Hoe bouw je een Procurement Center of Excellence

Wat is een Procurement Center of Excellence?

Elk bedrijfseenheid kan een CoE opzetten. Het is een zowel kwantitatieve als kwalitatieve strategie die inkoop- en bedrijfsleiders helpt om wederzijdse doelstellingen te identificeren en te begrijpen, processen op te zetten om die doelstellingen te bereiken en resultaten te communiceren.

Een Procurement Center of Excellence biedt afdelingsleiderschap, stelt best practices vast die worden ondersteund door industrieel onderzoek en identificeert gebieden voor training en ondersteuning voor belangrijke belanghebbenden en bedrijfsfuncties.

Een CoE is een manier om de strategische doelstellingen van inkoop naast de zakelijke prioriteiten te illustreren. Bijvoorbeeld: voor organisaties die zich inzetten voor maatschappelijk verantwoord ondernemen als onderdeel van hun bredere doelstellingen op het gebied van merkreputatie en naamsbekendheid, kan inkoop deze doelstellingen ondersteunen met sterk leveranciersbeheer en toezicht.

Een Procurement Center of Excellence bouwen

Een strategisch adviseur zijn voor het bedrijf begint met het begrijpen van de uitdagingen van elke bedrijfseenheid zoals die nu bestaat. Dit helpt om de bijdragen van inkoop vast te stellen die verder gaan dan alleen kostenbeheer en leverancierscontinuïteit.

Door belanghebbenden uit belangrijke bedrijfseenheden te interviewen, kunnen beide partijen sterkere interne relaties opbouwen. Sommige bedrijfseenheden omzeilen bijvoorbeeld inkoop, maar weet je waarom?

Als bedrijfseenheden inkoop zien als een trage, kostenbeperkende poortwachter, probeer dan de waarde te laten zien die inkoop kan bieden door besparingen te benutten die op andere manieren kunnen worden geïnvesteerd, zoals het aannemen van extra personeel of het aanschaffen van nieuwe tools en technologie die de operationele efficiëntie kunnen verhogen.

Met de input van interne belanghebbenden kun je beginnen je onderzoek uit te breiden naar externe belanghebbenden, waaronder je leveranciers. Leveranciers zijn niet alleen goed op de hoogte van wat er in de bredere markt gebeurt, maar ze kunnen ook regionaal en lokaal inzicht verschaffen.

Van de gevoelens van medewerkers over het management in fabrieken tot zorgen over slechte weersomstandigheden die overstromingen en modderstromen kunnen veroorzaken, je leveranciers hebben informatie uit de eerste hand over risico's en kansen.

Gesprekken met je leveranciers kunnen ook helpen om de gaten in je gegevens op te vullen. Wie zijn de leveranciers van je leveranciers? In welke regio's of plaatsen zijn die leveranciers actief? Aangezien de meeste organisaties een beperkt zicht hebben buiten de Tier 1-leveranciers, kan deze informatie de inkoop helpen om snel te handelen in het geval van een verstoring.

De informatie van zowel interne als externe belanghebbenden op één centrale locatie zorgt voor één bron van waarheid binnen je inkoopteam met inzichten die bruikbaar en betrouwbaar zijn.

Meer lezen: Optimaliseer je strategie voor relatiebeheer met leveranciers

De rol van inkoop binnen de algemene strategie van het bedrijf

Zodra je input hebt van de belangrijkste belanghebbenden, is het tijd om de waarde van inkoop in kaart te brengen in relatie tot de algehele strategie van de organisatie. Hier is het belangrijk om de gebieden te identificeren en te definiëren waarop inkoop bijdraagt aan de algemene bedrijfsdoelen. Kostenbesparingen zijn belangrijk voor elk bedrijf, dus het moet niet worden afgedaan als een KPI.

Naast kostenbesparingen en leveringscontinuïteit speelt inkoop ook een duidelijke rol bij het beheren van risico's. Uit een onderzoek van Dun & Bradstreet bleek dat het niet de directe leveranciers (Tier 1) waren die tijdens de pandemie de meeste problemen veroorzaakten in de toeleveringsketen, maar eerder Tier 2 en Tier 3 leveranciers.

Zichtbaarheid in de toeleveringsketen is een sterke risicobeperkende strategie om kinderarbeid, mensenhandel en onveilige of illegale arbeidsomstandigheden uit te sluiten. Naast de maatschappelijke gevolgen van zakendoen met slechte actoren, zijn er ook de gevolgen voor de reputatie van de organisatie.

Als het gaat om interne bedrijfsfuncties, zijn er gebieden waar ongeoorloofde uitgaven (ook wel tail spend genoemd) beter kunnen worden beheerd en waar middelen opnieuw in het bedrijf kunnen worden geïnvesteerd om de cashflow te verhogen - een noodzaak op dit moment.

Click to read Source to Contract (Gated)

Een Procurement Center of Excellence moet duidelijk gedefinieerde doelen en KPI's hebben, schaalbare en herhaalbare processen omvatten en gebieden voor innovatie en verbetering identificeren. Enkele van deze gebieden die de waarde van inkoop buiten zijn traditionele bereik laten zien, zijn:

• Categoriemanagement - Ontwikkel diepgaande categorie-expertise in zowel interne als externe bedrijfsfuncties die zullen zorgen voor nauwkeurigere prognoses.
• Leveranciersbeheer - Beheer risico's in leveranciersrelaties, ontwikkel doelstellingen en KPI's om de prestaties van leveranciers te beoordelen en controleer leveranciers op naleving.
• Strategische inkoop - Identificeer ongeoorloofde uitgaven om deze onder controle te krijgen, minimaliseer de tijd die nodig is voor complexe onderhandelingen met leveranciers met behulp van digitale tools zoals eAuctions, en stroomlijn RFx-activiteiten met contractbeheersoftware zoals eRFx.
• Projectbeheer - Organiseer en volg projecten op één centrale locatie die toegankelijk is in de Cloud, maak projectdashboards om resultaten te communiceren en beheer workflows tussen je team.
• Uitgavenanalyse - Door de uitgavengegevens van de organisatie te analyseren, kunnen inkoopteams mogelijkheden voor kostenbesparingen identificeren en weloverwogen beslissingen nemen om hun inkoopstrategieën te verbeteren en optimaliseren. Dit proces maakt een grondige analyse van de uitgaven mogelijk, wat leidt tot een effectiever gebruik van middelen en betere financiële resultaten.

Inkoopmedewerkers zijn detailgericht, deskundige strategen en ongelooflijke relatiemanagers. Maar bedrijfsleiders reageren op gegevens. Kostenbesparingen zijn een belangrijke KPI om te communiceren, maar inkoop heeft meer te bieden.

Een Procurement Center of Excellence kan een integrale rol spelen bij het valideren van inkoop als strategische partner in goede en slechte tijden.

Hoe kan Unit4 je helpen bij het opzetten van een Procurement Center of Excellence?

Unit4 Source to Contract by Scanmarket creëert de technologische basis voor een Procurement Center of Excellence. Door je teams te voorzien van een uniform platform voor elk aspect van het inkooptraject en door gebruik te maken van vooraf gedefinieerde sjablonen en geautomatiseerde workflows, stel je iedereen in je organisatie in staat om met meer vertrouwen leveranciersovereenkomsten te sluiten die de strategische doelen van je organisatie ondersteunen.

Om te zien wat onze oplossingen voor jou kunnen betekenen, ga je naar onze pagina Source-to-Contract of klik je hier om een demo te boeken.