3 manieren om fouten in de financiële rapportage en hun oorzaken te verminderen

Waarom zijn nauwkeurige financiële gegevens belangrijk?

Een bedrijf heeft accurate financiële gegevens nodig, niet alleen in de vorm van rapporten, maar ook de transparantie van financiële gegevens die andere vitale strategische processen zoals prognoses, budgettering of planning kunnen informeren. Financiële integriteit staat of valt met nauwkeurige financiële gegevens.

Zichtbaarheid en nauwkeurigheid zijn beide afhankelijk van elkaar om te slagen. Praktisch gezien zorgt de integratie van je gegevens in een gemeenschappelijk model, met één bron van de waarheid, voor de zichtbaarheid die nodig is om nauwkeurigheid te realiseren. Zonder zichtbaarheid ontstaan gegevenssilo's die nauwkeurigheid in de weg staan.

Als HR-gegevens gescheiden zijn van financiële gegevens, zijn ze moeilijk bij te werken en dit betekent dat de ene afdeling een versie van de waarheid hanteert die verschilt van die van een andere afdeling, vaak in losstaande spreadsheets die handmatig geïmporteerd moeten worden in een centraal systeem.

Bovendien kan zonder nauwkeurige en geïntegreerde financiële gegevens binnen een onderneming niet worden voldaan aan eisen op het gebied van regelgeving en rapportage, zoals financiële consolidatie, IFRS 16 en compliance met ESG-rapportage, zal bijzonder moeilijk zijn en een zware werklast voor een financiële functie met zich meebrengen.

Veelvoorkomende financiële fouten in de rapportage

• Onnauwkeurige omzetverantwoording: het boeken van omzet is een enorme financiële overweging die nodig is voor het rapporteren over de financiële gezondheid, maar moet ook voldoen aan specifieke wettelijke richtlijnen. Opbrengsten kunnen gemakkelijk te vroeg, te laat of helemaal niet worden geboekt.
• Verkeerd geclassificeerde uitgaven: uitgaven kunnen operationeel, kapitaal of een andere classificatie zijn. Als uitgaven verkeerd worden geclassificeerd, kan dit een onnauwkeurig beeld geven van de financiële gezondheid en investeringen, die een organisatie moet bijhouden.
• Onbegrip van boekhoudstandaarden: het begrijpen van algemene boekhoudprincipes en rapportagestandaarden is moeilijk, maar wordt van veel financiële teams verwacht. Handmatige naleving is lastig en kleine afwijkingen kunnen een organisatie geld kosten.
• Niet-openbaarmaking van voorwaardelijke verplichtingen: financiële gezondheid wordt niet accuraat weergegeven zonder rekening te houden met voorwaardelijke verplichtingen. Dit kan belanghebbenden verkeerd informeren en moet worden vermeden door rekening te houden met alle voorwaardelijke verplichtingen, hoe onwaarschijnlijk ze ook zijn.
• Onbeheerde bedrijfsmiddelen: Als een organisatie groeit, door fusies, overnames of anderszins, kunnen er activa verloren gaan en is goed beheer van activa zeer belangrijk in dit proces.
• Days Sales Outstanding: Days Sales Outstanding is een statistiek die wordt gebruikt om te meten hoe snel een dienstverlenende organisatie betaald krijgt. Financiële teams moeten weten wanneer facturen worden verzonden en hoe snel klanten hun facturen betalen om mogelijke knelpunten op te sporen

Zoals je kunt zien, zijn er talloze kuilen waar financiële teams in kunnen vallen, en er wordt een hoge mate van nauwkeurigheid van ze verwacht. Als de verwachting van nauwkeurigheid wordt versterkt door andere problemen, kan nauwkeurigheid in alle processen nog moeilijker zijn.

Wat zijn de meest voorkomende oorzaken van financiële fouten?

Zelfs de beste financiële teams komen onder onnodige stress te staan om redenen die verder gaan dan hun vaardigheidsniveau en die van invloed zijn op de nauwkeurigheid van de rapportage en daarbuiten. Dit werd benadrukt in een onderzoek van Gartner uit 2024 onder accountants waaruit bleek dat meer dan een derde van de accountants wekelijks fouten maakt door capaciteitsbeperkingen.

• Vermoeidheid: het maakt niet uit hoe gekwalificeerd of bekwaam je financiële team is, als je te veel werk krijgt, zijn fouten onvermijdelijk. Financiële leiders moeten samenwerken met HR om ervoor te zorgen dat financiële teams niet overwerkt raken en gestrest raken.
• Handmatige gegevensinvoer: als financieel talent wordt belast met veel handmatige gegevensinvoer, kan de consolidatietijd van gegevens enorm toenemen en is vermoeidheid veel waarschijnlijker. Gegevensmoeheid betekent dat er fouten kunnen optreden, zelfs in de meest eenvoudige berekeningen.
• Tekort aan talent: er is momenteel een wereldwijd tekort aan gekwalificeerde, talentvolle accountants, wat betekent dat veel financiële teams onderbemand zijn. Dit kan leiden tot onnodige stress op het huidige talent in een team, waardoor hun werkdruk en dus vermoeidheid toenemen.
• Papieren processen: een papieren boekhouding is bijzonder moeilijk te organiseren, te beheren, te analyseren en te gebruiken voor planning. Bovendien kan het transcriberen van gegevens in papieren documenten naar digitale systemen leiden tot problemen met transcriberen en een hele wereld van handmatige invoer opleveren die niet vermeden kan worden.
• Inconsistentie met maatregelen voor financiële compliance: financiële compliance met boekhoudstandaarden is een grote verantwoordelijkheid voor financiële teams, en dit kan na verloop van tijd leiden tot eigen fouten door onoplettendheid en handmatige gegevensinvoer.
• Slechte samenwerking: als gegevenssilo's verspreid zijn over een bedrijf, is het moeilijk voor teams om samen te werken. Misschien hebben financiële teams accurate HR-gegevens nodig, of andersom, dit kan leiden tot meer gegevensfouten bij het delen van gegevens zelf.
• Gegevenssilo's: gegevenssilo's zijn een groot probleem dat tot fouten leidt. Wanneer teams werken met verschillende versies van de waarheid per afdeling, omdat gegevens niet in realtime worden bijgewerkt, kunnen onjuiste gegevens worden gedeeld.
• Versiegeschiedenis: met papieren systemen of zelfs Microsoft Excel is er een slechte versiegeschiedenis, wat betekent dat de laatste en meest actuele versie van een financieel document niet degene is die wordt gedeeld.

Click to read Excellence beyond Excel (NL) Gated

Drie manieren voor nauwkeurige financiële overzichten

De voordelen van moderne digitale boekhoudoplossingen gaan verder dan het elimineren van balansfouten. Je nieuwe mogelijkheden kunnen de rol van financieel beheer en boekhouding transformeren, zodat je je weer kunt richten op hoogwaardige strategische taken, in plaats van op het handmatig invoeren van gegevens met een lage waarde.

1. AI en automatisering inzetten

De juiste software kan de tijd van je team vrijmaken door het gebruik van andere geautomatiseerde tools. Maak dagelijkse taken van je personeel eenvoudiger en hun inspanningen effectiever, om fouten in financiële overzichten te verminderen en uiteindelijk te elimineren.

AI kan mensen ondersteunen bij financiële consolidatie door middel van vooraf gedefinieerde consolidatieprocessen, automatische aggregaties en eliminaties. Zo komt er tijd vrij zodat een mens zich kan richten op het voldoen aan alle compliance- en wettelijke verplichtingen.

Als je systemen met elkaar verbonden zijn, kunnen automatisering en zelfbedieningstools ervoor zorgen dat rapportage en analyse vloeiend verlopen, waardoor samenwerkingsprocessen tussen alle functies en niveaus worden gestimuleerd. Elke gebruiker kan met een paar klikken een rapport genereren en er zeker van zijn dat de gegevens actueel en foutloos zijn.

2. Zorg voor één enkele bron van waarheid met een gemeenschappelijk gegevensmodel

Zonder geïntegreerde gegevens ontstaan er gegevenssilo's en zal een organisatie moeite hebben om wendbaar te reageren op verstoringen of kansen.

Je hebt een systeem nodig dat belanghebbenden en leidinggevenden bijna realtime gegevens biedt waar je op kunt vertrouwen. Een systeem met één grootboek betekent dat je wijzigingen maar één keer hoeft door te voeren en dat ze overal worden ingevuld, voor bijna realtime financiële gegevens die altijd in balans zijn.

Bovendien is compliance hierdoor veel eenvoudiger dankzij een functieoverschrijdende respons met geïntegreerde gegevens. De gegevens kunnen dan gemakkelijk worden gebruikt in financiële kaders die naleving garanderen en kunnen gemakkelijk worden aangepast als de naleving verandert. Digitale kaders wijzen ook op fouten als gegevens verkeerd worden ingevoerd, waardoor ze sterk verminderen.

Wanneer gegevens in een hele onderneming zijn geïntegreerd, is het veel gemakkelijker om ze aan te passen en aan te passen wanneer de zichtbaarheid wordt gehandhaafd. Kiezen voor geïntegreerde financiële planningssoftware die 'multi-everything' is, meerdere landen, bedrijven, valuta en meer, stelt je in staat om aan specifieke lokale boekhoudvereisten te voldoen en wereldwijde consistentie, zichtbaarheid en controle te behouden.

3. Gegevens sneller analyseren, rapporteren en delen

Financiële en boekhoudsoftware moet je de mogelijkheid bieden je gegevens snel en gemakkelijk te analyseren, te rapporteren en te delen. Bovendien kunnen financiële teams, als ze verlost zijn van arbeidsintensieve handmatige taken, hun menselijke logica gebruiken voor strategische activiteiten die veel waardevoller zijn en die zorgen voor veerkracht en wendbaarheid.

Dit verbetert de samenwerking binnen een bedrijf en alle afdelingen, HR, Financiën, Inkoop en meer, kunnen eenvoudig elkaars gegevens gebruiken voor een multifunctionele reactie.

Profiteer van de revolutie van in-memory analyse met software waarmee je veel sneller alle financiële gegevens kunt doorzoeken, inclusief spreadsheets, databases van afdelingen en zelfs externe informatiebronnen.

Hoe kan Unit4 helpen om financiële fouten te verminderen?

Unit4's geïntegreerde en cloudgebaseerde FP&A-product kan het aantal fouten verminderen, je financiële data beveiligen, teams in staat stellen naadloos samen te werken en handmatige gegevensinvoer automatiseren zodat je huidige financiële medewerkers hun expertise kunnen gebruiken om de bedrijfsstrategie vorm te geven.

Raadpleeg een van onze assets voor meer informatie over ons FP&A-product of luisteren naar de onpartijdige analist BARC waarom zij onze FP&A tot de top 3 hebben gerekend voor klanttevredenheid.