Hvordan redusere mengden feil i finansiell rapportering

That’s why it’s so important to understand what can lead to common financial errors and evaluate if they exist in your current process, so when necessary, you can report on finances accurately, and with confidence.

In this blog, we will explore some common reasons financial data errors can occur, how to avoid them, and where the solution can lie for complex organizations

Keep reading:

• Why is accurate financial data important?
• Common Financial Errors in Reporting
• What are the common causes of financial errors?
• Three ways to deliver accurate financial statements
• How can Unit4 help reduce financial errors?

Why is accurate financial data important?

An enterprise needs accurate financial data, not just in the form of reports, but the transparency of financial data that can inform other vital strategic processes such as forecasting, budgeting, or planning. Financial integrity hinges on accurate financial data.

Visibility and accuracy both rely on each other for the one to succeed. In practical terms, integrating your data into a common model, with a single source of the truth provides the visibility needed to realize accuracy. Without visibility, data siloes occur which impede accuracy. 

If HR data is siloed from financial data, it’s hard to update and this means one department may be operating one version of truth that is different from another department’s, often in standalone spreadsheets that have to be manually imported to a central system.

Moreover, without accurate and integrated financial data across an enterprise compliance with regulatory and reporting requirements, such as financial consolidation, IFRS 16, and ESG reporting compliance, will be particularly hard and require heavy workloads for a financial function.

Common Financial Errors in Reporting

• Inaccurate revenue recognition – Recording revenue is a huge financial consideration needed for reporting on financial health but also needs to follow specific legal guidelines for compliance. Revenue can easily be recognized too early, too late, or completely omitted.
• Misclassified expenses – Expenses can be operational, capital, or other classification, when expenses are classified wrong this can represent an inaccurate picture of financial health and investments, which an organization needs to keep track of.
• Misunderstanding of Accounting Standards – Understanding general accounting principles and reporting standards Is tough but expected of many financial teams. Manual compliance is tough, and slight discrepancies can cost an organization.
• Non-disclosure of Contingent Liabilities – Financial health isn’t accurately represented without factoring in contingent liabilities. This can misinform stakeholders and should be avoided by considering all contingencies and liabilities no matter how unlikely.
• Unmanaged Assets – When an organization grows, whether through mergers, acquisitions, or otherwise, assets can get lost in transit and succinct asset management is vital in this process.
• Days Sales Outstanding – Days Sales Outstanding is a metric used to measure how quickly a service-based organization gets paid. Finance teams should be aware of when invoices are sent out and how quickly customers pay their invoices to identify potential bottlenecks

As you can see, there is a myriad of potholes that financial teams can fall into, and a high level of accuracy is expected of them. When the expectation of accuracy is exacerbated by other issues, accuracy in all processes can be even harder.

What are the common causes of financial errors?

Even the best finance teams come under undue stress for reasons beyond simply their level of skill, affecting accuracy in reporting and beyond. This was highlighted in a 2024 Gartner survey of accountants which showed that more than one-third of accountants are making errors weekly due to capacity constraints.

• Fatigue – It doesn’t matter how qualified or proficient a member of your finance team is, when given too much work errors will be unavoidable. Finance leaders must work with HR to ensure that finance teams aren’t overworked and become stressed.
• Manual data entry – When financial talent is burdened with lots of manual data entry, data consolidation times can increase greatly and fatigue is much more likely. Data fatigue means that errors can occur even in the most basic calculations.
• Talent shortages – There is currently a global talent shortage of qualified accountants meaning that many financial teams are undermanned. This can lead to undue stress on the current talent in a team, meaning their workloads and thus fatigue are increased.
• Paper-based processes – Paper-based accounting is extremely hard to organize, manage, analyze, and use for planning. Moreover, transcribing data contained in paper documents into digital systems can lead to transcribing issues and present a whole world of manual entry that can’t be avoided.
• Inconsistency with financial compliance measures – Financial compliance with accounting standards is a large responsibility for financial teams, and this can lead to its own errors over time due to oversight and manual data entry.
• Poor collaboration – When data siloes are spread across an enterprise its tough for teams to collaborate. Maybe financial teams need accurate HR data, or vice versa, this can lead to more data errors in the sharing of data itself.
• Data siloes – Data siloes are a large issue that leads to errors. When teams are operating with different versions of truth per department, as data isn’t updated in real-time, incorrect data can be shared.
• Version history – With paper-based systems or even Microsoft Excel, there is poor version history meaning that the latest and most up-to-date version of a financial document isn’t the one that’s being shared.

Mange tradisjonelle fremgangsmåter i regnskap kommer fra en svunnen tid fylt med manuelle føringer og funksjonsfattige regnskapssystemer. Tiden er nå inne for å tenke nytt om finansiell rapportering, redusere antall feil og gjøre regnskapsdata til en strategisk fordel i organisasjonen.

Problemet med råbalansen    

En kilde til regnskapsfeil stammer fra feil i råbalansen. Råbalansen er i praksis en rapport som stammer fra tiden da man tok i bruk dobbel bokføring ved føring av regnskap i en bok. Råbalansen viser balanser i hver av organisasjonens hovedbokskontoer der debet- og kredittbalanser er oppført i separate kolonner. Totalen i disse kolonnene skal være identiske. Hvis ikke, betyr det at det har oppstått et problem. 

Råbalansen er ikke et regnskapsoppgjørsrapport. Det er en test for å avgjøre om noe har oppstått feil ved bokføringen (i praksis om alle poster har en debet og kredittpost).

Selv om moderne regnskapsløsninger eliminerer eller reduserer mulighetene for feil i råbalansen, spiller råbalansen fortsatt en viktig rolle – spesielt når det kommer til å utarbeide et nøyaktig regnskap. Både revisorer og regnskapsførere bruker ofte råbalansen og hovedbokskontoen til å vise at det ikke finnes feil i balansen etter å ha gjennomført foreslåtte endringer. Dette er ofte nødvendig for å få balansen til å samsvare med rammeverket for regnskap, som for eksempel GAAP eller IFRS.

Siden feil i råbalansen kan påvirke mange organisasjoner med tradisjonelle regnskapsprosesser, er det viktig å forstå feiltypene i råbalansen. Deretter kan du vurdere måtene en moderne programvare for økonomistyring og regnskap kan, på en mer fundamental måte, få økonomifunksjonen til å se mer fremover enn bakover.

Ulike feil i råbalansen    

Hvis en råbalanse ikke er i «balanse», at debet- og kredittbalansen på hovedbokskontoene ikke har lik verdi, betyr det at det er en feil et sted mellom hovedbokjournalen og råbalansen.

Feil i råbalansen er relativt vanlig, men ikke alltid like lett å oppdage. Vanlige feil inkluderer:

• Doble føringer. Hvis en oppføring blir gjort to ganger, vil råbalansen fortsatt være i balanse, noe som gjør feilen vanskelig å oppdage.
• Manglende føringer. Hvis en føring ikke ble gjort i en råbalanse til å begynne med, vet du ikke at du skal lete etter den.
• Føring på feil konto. Det kan være vanskelig å oppdage en konto med en feilaktig balanse, dersom feilen ikke er så stor at den er åpenbar.
• Reverserte føringer. En debet-føring kan feilaktig bli registrert som en kreditt, eller omvendt.
• Manuelle feil/ slurv. Manuell inntasting av data kan føre til at sifrene i et tall byttes om.
• Føringer som ikke balanserer. Dette er vanlig i manuelle systemer, men er tilnærmet umulig med moderne regnskapsprogrammer som skal avvise ubalanserte føringer.

Moderne programvare for økonomistyring og regnskap kan enkelt eliminere de fleste feilene i råbalansen. Det fører til raskere produksjon av nøyaktige regnskap. La oss se hvordan en ny tilnærming kan føre til færre feil i regnskapet samtidig som økonomiavdelingen blir en kilde til innsikt for bedre beslutningstaking.

Én enkelt økonomimodell

Programvare for økonomistyring bør effektivisere og automatisere de økonomiske prosessene, fra regnskap og innkjøp til rapportering og analyse, slik at man får bedre samsvar og bedriftsstyring.

Et bytte til et regnskapssystem med én hovedbok og uten «skyggeregnskap» fjerner venting og avstemming. I motsetning til de mer tradisjonelle batch eller flermodulsdesign, som kan føre til feil i regnskap, samler ett enkelt finanssystem hovedbokskontoen og alle underkontoer inn i ett system og én flerdimensjonal økonomimodell. Dette enkle systemdesignet fører til eliminering av forsinkelser, underkontoer, datafragmentering og behovet for avstemming av forskjellige moduler.

Uten behovet for integrasjon mellom støttesystemer er forretningsdataene i hovedbokskontoene konsekvente, alltid i balanse og alltid oppdaterte.

Tre måter å levere nøyaktige regnskap      

Tenk igjennom hvordan bruk av moderne regnskapsløsninger kan gi mer nøyakting økonomisk rapporteringer. Fordelene er mer enn bare å eliminere feil i balansen. De nye funksjonene kan forvandle økonomiavdelingen fra å være en administrativ funksjon til å bli mer rådgivende.

Utnytt kunstig intelligens og forretningsinformasjon     

Riktig programvare som har kunstig intelligens og selvbetjente løsninger kan frigjøre tid. Gjør de ansattes daglige arbeid enklere og innsatsen mer effektiv for å redusere og eliminere feil i regnskapsarbeidet. Automatiserte administrasjonsoppgaver forbedrer arbeidsflyten samtidig som man reduserer sjansen for å gjøre feil gjennom manuelle prosesser.

Når systemene er koblet sammen, kan automatisering og selvbetjente verktøy muliggjøre rapportering, analyse og smidige samarbeidsprosesser i alle funksjoner og nivåer. Alle får muligheten til å analysere data og korrigere eventuelle feil. Resultatet blir mer nøyaktig økonomisk rapportering.

Sørg for samsvar mellom regnskap og forretningsbehov     

Virksomheten din kjører i sanntid. Det bør regnskapet også gjøre. Dynamiske, personalinsentive organisasjoner trenger to nøkkelfunksjoner fra programvaren for regnskap og økonomisk rapportering.

For det første trenger den et system som tilbyr sanntidsdata til alle interessenter. Ett enkelt økonomisystem betyr at du kun trenger å utføre endringer en gang og deretter se at de fylles ut overalt. Da får du økonomisk informasjon som alltid er i balanse.

For det andre trengs programvare som fungerer der du arbeider og for måten du arbeider på. Det betyr å velge en programvare for integrert, økonomisk planlegging som er allsidig – enten det gjelder land, selskap, valuta, språk, produktlinje og mer. Denne funksjonen lar deg møte lokale regnskapskrav og opprettholde global konsistens, synlighet og kontroll.

Analysér, rapportér og del data raskere   

Du kan redusere antall feil gjennom økt synlighet. Økonomi- og regnskapsprogramvare bør la deg analysere, rapportere og dele dataene dine raskt og enkelt. Det å drille ned i sanntid fra balanser på høyt nivå til originale kildedokumenter hjelper deg med å finne avvik som fører til feil i regnskapsoppgjør.

Dra nytte av sanntidsanalyse med programvare som lar deg søke i alle økonomiske data raskere, inkludert excelark, avdelingsdatabaser og til og med eksterne informasjonskilder.

Finn ut mer   

For å lære mer om hvordan Unit4 kan hjelpe deg med å eliminere feil i råbalansen og forbedre din økonomiske rapportering, gå til produktsiden vår for økonomisk planlegging og prognose.

How can Unit4 help reduce financial errors?

Unit4’s integrated and Cloud-based FP&A product can reduce errors, provide security for your finances, allow teams to collaborate seamlessly, and automate manual data entry tasks to allow your current finance personnel to use their expertise to inform corporate strategy. 

Consult any of our assets to hear more about our FP&A product or hear from impartial analyst BARC why they have ranked our FP&A among the top 3 for customer satisfaction.