Minska felkällorna i den finansiella rapporteringen

That’s why it’s so important to understand what can lead to common financial errors and evaluate if they exist in your current process, so when necessary, you can report on finances accurately, and with confidence.

In this blog, we will explore some common reasons financial data errors can occur, how to avoid them, and where the solution can lie for complex organizations

Keep reading:

• Why is accurate financial data important?
• Common Financial Errors in Reporting
• What are the common causes of financial errors?
• Three ways to deliver accurate financial statements
• How can Unit4 help reduce financial errors?

Why is accurate financial data important?

An enterprise needs accurate financial data, not just in the form of reports, but the transparency of financial data that can inform other vital strategic processes such as forecasting, budgeting, or planning. Financial integrity hinges on accurate financial data.

Visibility and accuracy both rely on each other for the one to succeed. In practical terms, integrating your data into a common model, with a single source of the truth provides the visibility needed to realize accuracy. Without visibility, data siloes occur which impede accuracy. 

If HR data is siloed from financial data, it’s hard to update and this means one department may be operating one version of truth that is different from another department’s, often in standalone spreadsheets that have to be manually imported to a central system.

Moreover, without accurate and integrated financial data across an enterprise compliance with regulatory and reporting requirements, such as financial consolidation, IFRS 16, and ESG reporting compliance, will be particularly hard and require heavy workloads for a financial function.

Common Financial Errors in Reporting

• Inaccurate revenue recognition – Recording revenue is a huge financial consideration needed for reporting on financial health but also needs to follow specific legal guidelines for compliance. Revenue can easily be recognized too early, too late, or completely omitted.
• Misclassified expenses – Expenses can be operational, capital, or other classification, when expenses are classified wrong this can represent an inaccurate picture of financial health and investments, which an organization needs to keep track of.
• Misunderstanding of Accounting Standards – Understanding general accounting principles and reporting standards Is tough but expected of many financial teams. Manual compliance is tough, and slight discrepancies can cost an organization.
• Non-disclosure of Contingent Liabilities – Financial health isn’t accurately represented without factoring in contingent liabilities. This can misinform stakeholders and should be avoided by considering all contingencies and liabilities no matter how unlikely.
• Unmanaged Assets – When an organization grows, whether through mergers, acquisitions, or otherwise, assets can get lost in transit and succinct asset management is vital in this process.
• Days Sales Outstanding – Days Sales Outstanding is a metric used to measure how quickly a service-based organization gets paid. Finance teams should be aware of when invoices are sent out and how quickly customers pay their invoices to identify potential bottlenecks

As you can see, there is a myriad of potholes that financial teams can fall into, and a high level of accuracy is expected of them. When the expectation of accuracy is exacerbated by other issues, accuracy in all processes can be even harder.

What are the common causes of financial errors?

Even the best finance teams come under undue stress for reasons beyond simply their level of skill, affecting accuracy in reporting and beyond. This was highlighted in a 2024 Gartner survey of accountants which showed that more than one-third of accountants are making errors weekly due to capacity constraints.

• Fatigue – It doesn’t matter how qualified or proficient a member of your finance team is, when given too much work errors will be unavoidable. Finance leaders must work with HR to ensure that finance teams aren’t overworked and become stressed.
• Manual data entry – When financial talent is burdened with lots of manual data entry, data consolidation times can increase greatly and fatigue is much more likely. Data fatigue means that errors can occur even in the most basic calculations.
• Talent shortages – There is currently a global talent shortage of qualified accountants meaning that many financial teams are undermanned. This can lead to undue stress on the current talent in a team, meaning their workloads and thus fatigue are increased.
• Paper-based processes – Paper-based accounting is extremely hard to organize, manage, analyze, and use for planning. Moreover, transcribing data contained in paper documents into digital systems can lead to transcribing issues and present a whole world of manual entry that can’t be avoided.
• Inconsistency with financial compliance measures – Financial compliance with accounting standards is a large responsibility for financial teams, and this can lead to its own errors over time due to oversight and manual data entry.
• Poor collaboration – When data siloes are spread across an enterprise its tough for teams to collaborate. Maybe financial teams need accurate HR data, or vice versa, this can lead to more data errors in the sharing of data itself.
• Data siloes – Data siloes are a large issue that leads to errors. When teams are operating with different versions of truth per department, as data isn’t updated in real-time, incorrect data can be shared.
• Version history – With paper-based systems or even Microsoft Excel, there is poor version history meaning that the latest and most up-to-date version of a financial document isn’t the one that’s being shared.

Många traditionella metoder inom redovisning kommer från en svunnen tid fylld med manuella journaler och dåligt fungerande redovisningssystem. Nu är det dags att tänka om och minska mängden fel och göra redovisningsdata till en strategisk fördel i organisationen.

Problem med råbalansen

En av orsakerna till redovisningsproblem har sin grund i fel i råbalansen. Råbalansen är en intern rapport som uppstod i en era när dubbel bokföring utfördes med hjälp av manuella redovisningssystem. I råbalansen anges saldon för organisationens samtliga huvudbokföringskonton, med debet- och kreditsaldon angivna i separata kolumner.

Summorna i dessa kolumner måste vara identiska. Om de inte är det betyder det att ett problem har uppstått. Råbalansen är inte ett bokslut. Det är ett test för att avgöra om något har gått fel under bokföringen (i praktiken om alla poster har en debet- och kreditpost). Även om modern programvara för bokföring eliminerar eller minskar risken för fel i råbalansen, har råbalansen fortfarande en viktig roll – särskilt för att upprätta korrekta bokslut.

Både revisorer och bokföringsansvariga använder ofta råbalansen och huvudboken för att kontrollera att det inte finns några fel i balansräkningen efter att ha gjort föreslagna ändringar. Detta är ofta nödvändigt för att få en balansräkning i linje med redovisningsramverk, såsom GAAP eller IFRS.

Eftersom fel i råbalansen kan påverka många organisationer med traditionella redovisningsprocesser är det viktigt att förstå vilka typer av fel som finns i råbalansen.

Fundera sedan på hur modern programvara för ekonomi och redovisning,på ett mer fundamentalt sätt, kan få ekonomifunktionen att se mer framåt än bakåt.

Felkällor i råbalansen

Om råbalansen är i obalans, det vill säga om debet- och kreditsaldona för respektive konto i huvudbokföringen inte är lika stora, betyder det att det finns ett fel någonstans mellan huvudboksjournalen och råbalansen.

Fel i råbalansen är relativt vanligt.

Men alla fel är inte lätta att upptäcka, även om de senare i processen orsakar fel i boksluten.

Vanliga felkällor:

• Dubbletter. Om en inmatning görs två gånger kommer råbalansen fortfarande att vara i balans, vilket gör det här felet svårt att upptäcka.
• Poster saknas. Om en post saknas i råbalansen är det smått omöjligt att veta vad man letar efter.{1]
• Poster på fel konto. Det kan vara svårt att upptäcka ett konto med ett felaktigt saldo, såvida inte felet är så stort att det blir uppenbart.
• Omvända poster. En debetpost kan av misstag registreras som en kreditpost, eller vice versa.
• Transponerade nummer.Manuell datainmatning kan leda till att siffrorna i ett tal byter plats.
• Obalanserade poster. Detta är vanligt i manuella system, men är praktiskt taget omöjligt med moderna bokföringsprogram som ska avvisa obalanserade poster.

Modern programvara för ekonomi och redovisning kan helt enkelt eliminera de flesta fel i råbalansen.

Låt oss se hur ett nytt sätt att arbeta kan leda till färre fel i den finansiella rapporteringen samtidigt som ekonomiavdelningen blir en källa till insikt för ett bättre beslutsfattande.

En enda ekonomimodell

Programvara för ekonomihantering bör effektivisera och automatisera era ekonomiprocesser, från redovisning och upphandling till rapportering och analys, så att ni säkerställer regelefterlevnad och en starkare bolagsstyrning. Ett byte till ett redovisningssystem med en huvudbok och ingen "skuggredovisning" eliminerar väntan och avstämning.

Till skillnad från de mer traditionella metoderna med batch- eller multimoduler, som kan leda till fel i boksluten, samlar ett ekonomisystem med en huvudbok alla underkonton till ett system och en flerdimensionell finansiell modell.

Denna systemdesign leder till eliminering av förseningar, underkonton, datafragmentering och behovet av avstämning av olika moduler. Utan behov av integration mellan olika stödsystem är affärsdata i huvudboken konsekventa, alltid i balans och alltid uppdaterade.

Tre sätt att leverera korrekta bokslut

Tänk igenom hur användningen av moderna redovisningslösningar kan ge en mer korrekt finansiell rapportering. Fördelarna är fler än att bara eliminera fel i råbalansen. De nya funktionerna kan förvandla ekonomiavdelningen från en administrativ till en mer rådgivande avdelning.

Utnyttja AI och affärsinsikt

Rätt programvara med AI och självbetjäningsfunktioner för affärsinsikt kan frigöra tid. Det gör medarbetarnas dagliga arbete enklare och deras insatser effektivare för att minska och eliminera fel i boksluten. När administrativa arbetsuppgifter automatiseras effektiviseras arbetsflödet samtidigt som risken för fel minskar.

När systemen är sammankopplade kan automations- och självbetjäningsverktygen användas för rapportering och analys samt för att skapa smidiga samarbetsprocesser i alla funktioner och på alla nivåer. Alla involverade får möjlighet att analysera data och rätta eventuella fel. Resultatet är en mer korrekt finansiell rapportering.

Matcha redovisningen med verksamhetens behov

Verksamhet drivs i realtid och detta borde även gälla redovisningen. Det finns två saker som programvara för redovisning och finansiell rapportering måste uppfylla i dynamiska och personalintensiva organisationer. För det första ett system som förser intressenter med data i realtid. Ett system med en huvudbok där ändringar bara behöver göras en gång som ger information i realtid som alltid är i balans. För det andra: programvara som kan anpassas efter era arbetssätt.

Det innebär att man bör välja integrerad programvara för finansiell planering som är ”multi-allt” – multi gällande länder, företag, valuta, språk, produktsortiment och mycket mer. Med detta kan ni uppfylla specifika lokala redovisningskrav samtidigt som ni upprätthåller  konsistens, synlighet och kontroll på en global nivå.

Analysera, rapportera och dela data snabbare

Med bättre översikt minskar antalet fel. Ekonomi- och redovisningsprogram bör göra det möjligt för er att analysera, rapportera och dela data snabbt och enkelt.

Detaljgranskning i realtid, från övergripande saldon ner till de ursprungliga källdokumenten, hjälper er att identifiera inkonsekvenser som leder till fel i boksluten. Dra nytta av realtidsanalys med programvara som gör att ni kan hantera er finansiella data snabbare och mer effektivt.

Läs mer

För att ta reda på mer om hur Unit4 kan hjälpa er att eliminera fel i råbalansen och förbättra era finansiella rapportering, besöka vår produktsida för finansiell planering, budget och prognos.

How can Unit4 help reduce financial errors?

Unit4’s integrated and Cloud-based FP&A product can reduce errors, provide security for your finances, allow teams to collaborate seamlessly, and automate manual data entry tasks to allow your current finance personnel to use their expertise to inform corporate strategy. 

Consult any of our assets to hear more about our FP&A product or hear from impartial analyst BARC why they have ranked our FP&A among the top 3 for customer satisfaction.