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Rentabilität steigern durch die Reduzierung der Days Sales Outstanding

von  Mai 31, 2023 | 3 Minuten Lesezeit

Die finanzielle Kennzahl "Days Sales Outstanding" (DSO) ist ein wichtiger Indikator für Organisationen im Dienstleistungssektor. DSO misst, wie lange es dauert, bis ein Unternehmen nach Erbringung einer Dienstleistung Zahlungen von einem Kunden erhält und liefert wertvolle Einblicke in die finanzielle Gesundheit und Kundenzufriedenheit der Organisation. 

DSO ist eine der wichtigsten Leistungskennzahlen für Finanzverantwortliche, da sie misst, wie lange es dauert, Forderungen von Kunden einzuziehen. Die Kennzahl wird berechnet, indem die Anzahl der Forderungen durch den Gesamtumsatz multipliziert und durch die Anzahl der Tage in einem Zeitraum geteilt wird. Ein hoher DSO-Wert deutet darauf hin, dass ein Unternehmen länger braucht seine Forderungen einzuziehen und somit Schulden auf seinem Konto hält, was sich negativ auf den Cashflow auswirkt. Finanzteams müssen sicherstellen, dass sie genaue Zeit- und Ausgabenberichterstattungstools verwenden und dass ihre Finanzverantwortlichen verstehen, wie sie diese Kennzahl richtig interpretieren, um optimale Leistung sicherzustellen. Denn wenn Zeit und Ausgaben nicht genau erfasst werden, können Fehler in Rechnungen auftreten, die zu verzögerten Zahlungen und einer Erhöhung des DSO-Werts führen können. Ein niedriger DSO-Wert zeigt hingegen an, dass Rechnungen schnell erstellt werden, Ausgaben genau erfasst werden und Zahlungen schneller eingehen, was zu einem höheren und freieren Cashflow sowie einer erhöhten Rentabilität führt. 

DSO sollte regelmäßig von Finanzteams überwacht werden, um Bereiche zu identifizieren, in denen Anpassungen vorgenommen werden können, um die Zahlungszeiten zu verbessern und die ausstehenden Tage zu reduzieren. Einige Dienstleister schließen möglicherweise Rechnungen, die aufgrund von Ungenauigkeiten oder Ablehnungen durch Kunden neu erstellt werden müssen, nicht in ihre DSO-Berechnung ein, sollten dies aber tun. Laut SPI stieg der Anteil der neu erstellten Rechnungen im Jahr 2022 um mehr als 10 %, und der DSO-Wert erhöhte sich von 43,5 Tagen im Jahr 2021 auf 46,8 Tage. Letztendlich sollten bei richtiger Erwartungssetzung und genauer Erfassung von Zeit und Ausgaben idealerweise keine Rechnungen abgelehnt werden und der DSO-Wert sinken. 

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Welche Vorteile bietet DSO für Organisationen im Bereich professioneller Dienstleistungen? 

DSO hat einen erheblichen Einfluss auf das finanzielle Wohlergehen eines Dienstleisters. Durch rechtzeitige Zahlungseingänge können Finanzteams genaue Finanzdaten erfassen und zuverlässige Berichte erstellen. Dies hilft, Fehler zu vermeiden und Finanzverantwortlichen dabei zu helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen erforderlich sind. Mit regelmäßigen Zahlungen, die rechtzeitig eingehen, können Finanzteams ihre Ressourcen besser planen. Indem sie sich darauf konzentrieren, ihren DSO-Wert zu reduzieren, können Finanzteams ihr Betriebskapital effektiver verwalten. Dies kann zu einer nachhaltigeren Bilanz führen und ermöglicht eine genaue Prognose des kurzfristigen Kapitalbedarfs sowie fundiertere Entscheidungsfindung. Schließlich kann die Reduzierung des DSO-Werts auch zu einer verbesserten Kundenbeziehung führen, da Zahlungen schneller erfolgen können und somit weniger Reibungspunkte zwischen den Parteien entstehen. 

Wie können Dienstleister eine genaue Zeiterfassung und Ausgabenberichterstattung gewährleisten? 

Die Zeiterfassung und Ausgabenberichterstattung ist entscheidend, da sie Teams ermöglicht, ihre Auslastung und Effizienz genau zu verfolgen und Umsatzverluste zu vermeiden. Die Gewährleistung einer genauen Zeiterfassung und Ausgabenberichterstattung kann jedoch schwierig sein, ohne die richtigen Tools und Technologien. 

1. Definieren Sie Ihren Prozess 

Definieren Sie, welche Daten erfasst werden müssen, wie sie erfasst werden und wie sie berichtet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle nach denselben Regeln arbeiten und die Daten in allen Abteilungen konsistent sind. Die Verwendung einer automatisierten Lösung wie Unit4's Time and Expense Management und Professional Services Automation (PSA) Software kann zur Genauigkeit beitragen, indem sie routinemäßige Aufgaben automatisiert. Diese Art von Software erfasst Echtzeitdaten aus allen Kanälen, sodass Dienstleister zu jedem Zeitpunkt ihres Projekts einen genauen Überblick haben können. Automatisierte Software reduziert auch menschliche Fehler, da manuelle Dateneingabe anfällig für Ungenauigkeiten sein kann. 

2. Schulen Sie Ihr Team 

Das Schulen von Teams für eine genaue Zeiterfassung und Ausgabenberichterstattung ist entscheidend. Unit4-Lösungen sind einfach, automatisiert und auf die Bedürfnisse von Dienstleister zugeschnitten. Wir bieten auch ein umfangreiches Schulungsprogramm an. Wenn die Mitarbeiter wissen, wie sie die Technologie richtig nutzen, kann eine genaue Zeiterfassung und Ausgabenberichterstattung gewährleistet werden. Durch die richtige Schulung lernen die Mitarbeiter die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Dokumentation und wie sich dies auf das Unternehmen auswirkt. Mit einem gründlichen Verständnis des Systems können sie den gesamten Prozess überblicken und erkennen, wann Fehler oder Auslassungen auftreten und diese schnell beheben. 

3. Nutzen Sie Softwarelösungen 

Nutzen Sie Softwarelösungen, um sicherzustellen, dass die Zeiterfassung und Ausgabenberichterstattung genau sind. Diese technologischen Lösungen bieten eine Vielzahl von Vorteilen, angefangen von der Vereinfachung des Dateneingabeprozesses bis hin zur Beschleunigung der Überprüfung, Bearbeitung und Genehmigung eingereichter Zeiterfassungsblätter durch Vorgesetzte. Die Möglichkeit, Daten in verschiedene Formate zu exportieren, kann von unschätzbarem Wert sein, wenn genaue Zeit- und Ausgabenberichte erstellt werden müssen, die den Unternehmensrichtlinien oder behördlichen Vorschriften entsprechen. Automatische Erinnerungen können auch an Mitarbeiter gesendet werden, um sicherzustellen, dass sie ihre Zeiterfassungsblätter stets im Blick behalten. Darüber hinaus können viele Systeme problemlos mit anderen Geschäftsanwendungen wie Customer Relationship Management (CRM) oder Buchhaltungstools integriert werden. Die Kombination all dieser Funktionen kann einer Organisation helfen, eine bessere Genauigkeit bei der Zeiterfassung, Ausgabenverfolgung und Ressourcenverwaltung zu erreichen. 

Änderungsaufträge (Change Orders) 

Änderungsaufträge müssen angemessen verwaltet werden. Zu viele Änderungsaufträge beeinflussen nicht nur das Budget und den Zeitplan, sondern sind auch Anzeichen für Umfangsänderungen, unzureichende Unterstützung durch das Management und schlechte Kommunikation. Nicht genehmigte Änderungsaufträge verzögern den Rechnungsstellungsprozess und erhöhen die DSO. Finanzverantwortliche sollten finanzielle Muster im Zusammenhang mit der Zunahme oder Abnahme von Änderungsaufträgen überprüfen, um Einblicke in zugrunde liegende Probleme zu erhalten, die zu den Variationen führen. Dies kann ihnen helfen, besser zu verstehen, welche Bereiche innerhalb der Organisation verbessert werden müssen, oder ob externe Faktoren wie die Beziehung zu einem Kunden oder Lieferanten adressiert werden müssen. Darüber hinaus sollten Finanzverantwortliche sicherstellen, dass eine angemessene Transparenz für zusätzliche Änderungen im Umfang oder Annahmen, die während der Projektabwicklung vorgenommen wurden, besteht, um jederzeit eine genaue Kostenberichterstattung zu gewährleisten. 

Tipps zur Reduzierung der DSO 

  • Stellen Sie sicher, dass Finanzteams Zugang zu zeitnahen und genauen Daten haben. Je schneller die Zeiterfassung und Ausgabenberichterstattung abgeschlossen sind, desto schneller erhält das Finanzteam ein genaues Bild der finanziellen Lage der Organisation. 
  • Finanzverantwortliche sollten auch darauf achten, wann Rechnungen versendet werden und wie schnell Kunden ihre Rechnungen begleichen, um mögliche Engpässe zu identifizieren. 
  • Die Nutzung von Automatisierungstools wie cloudbasierten ERP- oder PSA-Systemen kann die manuellen Prozesse, wie beispielsweise das Erfassen von Zeiterfassungsblättern, optimieren und zu weniger Fehlern und einer genaueren Berichterstattung führen. 
  • Die Implementierung einer besseren Transparenz in den Finanzabläufen kann unschätzbare Einblicke in die finanzielle Lage eines Unternehmens bieten und zur Reduzierung der DSO beitragen. 

Wie Unit4 Ihrer Organisation helfen kann 

Unit4 bietet mehrere integrierte Finanzmodule, die dazu beitragen können, Prozesse für Finanz- und Projektteams zu optimieren. Diese Module umfassen Zeiterfassung und Ausgabenberichterstattung, Buchhaltung, Budgetierung, Cash-Management, Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Hauptbuch sowie Finanzanalyse. Mit diesen Funktionen haben Finanzverantwortliche eine größere Kontrolle über ihre Finanzabläufe. 

Mit den automatisierten Dateneingabesystemen von Unit4 können Finanzteams schnell genaue Berichte über die DSO generieren, um ihr Cashflow-Management zu optimieren. Sie können effektivere Zahlungspläne entwickeln, um ihre Cashflow-Situation weiter zu verbessern. Und mit anspruchsvollen Analysefunktionen können Finanzteams bessere Einblicke in die Zahlungstrends ihrer Kunden gewinnen, um die Rentabilität zu maximieren. 

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