Så skapar ni ett kompetenscenter för inköp

För många betraktas inköp som en strategisk partner enbart i kristider. När krisen väl lagt sig anses inköpets inflytande inte längre vara centralt för verksamheten.

Under de senaste 20 åren har inköp tagit en allt tydligare ledarskapsroll i organisationer, mycket tack vare den tekniska utvecklingen inom branschen som ger djupare insyn i verksamheten.

Men funktionen har fortfarande ett visst imageproblem. Reaktiva och taktiska krishanteringsmetoder gör att verksamheten reagerar långsamt och har svårt att återhämta förluster.

För att inköp ska kunna fungera som en strategisk rådgivare före, under och efter en kris behöver ledningen skapa ett inköps-kompetenscenter (CoE) som definierar inköpets värde, kommunicerar mål och beprövade metoder, mäter framgång och mycket mer.

Läs vidare:

• Vad är ett inköps-kompetenscenter?
• Att bygga ett inköps-kompetenscenter
• Inköpets roll i företagets övergripande strategi
• Hur kan Unit4 hjälpa er att skapa ett inköps-kompetenscenter?

Vad är ett inköps-kompetenscenter?

Vilken affärsenhet som helst kan skapa ett CoE. Det är både en kvantitativ och kvalitativ strategi som hjälper inköps- och verksamhetsledare att identifiera och förstå gemensamma mål, etablera processer för att nå dessa mål och kommunicera resultat.

Ett inköps-CoE ger avdelningsövergripande ledarskap, fastställer beprövade metoder som stöds av branschforskning och identifierar utbildnings- och supportbehov för viktiga intressenter och affärsfunktioner.

Ett CoE är ett sätt att illustrera inköpets strategiska mål i relation till verksamhetens prioriteringar. Som exempel kan inköp, för organisationer som arbetar med socialt ansvarstagande som en del av sitt varumärkesarbete, stödja dessa mål med en strukturerad leverantörshantering och tydlig uppföljning.

Att bygga ett inköps-kompetenscenter

Att vara en strategisk rådgivare till verksamheten börjar med att förstå varje affärsenhets nuvarande utmaningar. Det hjälper till att etablera inköpets bidrag bortom den snäva synen på kostnadshantering och leverantörskontinuitet.

Att intervjua intressenter från centrala affärsenheter stärker relationerna mellan parterna. En del affärsenheter kringgår exempelvis inköp, men vet ni varför?

Om affärsenheterna uppfattar inköp som en trög grindvakt för kostnadskontroll kan det vara värt att visa vilket värde inköp faktiskt tillför, till exempel genom besparingar som kan återinvesteras på andra sätt, från att anställa fler medarbetare till att skaffa nya verktyg och teknik som ökar den operativa effektiviteten.

Med input från interna intressenter kan ni börja bredda er omvärldsbevakning till externa parter, inklusive era leverantörer. Leverantörer har inte bara god kännedom om vad som händer på den bredare marknaden, de kan också ge insikter på regional och lokal nivå.

Från medarbetarnas syn på ledningen i fabriker till oro för extremväder som kan orsaka översvämningar och jordskred, har era leverantörer förstahandsinformation om risker och möjligheter.

Samtal med era leverantörer kan också bidra till att fylla luckor i era data. Vilka leverantörer har era leverantörer? I vilka regioner eller orter verkar dessa? Eftersom de flesta organisationer har begränsad insyn bortom Tier 1-leverantörer kan denna information hjälpa inköp att agera snabbt vid störningar.

Samlad information från både interna och externa intressenter på ett och samma ställe säkerställer en gemensam källa till sanning inom ert inköpsteam, med insikter som är konkreta och tillförlitliga.

Mer läsning: Optimera er strategi för leverantörsrelationer

Inköpets roll i företagets övergripande strategi

När ni har samlat in synpunkter från centrala intressenter är det dags att kartlägga inköpets värde i relation till organisationens övergripande strategi. Det är viktigt att identifiera och definiera de områden där inköp bidrar till de gemensamma verksamhetsmålen. Kostnadsbesparingar är centrala för alla verksamheter och bör inte avfärdas som ett KPI.

Utöver kostnadsbesparingar och leveranskontinuitet har inköp en tydlig roll i riskhantering. En studie från Dun & Bradstreet visade att det inte var direkta leverantörer (Tier 1) som orsakade de största problemen i leveranskedjan under pandemin, utan snarare Tier 2- och Tier 3-leverantörer.

Insyn i leverantörsbasen är en viktig strategi för riskminimering, bland annat för att motverka barnarbete, människohandel och osäkra eller olagliga arbetsförhållanden. Utöver de samhälleliga konsekvenserna av att samarbeta med oseriösa aktörer finns det även en varumärkesmässig risk för organisationen.

När det gäller interna affärsfunktioner kan okontrollerade utgifter (även kallade tail spend) hanteras bättre och frigjorda medel återinvesteras i verksamheten för att förbättra kassaflödet, något som är avgörande just nu.

Ett inköps-CoE behöver tydligt definierade mål och nyckeltal, skalbara och repeterbara processer samt identifierade områden för innovation och förbättring. Exempel på områden där inköpets värde syns bortom den traditionella rollen kan vara:

Utgiftsanalys

Genom att analysera organisationens utgiftsdata kan inköpsteam identifiera möjligheter till kostnadsbesparingar och fatta välgrundade beslut för att förbättra och optimera sina inköpsstrategier. Processen möjliggör en grundlig genomgång av kostnader, vilket leder till mer ändamålsenlig resursanvändning och stärkta ekonomiska resultat.

Inköpsproffs är detaljorienterade, skickliga strateger och starka relationsbyggare. Men verksamhetsledare svarar på data. Kostnadsbesparingar är ett viktigt nyckeltal att lyfta fram, men inköp har mer att erbjuda.

Ett inköps-CoE kan spela en nyckelroll i att befästa inköpets ställning som strategisk partner, både i goda tider och i utmanande perioder.

Hur kan Unit4 hjälpa er att skapa ett inköps-kompetenscenter?

Unit4 Source to Contract by Scanmarket skapar den tekniska grunden för ett inköps-kompetenscenter. Ni får en samlad plattform för varje del av inköpsprocessen, med färdiga mallar och automatiserade arbetsflöden som gör det möjligt för alla i er organisation att med större säkerhet ingå leverantörsavtal som stödjer organisationens strategiska mål.

För att se vad våra lösningar kan göra för er, besök vår Source-to-Contract-sida eller klicka här för att boka en demo.