betreffende personen er binnen een bepaalde tijd eraan herinnert dat er nog vragen openstaan, kunnen uitkomst bieden. Daarnaast is het ook mogelijk om in afwachting van een persoonlijke afhandeling van de vraag alvast automatisch wat handige informatiebronnen toe te sturen waarin klanten of collega’s wellicht zelf al antwoorden terug kunnen vinden.

Bekijk trends in informatiebehoeftes en doe er iets mee
Met uitgebreide applicaties voor professional services automation zoals de Unit4 PSA Suite voor Accountancy kunt u ook vastgelegde opdracht- en clientcommunicatie analyseren. Om inzicht te krijgen in hoeveel projecten op tijd en binnen budget worden gerealiseerd bijvoorbeeld. Of in meer detail te kijken aan welke informatie men op enig moment behoefte heeft en deze alvast voor te bereiden. In deze korte online demo kunt u zien hoe de tijdlijnfunctionaliteit van de PSA Suite voor Accountancy u kan helpen de communicatie met klanten en collega’s te optimaliseren. 


Wilt u meer praktische tips over hoe u uw voordeel kunt doen met een goede opdrachtmanagementoplossing? Bekijk dan hier een videoclip waarbij wij kort budgetten en signalering van de Unit4 PSA Suite voor Accountancy demonstreren.

 

Mamad Mardani

Mamad is na zijn studie zijn carrière gestart bij Assistance Software, waar PSA Suite ontwikkeld is. Na de acquisitie van Unit4 is hij begonnen in het Global sales team en al snel naar het Benelux sales team overgestapt om de Practice management software voor de accountants binnen de Benelux markt te verkopen.