Der Schlüssel zu effektivem Ressourcenmanagement für Dienstleister
Der globale Dienstleistungssektor ist breit gefächert und umfasst eine Vielzahl von Branchen, darunter Unternehmensberatung, IT-Beratung, Ingenieurwesen, Baugewerbe, Recht und Rechnungswesen. So unterschiedlich diese Bereiche auch sein mögen, sie alle benötigen Projektmanager/innen, Ressourcenmanager/innen und Teamleiter/innen, die einen strategischen Ansatz für die Kapazitäts- und Bedarfsplanung verfolgen. Ressourcen, also die für die Durchführung einer Aufgabe oder eines Projekts verantwortlichen Mitarbeitenden, sind nur begrenzt verfügbar. Sie müssen also taktisch klug eingesetzt werden, um einerseits die Kunden zufriedenzustellen und andererseits das Projekt gewinnbringend abzuschließen. Und hier kommt das Ressourcenmanagement ins Spiel.
Beim Ressourcenmanagement dreht sich alles um die Planung, zeitliche Einteilung und Zuweisung von Mitarbeitenden zu Projekten oder bestimmten Aufgaben. Kurz gesagt liegt das Ziel darin, die vorhandenen Ressourcen so zu verteilen, dass der größte Mehrwert erzielt werden kann. Dieser zeigt sich vor allem in der Kundenzufriedenheit und Umsatzgenerierung. In Dienstleistungsunternehmen geht es beim Ressourcenmanagement um Verfügbarkeitsmuster, Auslastungsziele und Workflows zur Ressourcengenehmigung. Dabei werden die Kompetenzen und Erfahrungen der Mitarbeitenden in quantitative Bewertungen, Zertifizierungsstufen und Kompetenzdatenbanken geordnet.
Strategisches Ressourcenmanagement in Dienstleistungsunternehmen
Angesichts des Marktwachstums und des zunehmenden Fachkräftemangels ist ein effektives Ressourcenmanagement von entscheidender Bedeutung, da die Nachfrage nach Dienstleistungen die Verfügbarkeit qualifizierter Consultants übertrifft. Die fakturierbare Auslastung nicht nur kontinuierlich aufrechtzuerhalten, sondern stetig zu verbessern, ist eine enorme Herausforderung. Dies erfordert den ständigen Spagat zwischen Nachfrage (Vertrieb) und Kapazität (Bereitstellung).
Service Performance Insight (SPI) ist eine globale Forschungs-, Beratungs- und Schulungsorganisation, die Dienstleistungsunternehmen bei der Verbesserung von Produktivität und Umsatz unterstützt. Der Professional Services Maturity™ Benchmark Report gilt als Goldstandard für das Branchen-Benchmarking. Die diesjährige Studie untersucht die wichtigsten Faktoren, darunter Erfolge, Herausforderungen, geschäftliche Anpassungen und Chancen.
Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren, die im Bericht hervorgehoben werden, ist die erfolgreiche Service-Bereitstellung. Und dafür bilden das Ressourcenmanagement und die Zeitplanung neben einigen anderen Elementen das Fundament. SPI Research hat dieses „Resource Management Maturity Model™“ entwickelt, um Dienstleistungsunternehmen zum Erfolg zu verhelfen:
- Vertriebspipeline: Integration der Vertriebspipeline mit Ressourcenanforderungen und -verfügbarkeit.
- Ressourcenmanagement: der Prozess der Planung und Bereitstellung von Ressourcen. Kann zentral oder dezentral erfolgen.
- Funktionale Ausrichtung: Abstimmung von Vertriebsprojektpipeline, Ressourcenmanagement, Recruiting, Onboarding und Kompetenzentwicklung mit den Mitarbeitenden selbst.
- Personalwesen: Recruiting, Onboarding, Förderung und Kompetenzentwicklung.
- Ressourcen: Consultants, Fachkräfte und externe Mitarbeitende, die für die Durchführung von Projekten und Aufträgen zur Verfügung stehen.
Eine Universallösung gibt es zwar nicht, dennoch können Ihnen diese nützlichen Tipps für ein erfolgreiches Ressourcenmanagement von SPI dabei helfen, Ihr Ressourcenmanagement zu optimieren.
- Integrieren Sie Ihre Managementlösungen: Ohne eine zentrale Datenquelle ist Projekttransparenz nicht zu erreichen.
- Vereinen Sie Vertrieb, HR und Projektausführung in einem zentralen Prozess: Alle drei Teams verfügen jeweils über Daten, die die anderen Bereiche für ihre Entscheidungen benötigen, um Aufträge zu gewinnen, Projekte zu besetzen und Rechnungen zu stellen.
- Automatisieren und virtualisieren Sie Workflows, um die Flexibilität zu verbessern, Geschäftsprozesse zu vereinfachen und genauere Vorhersagen zu treffen.
Ein gutes Ressourcenmanagement ist für die Service-Bereitstellung und die Pflege von Kundenbeziehungen unerlässlich. Je besser Ihr Ressourcenmanagement ist, desto optimaler setzen Sie Ihre Fachkräfte ein und desto leichter können Sie große Projekte ausführen. Dadurch vermeiden Sie Budgetüberschreitungen und steigern die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Kunden Sie weiterempfehlen werden. Dies wird letztlich Ihrem Pro-Kopf-Erlös zugutekommen.
Technologien für ein effektives Ressourcenmanagement
Vielen Unternehmen, die für den Report von SPI befragt wurden, fehlten die nötige Transparenz und Informationen, um Entscheidungen in Echtzeit zu treffen. Durch die Nutzung von Cloud-Technologie (wie ERP und PSA) können Unternehmen dieses Maß an Transparenz erreichen und interne Datensilos vermeiden. Darüber hinaus können sie durch neue Funktionen wie KI, maschinelles Lernen und intelligente Automatisierung sowohl das Kundenbeziehungsmanagement als auch die Service-Bereitstellung verbessern.
Unit4 People Planning ist ein Tool, das sowohl in Projekten als auch innerhalb einzelner Abteilungen eine intuitive und effiziente operative Planung und eine effektivere Ressourcenauslastung ermöglicht. In Kombination mit Unit4 FP&A geben Kapazitäts- und Bedarfsdashboards einen Überblick über verfügbare Ressourcen und die Personalbesetzung in Projekten und einzelnen Abteilungen, und das für einzelne Mitarbeitende und das gesamte Unternehmen. Allen Mitarbeitenden stehen persönliche Kalender zur Verfügung, um Aufgaben zu planen und Urlaubstage und andere Abwesenheiten einzutragen. Führungskräfte können so die restliche verfügbare Zeit, das Budget und die noch zu erledigenden Aufgaben im Auge behalten und sind immer auf dem neuesten Stand, was den Fortschritt von Projekten betrifft.
Technologie allein reicht nicht aus
Ein erfolgreiches Ressourcenmanagement in Dienstleistungsunternehmen erfordert eine Kombination aus Technologie und erstklassigen Projektmanager/innen, um sicherzustellen, dass die Anforderungen der Organisation erfüllt werden. Bei Prozessen, die allein durch Algorithmen gesteuert werden, fehlt die menschliche Komponente, die erforderlich ist, um das richtige Gleichgewicht zu finden. Auf der anderen Seite würden ausschließlich manuell erledigte Prozesse zu lange dauern. Smarte Dienstleistungsunternehmen verwenden Technologie in Kombination mit manuellem Arbeiten, um ihr Ressourcenmanagement zu optimieren.
Wer erfolgreich sein will, muss einen optimalen Mittelweg finden und PSA-Software (Professional Services Automation) zur Standardisierung des Ressourcenmanagements einsetzen. Denn so verfügen die Teams über die erforderlichen Informationen und die erforderlichen Tools, um die richtigen Entscheidungen zu treffen und diese effizient umzusetzen.
Wie können Dienstleistungsunternehmen ihr Ressourcenmanagement mit Unit4 optimieren?
Wir verfügen über die nötige Erfahrung, Expertise und das Verständnis für die besonderen Anforderungen von Dienstleistungsunternehmen. Mit der richtigen Technologie können Sie Ihre Teams entlasten und ihnen die Möglichkeit geben, sich um das zu kümmern, was wirklich zählt: Kunden gewinnen, unterstützen und binden.
Unsere mitarbeiter- und projektorientierten Lösungen wurden für einen bestimmten Zweck entwickelt. Unternehmen können ihre Geschäfte erfolgreicher ausbauen mit branchenführenden Lösungen für Enterprise Resource Planning (ERP), Human Capital Management (HCM) und Finanzplanung und Analyse (FP&A).
Unsere PSA-Software dient Ihnen als zentrale Plattform, um Ihre gesamten Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende zu verwalten und zu optimieren. Durch gezielte Automatisierung können Sie Ihre Teams miteinander abstimmen, Ihre Mitarbeitenden fördern und Ihre Geschäfte vorantreiben. Mit unserer Lösung können Sie mit der sich ständig ändernden Geschäftsumgebung Schritt halten und ein bestmögliches Kunden- und Mitarbeitererlebnis schaffen.
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