Schnell handeln, wenn es darauf ankommt – mit intelligenter Prozess­automatisierung

Schnelles und präzises Handeln war schon immer der Schlüssel zum Aufbau und Erhalt erfolgreicher Unternehmen. Nach einem Jahr Pandemie wissen wir nun, dass diese Fähigkeiten nicht nur von Vorteil, sondern sogar unverzichtbar sind, damit Unternehmen auch unter ungeahnt schwierigen Bedingungen überleben können. Denn nur so konnten sich Organisationen schnell an neue Marktbedingungen und Kundenanforderungen anpassen und neue Arbeitsweisen entwickeln. Durch rasches, proaktives Handeln können Unternehmen ihre Wertschöpfung beschleunigen und viele Geschäftsaspekte optimieren. Dazu zählt beispielsweise:

• Verbessertes Kundenerlebnis: Ungeduldige Kunden schätzen es, wenn sie ihre Produkte und Dienstleistungen schnell und ohne Verzögerungen erhalten.
• Fundierte Entscheidungen basierend auf relevanten Echtzeitdaten: Die Qualität von Prozessen kann erheblich verbessert werden, wenn unmittelbar auf entsprechende Informationen reagiert wird.
• Reduzierung finanzieller und operativer Risiken: Durch den sofortigen Zugang zu relevanten Daten ist es einfacher, zum richtigen Zeitpunkt geeignete Maßnahmen zu ergreifen. 

Viele Unternehmen tun sich jedoch immer noch schwer damit, das in die Tat umzusetzen. Dafür gibt es zwei Hauptgründe:

Uneinheitliche Umgebung: Die meisten großen, etablierten Unternehmen haben ihre IT-Umgebung über Jahre hinweg aufgebaut, in der Regel durch Übernahmen und das Hinzufügen neuer Funktionalitäten, oft ohne ausreichende Integration. In der Regel führt das zu einer siloartigen, unzusammenhängenden Umgebung, die keine Möglichkeit zur nahtlosen Datenübertragung und Prozessautomatisierung bietet. Infolgedessen werden viele Prozesse nach wie vor manuell ausgeführt und sind daher zeitaufwändig, fehleranfällig und äußerst ineffizient.

Der Faktor Mensch: Menschen haben die Tendenz, langweilige, manuelle oder schwierige Aufgaben vor sich herzuschieben. Wenn sie nicht die richtigen Werkzeuge zur Hand haben, um schnell und einfach zu handeln und Probleme sofort zu lösen, kann es passieren, dass diese auf der Prioritätenliste ganz nach unten rutschen und auf die lange Bank geschoben werden. Dies kann schwerwiegende Folgen für das Unternehmen nach sich ziehen, einschließlich finanzieller Verluste.

Für Unternehmen, die viele Projekte gleichzeitig bearbeiten, kann es zum Beispiel schwierig sein, zu erkennen, welche davon rentabel sind und wo noch Handlungsbedarf besteht. Wenn die Prozesse nicht reibungslos ablaufen, kann es für jemanden, der Projekte evaluiert und dabei einen Zahlungsrückstand feststellt, schwierig sein, die erforderliche Bonitätsprüfung durchzuführen. Insbesondere dann, wenn dafür ein Systemwechsel, entsprechende Zugriffsrechte und besondere Kenntnisse erforderlich sind. Dann müssen sie oft andere Mitarbeiter hinzuziehen, Anrufe tätigen, E-Mails schreiben, auf die Antwort warten etc. Dadurch kann der Prozess kompliziert werden und sich unglaublich in die Länge ziehen.

Wie können die richtigen Technologien helfen?

Der erste Schritt zur Optimierung und reibungsloseren Gestaltung von Prozessen ist eine Datenintegration über isolierte Unternehmensbereiche hinweg. Nur so erhalten Organisationen ein vollständiges Bild der Abläufe, eine einheitliche, zentrale Datenbasis und damit die richtigen Informationen zur richtigen Zeit. Außerdem wird so eine ideale Grundlage für die Einführung einer intelligenten Prozessautomatisierung geschaffen.