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10 Méthodes pour améliorer l'efficacité du partage de documents dans votre projet

Posté(e) par  Benoit Letendre

Pour qu’une entreprise atteigne le succès auquel elle aspire, il est désormais impératif d’avoir des équipes engagées et collaboratives. Des études montrent qu'au cours des 20 dernières années, le temps passé par les managers et employés sur des projets communs a augmenté de plus de 50%, et que les entreprises collaboratives ont tendance à afficher un meilleur niveau d’engagement de la part de leurs employés. Cependant, tandis que les entreprises tentent de renforcer la collaboration entre employés, elles se heurtent souvent au problème de l’obsolescence de leur technologie. Des logiciels conçus à l’origine pour être utilisés individuellement ont du mal à répondre aux besoins d’un travail d’équipe collaboratif. Le partage de données est pourtant crucial pour une collaboration efficace.

Les enjeux du partage de documents

Plusieurs entreprises s’appuient toujours sur des solutions datant parfois de 10 à 15 ans, un temps où les employés travaillaient individuellement sur leurs projets puis envoyaient le résultat à leur responsable pour vérification. Malgré l’évolution du modèle collaboratif, plusieurs entreprises continuent à s’appuyer sur les mêmes programmes qu’ils utilisaient pour le modèle individuel. Par conséquent, les employés travaillant sur un même projet se font circuler le même document d’une personne à l’autre, les obligeant à rechercher par la suite la version la plus récente du document en cas de besoin. Vous l’aurez compris, avec ce modèle les modifications et mises à jour sont difficiles à suivre, et il est compliqué pour les membres d’une équipe de savoir s’ils possèdent ou non la version la plus récente du projet.

Améliorer l’efficacité du partage de documents

Évoluer vers une plateforme de partage axée sur le travail d’équipe permet d’augmenter l’efficacité de l’équipe tout en réduisant le sentiment de frustration. Les solutions de qualité en matière de partage de documents incluent souvent une grande partie des caractéristiques suivantes : 

 

  • Un stockage sécurisé

La première chose à prendre en considération dans une solution d’entreprise est l’équilibre entre l’accessibilité des documents et la sécurité. Le stockage sur le Cloud est pratique et peu coûteux, mais des informations sensibles peuvent être exposées si elles ne sont pas gérées prudemment. Prenez soin de choisir une solution qui vous permet de différencier les emplacements de stockage internes et Cloud, pour vous assurer de la protection des données confidentielles. 

 

  • Un accès sécurisé

En plus de protéger vos données des menaces externes, garder le contrôle sur les droits d’accès permet d’assurer une couche de protection interne. Les logiciels traditionnels privilégient les mots de passe, ce qui peut être pratique mais s’accompagne de plusieurs désavantages. On ne peut pas récupérer un mot de passe oublié et il arrive même dans certains cas que les documents ne soient protégés que contre les changements accidentels et pas contre les changements et les divulgations intentionnels. Les outils collaboratifs les plus récents permettent aux chefs de projets d’accorder des niveaux d’accès différents aux utilisateurs appropriés, il est donc plus facile de sécuriser les données et garder une trace des modifications effectuées.  

 

  • L’adaptabilité

Tandis que la technologie ne cesse d’évoluer, même les versions les plus récentes des programmes de partage traditionnels rencontrent des problèmes de compatibilité. Un outil collaboratif intégré s’adapte bien plus facilement. Les mises à jour continues s’appliquent à tous les documents hébergés dans le système, ce qui permet d’éviter des problèmes de compatibilité

 

  • La Flexibilité

Les logiciels collaboratifs de pointe sont faits pour être flexibles. Les projets complexes nécessitent souvent une combinaison de traitement de texte, gestion de base de données, de reporting et de présentation. Les nouvelles technologies donnent aux utilisateurs la possibilité d’accéder à tous ces outils depuis une seule et même application

La Communication

Les emails et la messagerie instantanée sont des outils très utiles en matière de communication rapide durant les projets. Cependant, il arrive parfois que des feedbacks critiques soient perdus dans la foulée, en raison de la grande quantité d’emails et de messages qu’un employé reçoit chaque jour. Les nouvelles plateformes collaboratives offrent des outils de communication intégrés, ce qui permet de discuter directement dans le logiciel de gestion. Cela permet de rassembler les conversations en un seul point, avec un suivi permanent des commentaires liés au projet.  

Suivez les changements

La plupart des solutions actuelles sont créées en partant du principe que la collaboration est un procédé courant dans le déroulement des projets. Les anciennes solutions créées pour un seul utilisateur n’avaient que faire du suivi des changements et des personnes concernées. Les temps ont changé et les solutions récentes opèrent différemment, par exemple elles laissent une trace chaque fois qu’un utilisateur intervient sur le projet, ce qui rend très simple le suivi des changements et mises à jour effectuées

Une plateforme unique

Alors que beaucoup d’entreprises adoptent une “suite” de produits provenant du même développeur, leurs logiciels de traitement de texte, de base de données et de tableur sont finalement des programmes distincts. Cela peut s’avérer délicat lors des travaux de groupe, étant donné que le transfert de données entre programmes n’est pas toujours réussi. D’où l’utilité des logiciels collaboratifs dernier-cri qui offrent des solutions tout-en-un, permettant ainsi un échange d’informations plus rapide et efficace.

Upload automatisé

La plupart des programmes de bases de données et de tableurs nécessitent une saisie manuelle des données – ne serait-ce qu’au début du projet. La saisie manuelle est exposée à l’erreur humaine. Plus il y a de données saisies manuellement, plus forte est la probabilité d’erreur. Les nouveaux programmes réduisent drastiquement le besoin en saisie manuelle, ce qui permet d’économiser du temps et limiter les erreurs.  

Simplfier la gestion de projet

Simplifier la gestion d’un projet libère un temps précieux pour se consacrer aux tâches importantes, et les développeurs l’ont bien compris. Ils intensifient leurs efforts afin de créer des solutions de gestion de projet efficaces. Les solutions de qualité offrent la possibilité d’assigner des tâches et des deadlines spécifiques aux utilisateurs, et ils ont la possibilité de voir les progrès de tous les participants sur leurs missions.  

La Portabilité

Beaucoup d’entreprises gèrent leurs équipes virtuellement, leurs employés pouvant être en déplacement ou en train de travailler en home office. Avec les solutions actuelles de partage de document, les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux informations nécessaires depuis n’importe quel appareil sécurisé avec un accès internet.  

La nouvelle approche collaborative a dépassé les méthodes traditionnelles de partage de document. Les collaborateurs ont besoin d’un accès facile aux versions les plus récentes de leur travail collectif, sans avoir à parcourir des flux d’emails interminables. De nouvelles technologies telles que Unit4 Professional Services Automation ont été développées pour améliorer l’efficacité du partage de documents. Pas mal d’entreprises visionnaires profitent déjà des bénéfices en productivité apportés par ces solutions. 

 

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benoit letendre

Benoit Letendre

Au sein de l’équipe Marketing France, passionné par la transformation digitale et la rédaction à mes heures perdues, je suis en charge d’accompagner les sociétés de service et les directions financières dans leur transformation digitale. Chez Unit4, nos solutions sont conçues en fonction des personnes qui vont les utiliser. Notre Self Driving ERP offre productivité et performance à vos équipes.

Notre réussite se mesure uniquement à l’aune de la satisfaction de nos clients et de notre capacité à répondre à leurs besoins, actuels et futurs.

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