Så bygger ni ett Center of Excellence för inköp och kategoristyrning
Att tydliggöra inköpsfunktionens värde för verksamhetens övergripande mål bidrar till att öka den operativa effektiviteten, samla viktiga intressenter och driva förändring i hela organisationen.
Inköpare är engagerade och dedikerade, men deras roll i verksamheten är ofta djupt missförstådd och underskattad.
För många ses inköp som en strategisk partner först när en kris slår till. Så fort krisen lagt sig betraktas inköps inflytande inte längre som strategiskt för verksamheten.
Under de senaste tjugo åren har inköp tagit en starkare ledarroll i många organisationer. Mycket av detta beror på tekniska framsteg som ger betydligt bättre insyn och kontroll.
Samtidigt dras yrkesrollen fortfarande med vissa fördomar. Ett reaktivt och taktiskt arbetssätt vid kriser gör att verksamheten reagerar långsamt och har svårt att hämta igen förluster.
För att inköp ska fungera som en strategisk rådgivare före, under och efter en kris måste ledningen inrätta ett Center of Excellence (CoE) för inköp. Det definierar inköpsfunktionens värde, förmedlar mål och Best practices, mäter resultat och mycket mer.
Se S2C i praktiken
Med bara några få klick kan ni se korta on-demand-demofilmer som matchar er organisations prioriteringar inom inköp.
Vad är ett Center of Excellence för inköp?
Alla affärsområden kan skapa ett CoE. Det är en strategi med både kvantitativa och kvalitativa inslag som hjälper inköpsansvariga och företagsledare att förstå gemensamma mål, etablera processer för att nå dem och förmedla resultat.
Ett CoE för inköp ger avdelningsövergripande ledarskap, etablerar Best practices baserade på branschforskning och ringar in behov av utbildning och stöd för viktiga intressenter och verksamhetsfunktioner.
Ett CoE är ett sätt att synliggöra inköps strategiska mål sida vid sida med affärsmässiga prioriteringar. För organisationer som satsar på hållbarhet och socialt ansvar (CSR) kan inköp exempelvis stödja detta arbete genom gedigen leverantörsstyrning och tillsyn.
Att bygga ett Center of Excellence för inköp
Att bli en strategisk rådgivare till verksamheten börjar med att förstå de verkliga utmaningar som varje affärsområde står inför. Det hjälper er att lyfta fram inköps bidrag bortom det snäva synsättet som enbart fokuserar på kostnadskontroll och leveranssäkerhet.
Genom intervjuer med nyckelpersoner från olika affärsområden kan ni bygga starkare interna relationer. Vissa enheter rundar till exempel inköpsfunktionen helt, men vet ni varför?
Om inköp uppfattas som en långsam grindvakt med ensidigt fokus på kostnader, visa då vilket värde funktionen faktiskt tillför. Besparingar kan frigöra medel till andra satsningar: allt från att anställa ny personal till att investera i verktyg som ökar den operativa effektiviteten.
När ni har samlat synpunkter internt kan ni vidga undersökningen till externa parter, framför allt era leverantörer. Leverantörer har god koll på vad som händer på den bredare marknaden och kan bidra med värdefulla regionala och lokala insikter.
Vare sig det rör stämningen bland fabriksarbetare eller oro för extrema väderhändelser som översvämningar har era leverantörer förstahandsinformation om både risker och möjligheter.
Dialogen med leverantörerna kan också täppa till luckor i era data. Vilka är era leverantörers leverantörer? I vilka regioner är de verksamma? Eftersom de flesta organisationer har begränsad insyn bortom första leverantörsledet kan denna information hjälpa inköpsteamet att agera snabbt vid eventuella störningar.
När insikter från både interna och externa intressenter samlas på en central plats skapas en gemensam sanningskälla för inköpsteamet, med information som är både tillförlitlig och enkel att agera på.
Inköps roll i företagets övergripande strategi
När ni har samlat in underlag från viktiga intressenter är det dags att kartlägga inköps värde i förhållande till organisationens övergripande strategi. Här gäller det att identifiera och definiera de områden där inköp bidrar till verksamhetsmålen. Kostnadsbesparingar är viktiga för alla företag och ska inte avfärdas som nyckeltal.
Utöver besparingar och leveranssäkerhet har inköp en självklar roll i att hantera risker. En studie från Dun & Bradstreet visade att det inte var direkta leverantörer (Tier 1) som orsakade störst problem i leveranskedjan under pandemin, utan leverantörer i andra och tredje ledet (Tier 2 och Tier 3).
God insyn i leverantörsledet är en effektiv strategi för riskminimering för att utesluta barnarbete, människohandel samt osäkra eller olagliga arbetsförhållanden. Vid sidan av de samhälleliga konsekvenserna av att göra affärer med oseriösa aktörer finns det också en betydande anseenderisk för organisationen.
När det gäller interna processer finns det områden där köp utanför avtal (så kallad tail spend) kan kontrolleras bättre, så att medel kan återinvesteras i verksamheten och stärka kassaflödet, något som är högst angeläget just nu.
Ett CoE för inköp måste ha tydligt definierade mål och nyckeltal, bygga på skalbara och repeterbara processer samt peka ut områden för innovation och utveckling. Exempel på områden som visar inköps värde utanför dess traditionella ramar är:
- Kategoristyrning: Utveckla djup kompetens inom olika inköpskategorier i både interna och externa funktioner för att skapa mer träffsäkra prognoser.
- Strategiskt inköp: Identifiera inköp utanför avtal för att få kontroll över utgifterna, korta ned tiden för komplexa leverantörsförhandlingar med digitala verktyg som eAuctions och effektivisera anbudsförfrågningar med avtalshanteringssystem som eRFx.
- Leverantörsstyrning: Hantera risker i leverantörsrelationer, ta fram mål och nyckeltal för att utvärdera leverantörsprestanda samt granska leverantörer utifrån regelefterlevnad.
- Projektledning: Organisera och följ upp projekt på en samlad plats i molnet, skapa dashboards för att presentera resultat och styr arbetsflöden inom teamet.
Kostnadsanalys
Genom att analysera organisationens kostnadsdata kan inköpsteam identifiera besparingsmöjligheter och fatta välgrundade beslut för att utveckla och optimera sina inköpsstrategier. Processen ger en grundlig genomlysning av utlägg, vilket leder till effektivare resursanvändning och bättre ekonomiska resultat.
De som arbetar med inköp är noggranna, strategiskt skickliga och duktiga på relationsbyggande. Men företagsledare styrs av data. Kostnadsbesparingar är ett viktigt nyckeltal att kommunicera, men inköp har betydligt mer att erbjuda.
Ett CoE för inköp spelar en avgörande roll för att etablera inköpsfunktionen som en strategisk partner, i såväl medgång som motgång.
Hur kan Unit4 hjälpa er att skapa ett Center of Excellence för inköp?
Unit4 Source to Contract by Scanmarket lägger den tekniska grunden för ett modernt Center of Excellence för inköp. Lösningen ger era team en gemensam plattform för hela inköpsprocessen och använder färdiga mallar och automatiserade arbetsflöden. Det ger alla i organisationen trygghet att sluta leverantörsavtal som stöder era strategiska verksamhetsmål.
Besök gärna vår sida om Source-to-Contract eller klicka här för att boka en demo för att se vad våra lösningar kan göra för er.
Vidare läsning och resurser
Produkt: Unit4 Contract Management by Scanmarket
Förenkla avtalshanteringen med en central lagringsplats för bättre efterlevnad, insyn och kostnadseffektivitet.
Produkt: Unit4 Supplier Management by Scanmarket
Centralisera alla leverantörsdata och minska risken med automatiserad onboarding och efterlevnadshantering.
Produkt: Unit4 eAuction by Scanmarket
Effektivisera leverantörsförhandlingarna med eAuctions för lägre kostnader och bättre marknadstransparens.