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calculator with error and pen

Weniger Fehler beim Finanz-Reporting

von  Februar 15, 2023 | 4 Minuten Lesezeit

Akkurate Jahresabschlüsse sind unerlässlich, um die Performance und die Finanzlage Ihres Unternehmens im Auge zu behalten. Es ist unabdingbar, häufige Fehler wie fehlerhafte Rohbilanzierungen zu vermeiden, damit Ihre Finanzberichte stets vollständig und akkurat sind.

Finanz-Reporting involviert mehr als nur akkurate Jahresabschlüsse. Datenfehler können einen Schneeballeffekt auslösen und sich auf Performance-Forecasts, Investitionen und die strategische Planung auswirken. Genau aus diesem Grund ist es so wichtig, sich mit den Ursachen fehlerhafter Bilanzierungen auseinanderzusetzen und nachzuvollziehen, warum manche Unternehmen Schwierigkeiten haben, akkurate Finanzberichte zu erstellen.

Um es auf den Punkt zu bringen: Viele der langjährigen Buchhaltungspraktiken, die noch manuelle Eingaben erfordern, sind längst überholt. Früher war die Funktionalität von Buchhaltungssoftware extrem eingeschränkt. Es ist an der Zeit, Ihr Finanz-Reporting auf den neuesten Stand zu bringen, um Fehler in Finanzberichten zu vermeiden und Ihre Buchhaltung zu einer zuverlässigen Anlaufstelle im Unternehmen zu machen.

Das Problem mit den Rohbilanzen    

Fehlerhafte Rohbilanzen sind eine Ursache für Schwierigkeiten in der Buchhaltung. Die Rohbilanz ist ein interner Bericht, der aus der Zeit der doppelten Buchführung mit manuellen Buchhaltungssystemen stammt. In der Rohbilanz werden die Salden in jedem der Hauptbuchkonten des Unternehmens aufgeführt, wobei Soll und Haben in separaten Spalten aufgelistet werden. Die Summe dieser Spalten sollte identisch sein. Ist das nicht der Fall, weist dies auf ein Problem hin.

Die Bilanz ist kein Jahresabschluss. Sie ist eher eine Art Frühwarnsystem, das frühzeitig auf potenzielle Probleme hinweist.

Eine moderne Buchhaltungssoftware kann zwar Fehler bei der Rohbilanz so gut wie eliminieren, dennoch spielt die Rohbilanz noch immer eine wichtige Rolle, insbesondere für die Erstellung angepasster akkurater Finanzabschlüsse. Wirtschaftsprüfer und Buchhalter verwenden häufig die Rohbilanz und das Hauptbuch, um nachzuweisen, dass keine Bilanzfehler vorliegen, nachdem sie vorgeschlagene Anpassungen vorgenommen haben, die häufig erforderlich sind, damit die Bilanz mit Rechnungslegungsstandards wie GAAP oder IFRS konform ist.

Da insbesondere fehlerhafte Rohbilanzen in Unternehmen auftreten, die traditionelle Buchhaltungspraktiken verwenden, beleuchten wir die verschiedenen Arten von Fehlern bei der Rohbilanzierung, bevor wir die Vorteile moderner Finanzmanagement- und Buchhaltungssoftware erläutern.

Arten von Fehlern bei der Rohbilanz    

Wenn die Summe der Soll- und Haben-Spalten im Hauptbuch nicht identisch ist, deutet dies darauf hin, dass irgendwo ein Fehler aufgetreten ist.

Fehler in der Rohbilanz sind keine Seltenheit. Aber nicht alle Fehler sind offensichtlich, selbst wenn sie später zu fehlerhaften Jahresabschlüssen führen. Zu den häufigen Fehlern gehören:

  • Doppelte Einträge. Wird ein Eintrag zweimal eingegeben, ist die Rohbilanz nach wie vor ausgeglichen, weshalb es extrem schwierig ist, diesen Fehler zu entdecken.
  • Fehlende Einträge. Wird ein Eintrag nicht von vornherein auf einer Rohbilanz vorgenommen, werden Sie vermutlich nicht wissen, dass etwas fehlt.
  • Buchungen auf dem falschen Konto. Es ist gar nicht so einfach, ein Konto mit einem fehlerhaften Kontostand zu erkennen, es sei denn, der Fehler ist so groß, dass er offensichtlich ist.
  • Stornierte Einträge. Eine Belastungsbuchung kann fälschlicherweise als Gutschrift erfasst werden (oder umgekehrt).
  • Zahlendreher. Werden Zahlen manuell eingegeben, kann es zu versehentlichen Falscheingaben wie Zahlendrehern kommen.
  • Nicht ausgeglichene Einträge. Dies kann in manuellen Systemen vorkommen, aber nicht bei der Verwendung moderner Finanzsoftware, die unausgeglichene Buchungen ablehnt.

Eine moderne Finanzmanagement- und Buchhaltungssoftware kann die meisten Fehler bei der Bilanzierung leicht beheben, wodurch sich Jahresabschlüsse schneller erstellen lassen. Werfen wir nun einen Blick darauf, wie diese neuen Technologien dazu beitragen, Fehler in Jahresabschlüssen zu vermeiden. Dies hat zur Folge, dass sich das Finanzteam zu einem wichtigen Partner im Unternehmen etablieren kann, der nützliche Erkenntnisse für eine bessere Entscheidungsfindung bereitstellt.

Ein einheitliches Finanzmodell

Eine Finanzmanagementsoftware sollte Ihre Finanzprozesse optimieren und automatisieren, von der Buchhaltung und Beschaffung bis hin zum Reporting und Analysen, um für bessere Compliance und eine wirkungsvollere Unternehmensführung zu sorgen.

Die Umstellung auf ein einheitliches Single-Ledger-System mit einem Hauptbuch revolutioniert Ihre Prozesse. Denn dadurch entfällt die Notwendigkeit für mehrere Teilsysteme und Nebenbücher, was schnellere Abschlüsse und Abgleiche zur Folge hat. Im Gegensatz zu den traditionelleren Batch- oder Multi-Modul-Designs, die zu Fehlern in Jahresabschlüssen führen können, vereint das Single-Ledger-System das Hauptbuch und alle Nebenbücher in einem System und schafft so ein mehrdimensionales Finanzmodell. Durch dieses einheitliche System gehören Zeitverzögerungen, Nebenbücher, Datenfragmentierungen und die Notwendigkeit, verschiedene Module abzugleichen, der Vergangenheit an.

Noch dazu ist keinerlei Integration der Teilsysteme erforderlich. Denn die Geschäftsdaten in Ihren Büchern sind stets einheitlich, ausgeglichen und immer auf dem neuesten Stand.

Drei Tipps für akkuratere Finanzabschlüsse      

Ziehen Sie in Erwägung, sich eine moderne digitale Buchhaltungslösung anzuschaffen für ein akkurateres Finanz-Reporting. Die neue Technologie vermeidet nicht nur Fehler in der Bilanzierung, sondern macht Ihr Finanzmanagement- und Buchhaltungsteam auch zu einem zuverlässigen Berater im Unternehmen.

Nutzen Sie KI und Business Intelligence     

Mit der richtigen Software, die über KI und Selfservice-Funktionen verfügt, können Sie Ihre Teams entlasten. Erleichtern Sie den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden, steigern Sie ihre Effizienz, reduzieren und vermeiden Sie Fehler in Finanzabschlüssen. Durch die Automatisierung von Backoffice-Aufgaben optimieren Sie Workflows und senken zudem das durch die manuelle Dateneingabe entstehende Fehlerrisiko.

Wenn Ihre Systeme miteinander verknüpft sind, optimieren Automatisierungs- und Selfservice-Tools das Reporting, Analysen und reibungslose, kollaborative Prozesse über alle Funktionen und Ebenen hinweg. Alle Mitarbeitenden im gesamten Unternehmen sind so in der Lage, Daten zu analysieren und Fehler zu korrigieren, um genaue Finanzberichte bereitzustellen.

Stimmen Sie Ihre Buchhaltung auf Ihre Geschäftsanforderungen ab     

Geschäfte werden in Echtzeit abgewickelt und Ihre Buchhaltung sollte ebenfalls in Echtzeit abgewickelt werden. Dynamische, mitarbeiterorientierte Unternehmen sind darauf angewiesen, dass ihnen ihre Finanzmanagement- und Buchhaltungssoftware zwei zentrale Funktionen bietet.

1. Die Software muss Echtzeit-Daten für alle Stakeholder bereitstellen. Mit einem Single-Ledger-System müssen Sie Änderungen nur einmal vornehmen. Diese werden dann in alle anderen Systeme übertragen. Dadurch erhalten Sie Finanzinformationen in Echtzeit, die immer ausgeglichen sind.

2. Die Software muss für Sie arbeiten, überall und jederzeit. Sie sollten sich also für eine integrierte Finanzplanungssoftware entscheiden, die extrem vielseitig ist und Ihren komplexen Anforderungen gerecht wird. Dadurch können Sie spezifische lokale Buchhaltungsstandards erfüllen und an allen Standorten für Einheitlichkeit, Transparenz und Kontrolle sorgen.

Analysieren, erfassen und teilen Sie Daten noch schneller   

Mehr Transparenz sorgt für weniger Fehler. Ihre Finanz- und Buchhaltungssoftware sollte es Ihnen ermöglichen, Ihre Daten schnell und einfach zu analysieren, in Berichten zu erfassen und zu teilen. Verschaffen Sie sich einen granularen Überblick über Ihre Finanzlage mit Echtzeit-Daten, von Finanzsalden der höchsten Ebenen bis hin zu Quelldokumenten, damit Sie Unregelmäßigkeiten frühzeitig erkennen können, die zu fehlerhaften Finanzabschlüssen führen.

Profitieren Sie von der Revolution der In-Memory-Analyse – mit einer Software, mit der Sie alle Finanzdaten noch schneller durchsuchen können, einschließlich Spreadsheets, Abteilungsdatenbanken und sogar externe Informationsquellen.

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Um zu erfahren, wie Unit4 Ihnen helfen kann, fehlerhafte Rohbilanzen zu vermeiden und Ihr Finanz-Reporting aufs nächste Level zu heben, besuchen Sie unsere Produktseite für Finanzplanung und Forecasting.

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