3 Tipps, wie Sie die Zahl der Fehler bei der Finanzberichterstattung verringern, und welche Ursachen hinter den Fehlern stecken

Typische Fehler bei der Finanzberichterstattung

• Ungenaue Umsatzrealisierung: Die Erfassung von Umsätzen ist ein wichtiger finanzieller Aspekt, der für die Berichterstattung über die finanzielle Gesundheit erforderlich ist, aber auch bestimmte gesetzliche Compliance-Richtlinien erfüllen muss. Es kann leicht passieren, dass Einnahmen zu früh, zu spät oder gar nicht erfasst werden.
• Falsch klassifizierte Ausgaben: Ausgaben können als operativ, kapitalbezogen oder anderweitig klassifiziert werden. Eine falsche Klassifizierung kann ein ungenaues Bild der finanziellen Gesundheit und der Investitionen vermitteln, die vom Unternehmen im Auge behalten werden müssen.
• Missverständnis von Rechnungslegungsstandards: Es ist nicht leicht, ein Verständnis der allgemeinen Rechnungslegungsgrundsätze und Berichtsstandards zu erwerben, aber genau dies wird von vielen Finanzteams erwartet. Die manuelle Einhaltung der Vorschriften ist schwierig, und kleine Abweichungen können ein Unternehmen teuer zu stehen kommen.
• Verschweigen von Eventualverbindlichkeiten: Wenn die Eventualverbindlichkeiten nicht berücksichtigt werden, wird die finanzielle Gesundheit nicht genau dargestellt. Dies kann dazu führen, dass Stakeholder falsche Auskünfte erhalten, und sollte vermieden werden. Egal, wie unwahrscheinlich sie sind – alle Eventualitäten und Verbindlichkeiten müssen berücksichtigt werden.
• Nicht verwaltete Assets: Wenn ein Unternehmen wächst, sei es durch Fusionen, Übernahmen oder anderweitig, können Assets im Transit verloren gehen. Ein genaues Asset-Management ist daher unerlässlich.
• Days Sales Outstanding: Days Sales Outstanding ist eine Kennzahl, mit der gemessen wird, wie schnell ein Dienstleistungsunternehmen bezahlt wird. Finanzteams sollten wissen, wann Rechnungen verschickt werden und wie schnell Kunden diese Rechnungen bezahlen. Nur dann können sie mögliche Engpässe erkennen.

Wie Sie sehen, müssen Finanzteams eine Vielzahl von Stolperfallen vermeiden, zumal ein hohes Maß an Genauigkeit von ihnen erwartet wird. Wenn die Erwartung an die Genauigkeit durch andere Probleme verschärft wird, ist ihre Umsetzung in allen Prozessen noch schwieriger.

Was sind die typischen Ursachen für Fehler bei der Finanzberichterstattung?

Selbst die besten Finanzteams können unabhängig von ihren Fähigkeiten übermäßigem Druck ausgesetzt sein, was sich auf die Genauigkeit der Berichterstattung und darüber hinaus auswirkt. Dies war das Ergebnis einer Gartner-Umfrage von 2024 unter Buchhaltern, aus der hervorging, dass mehr als einem Drittel der Buchhalter*innen aufgrund von Kapazitätsengpässen jede Woche Fehler unterlaufen.

• Müdigkeit: Es spielt keine Rolle, wie qualifiziert oder kompetent ein Mitglied Ihres Finanzteams ist. Ist die Arbeitslast zu hoch, sind Fehler unvermeidlich. Finanzverantwortliche müssen mit der Personalabteilung zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Finanzteams nicht überlastet sind und unter Stress stehen.
• Manuelle Dateneingabe: Wenn Finanzfachkräfte viele manuelle Dateneingaben tätigen müssen, dauert die Datenkonsolidierung deutlich länger, und es kommt schneller zu Ermüdung. Datenmüdigkeit bedeutet, dass selbst bei den einfachsten Berechnungen Fehler auftreten können.
• Fachkräftemangel: Derzeit gibt es weltweit einen Mangel an qualifizierten Buchhalter*innen, was bedeutet, dass viele Finanzteams unterbesetzt sind. Dies kann zu einer unangemessenen Belastung für die derzeitigen Fachkräfte in einem Team führen und ihr Arbeitspensum und damit auch ihre Ermüdung erhöhen.
• Papierbasierte Prozesse: Eine papierbasierte Buchhaltung lässt sich nur sehr schwer organisieren, verwalten, analysieren und zu Planungszwecken nutzen. Außerdem kann die Übertragung von Daten aus Papierdokumenten in digitale Systeme zu Problemen bei der Übertragung führen und eine Vielzahl unvermeidbarer manueller Eingaben mit sich bringen.
• Unstimmigkeiten bei Maßnahmen zur Einhaltung von Finanzvorschriften: Die Einhaltung von Rechnungslegungsstandards stellt eine große Verantwortung für Finanzteams dar, und im Laufe der Zeit kann es aufgrund von Unachtsamkeit und manuellen Dateneingaben zu Fehlern kommen.
• Schlechte Zusammenarbeit: Wenn Datensilos über das gesamte Unternehmen verteilt sind, erschwert dies die Zusammenarbeit von Teams. Finanzteams benötigen möglicherweise genaue HR-Daten oder umgekehrt, was wiederum zu mehr Datenfehlern bei der gemeinsamen Nutzung der Daten führen kann.
• Datensilos: Datensilos sind ein großes Problem und verursachen Fehler. Wenn Teams mit jeweils unterschiedlichen Versionen der Wahrheit arbeiten und die Daten nicht in Echtzeit aktualisiert werden, kann es passieren, dass falsche Daten ausgetauscht werden.
• Versionsverlauf: Bei papierbasierten Systemen oder sogar [1}[2}Microsoft Excel{3]{4] ist die Versionshistorie unzureichend, was bedeutet, dass die letzte und aktuellste Version eines Finanzdokuments nicht diejenige ist, die weitergegeben wird.

Click to read Excellence beyond Excel (DE) Gated

Drei Tipps für akkuratere Finanzabschlüsse

Die Vorteile moderner digitaler Buchhaltungslösungen gehen über die Beseitigung von Bilanzfehlern hinaus. Ihre neuen Funktionen können die Rolle des Finanzmanagements und der Buchhaltung transformieren und Ihnen helfen, sich wieder auf wichtige strategische Aufgaben zu konzentrieren, anstatt auf die geringwertige manuelle Dateneingabe.

1. Nutzen Sie KI und Automatisierung

Die richtige Software kann Ihr Team durch den Einsatz anderer automatisierter Tools entlasten. Erleichtern Sie den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden, steigern Sie ihre Effizienz, reduzieren und vermeiden Sie Fehler in Finanzabschlüssen.

KI kann Mitarbeitende bei der Finanzkonsolidierung durch vordefinierte Konsolidierungsprozesse, automatische Aggregationen und Eliminierungen unterstützen. So gewinnen Sie Zeit und können sich auf die Einhaltung von Vorschriften und regulatorischen Verpflichtungen konzentrieren.

Wenn Ihre Systeme miteinander verbunden sind, können Automatisierungs- und Self-Service-Tools eine fließende Berichterstattung und Analyse ermöglichen und so die Zusammenarbeit über alle Funktionen und Ebenen hinweg unterstützen. Alle Nutzer*innen können mit wenigen Klicks einen Bericht erstellen und sicher sein, dass die Daten auf dem neuesten Stand und fehlerfrei sind.

2. Schaffung einer Single Source of Truth (zentrale Datenquelle) mit einem Common Data Model

Ohne integrierte Daten entstehen Datensilos, und Unternehmen werden Schwierigkeiten haben, flexibel auf Störungen oder Chancen zu reagieren.

Sie brauchen ein System, das Stakeholdern und Führungskräften Daten nahezu in Echtzeit zur Verfügung stellt und auf das Sie sich verlassen können. Ein Single Ledger-System bedeutet, dass Sie Änderungen nur einmal vornehmen müssen und diese dann überall angezeigt werden, sodass Sie nahezu in Echtzeit Finanzdaten erhalten, die stets ausgeglichen sind.

Außerdem wird die Einhaltung von Vorschriften dank einer funktionsübergreifenden Reaktion mit integrierten Daten viel einfacher. Die Daten können dann problemlos in Finanz-Frameworks verwendet werden, die die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten. Noch dazu lassen sie sich leicht anpassen, wenn sich die Vorschriften ändern. Digitale Frameworks weisen auch auf Fehler bei der Dateneingabe hin, wodurch diese erheblich reduziert werden.

Wenn Daten unternehmensweit integriert sind, ist es viel einfacher, sie anzupassen und zu verändern, da die Transparenz gewahrt bleibt. Durch die Wahl einer integrierten Finanzplanungssoftware, die für mehrere Länder, Unternehmen, Währungen und mehr geeignet ist, können Sie spezifische lokale Buchhaltungsanforderungen erfüllen und gleichzeitig globale Konsistenz, Transparenz und Kontrolle gewährleisten.

3. Analysieren, erfassen und teilen Sie Daten noch schneller

Finanz- und Buchhaltungssoftware sollte es Ihnen ermöglichen, Ihre Daten schnell und einfach zu analysieren, in Berichten zu erfassen und zu teilen. Wenn die Finanzteams sich nicht mehr mit mühsamen manuellen Aufgaben beschäftigen müssen, können sie ihre menschliche Logik für strategische Aktivitäten einsetzen, die viel wertvoller sind, und so für Resilienz und Agilität sorgen.

Dadurch wird die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen verbessert. Alle Abteilungen, wie z. B. HR, Finanzen und Beschaffung, können die Daten der anderen Teams problemlos für eine funktionsübergreifende Reaktion nutzen.

Profitieren Sie von der Revolution der In-Memory-Analyse – mit einer Software, mit der Sie alle Finanzdaten noch schneller durchsuchen können, einschließlich Spreadsheets, Abteilungsdatenbanken und sogar externe Informationsquellen.

Wie kann Unit4 helfen, Fehler bei Finanzdaten zu vermeiden?

Das integrierte und cloudbasierte FP&A-Produkt von Unit4 kann Fehler reduzieren, Sicherheit für Ihre Finanzen bieten, Teams die nahtlose Zusammenarbeit ermöglichen und manuelle Dateneingabeaufgaben automatisieren, damit Ihre derzeitigen Mitarbeitenden aus der Finanzabteilung ihr Fachwissen in die Unternehmensstrategie einfließen lassen können.

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