Hvordan kan den offentlige sektoren bruke digital kraft til å oppfylle rapporteringskrav?

Offentlige tjenester er under press, og ikke bare fra brukerne. Lovkrav endrer stadig forutsetningene – og industriledere må gi rask og fleksibel respons for å imøtekomme krav som er i kontinuerlig endring. Mark Gibbison, som leder Unit4 sine offentlige tjenester, ser på hvordan de gjør dette. 

Når det gjelder presset som offentlige tjenester er utsatt for, tenker de fleste på forventningene til innbyggere som bruker infrastrukturen. Dette er imidlertid bare én av mange ting som setter den offentlige sektoren under press. 

Bak kulissene må organisasjoner i offentlig sektor forholde seg til en konstant strøm av lovkrav, avmerkingsbokser for samsvar og endrede forskrifter. Det er lett å la disse dominere dagsordenen og komme i veien for det å yte essensielle tjenester til brukere som trenger dem. 

Det er altså ikke det at disse problemene ikke er viktige – mange lovendringer tar for seg stadig trusselutvikling, for eksempel med tanke på datasikkerhet og bedrageri. Den offentlige sektoren må imidlertid finne en måte å omfavne endringene og oppdatere beste praksis på, uten at det forstyrrer den daglige tjenesteytende virksomheten. Hvordan oppnår de dette? 

Lovmessige og rapporteringskrav legger press på offentlige tjenester 

Et interessant eksempel på slike utfordringer er de stadige lovendringene for pensjonsindustrien. 

En studie fra 2018 utført av The Pensions Regulator om offentlig styring fant at 93 prosent av ordningene har prosedyrer for å identifisere og rapportere lovbrudd. Dette høres jo lovende ut, men rapporten fant også at 70 prosent av ordningene følte at lovmessige kompleksiteter var deres største hindring når det gjaldt å forbedre styringen. Hele 47 prosent av de ansatte manglet tid og ressurser til å holde seg oppdatert om samsvarsendringer. Så det finnes rom for forbedring. 

Denne historien er den samme innenfor andre offentlige tjenester, hvor følgene av å ikke holde følge med kravene er enda mer kritiske. For eksempel fant Deloitte Research at mindre enn halvparten (48 prosent) av økonomisjefer innenfor offentlige helseorganisasjoner kan allokere ressurser basert på historiske erfaringer. Og 30 prosent mangler informasjon om sine største organisatoriske risikoer som de kan basere beslutningstaking på – særlig på områder som cybersikkerhet, hvor truslene er under stadig utvikling. 

Finne smartere måter å besvare ulike krav på  

De fleste organisasjoner innen den offentlige sektoren sliter med å optimere tjenestene sine, fordi de ikke kan holde følge med interne og eksterne innflytelser. De som klarer å overkomme disse utfordringene, gjør det ved hjelp av digitale teknologier. 

De beste vender seg mot systemer for ressursplanlegging (ERO) for smartere måter å imøtekomme de forskjellige kravene til datainnsikt og rapportering på for interne samsvars- og tilsynsorganer. De investerer i systemer som kan identifisere og spore kritiske spørsmål, som datasikkerhet og feilaktige utbetalinger, i tillegg til å la systemene lære av disse hendelsene slik at de kan unngås i fremtiden. 

En av årsakene til at ERP-teknologien er så banebrytende for offentlig styring og rapportering, er at hver eneste interessent har tilgang til den samme plattformen. Dette betyr at alle har tilgang til sentraliserte data, noe som skaper et hittil uoppnåelig nivå av transparens og ansvar. 

Bedre rapportering er bare starten  

Stadig flere organisasjoner i den offentlige sektoren forstår verdien av nøyaktige data og driftsfleksibilitet, hvilket også er årsaken til at de investerer i ERP-løsningene som trengs for å levere nettopp disse funksjonene. 

Transformasjonseffekten som denne investeringen har på juridisk samsvar og rapportering, er betydelig, og fordelene stopper ikke der. I tillegg til å få mer tid til essensielle tjenester i stedet for administrative arbeidsoppgaver, får organisasjoner i offentlig sektor også bedre datainnsikt og mer effektive prosesser. Slik kan de oppfylle ansvaret sitt overfor brukerne på en bedre måte. Med ERP-teknologi kan de fastslå hva gjeldende beste praksis faktisk er, og deretter bruke den sentrale ressursen sin til å sette denne ut i livet.