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Comment accélérer et réussir son projet ERP ?

Posté(e) par  Esther Edelstein

Implanter un ERP dans une société de services avec succès, c’est tout à fait possible et c’est même recommandé pour réellement améliorer la performance opérationnelle ! Mais encore faut-il bien s’y prendre sur de multiples aspects : définition précise des besoins, constitution des équipes, implication de la Direction, adaptation de la méthodologie à l’entreprise et à sa culture, choix d’un ERP adapté à son secteur d’activité, etc.

Car même si l’on peut parfois lire un article sur les difficultés de certaines entreprises dans le déploiement de leurs projets ERP, lorsque l’on s’y prend bien et que la solution retenue est suffisamment agile pour faire face aux changements (et notamment aux changements d’avis en cours de projet), il y a de très beaux succès.

Alors quelle est la vérité derrière la mise en place des projets ERP ? Pourquoi certaines entreprises y arrivent avec des déploiements plus rapides que prévus pendant que d’autres semblent connaître des désillusions par rapport aux objectifs initiaux qui avaient été validés en avant-vente ?

Est-ce que les Best Practices historiques de mise en place comme par exemple l’importance donnée à la conduite du changement ou le découpage des projets ERP en plusieurs phases au lieu des démarrages « Big-bang » sont toujours suffisantes en 2016 ? Ou est-ce que les nouvelles attentes des entreprises dans leurs choix d’investissements IT modifient la donne et nécessitent aujourd’hui de nouvelles réponses de la part des éditeurs ?

 

La vérité sur les projets ERP

Si l’on regarde du côté des ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire), on se rend compte que les projets ERP sont toujours assez longs : 21,3 mois en moyenne selon la dernière étude du Panorama Consulting Group. Mais c’est le temps nécessaire pour des projets qui transforment réellement l’entreprise et sont de ce fait très impactant tant pour l’organisation que pour les collaborateurs. D’autant plus dans une société de services où la performance opérationnelle repose grandement sur la bonne utilisation des ressources humaines. Déployer un projet ERP avec succès prend donc du temps, peut-être trop finalement, et cela amène certaines entreprises à connaître des déceptions post-démarrage.

Car si les projets ERP qui échouent totalement sont rares, il y en a peu qui réussissent à atteindre tous les objectifs annoncés en avant-vente dès le début de la mise en production. En effet, il y a toujours une phase de « fluctuation » au moment du démarrage où l’adéquation entre l’ERP et les traitements métiers peut se dégrader car les utilisateurs commencent à utiliser la solution et découvrent des points qu’ils n’avaient pas forcément identifiés avant ou bien se rendent compte que des cas exceptionnels qu’ils avaient appris à gérer « manuellement » dans l’ancien système n’ont pas été prévus et qu’il leur est impossible de contourner certains processus. Sans oublier que certains bénéfices sont de toute façon plus longs à atteindre que d’autres. Il est pourtant possible de réduire cette « fluctuation » en renforçant la conduite du changement auprès des utilisateurs finaux.

Une chose est sûre, toutes les entreprises qui ont atteint les objectifs de leur projet ERP reconnaissent que ça leur a apporté une vraie valeur ajoutée opérationnelle et une maîtrise totale de la qualité des données. Mais pour cela, il faut aussi choisir la solution ERP la plus évolutive possible car entre le moment où l’on rédige le cahier des charges et celui où l’on démarre sur un premier périmètre, les besoins auront déjà changé !

 

Les nouvelles attentes des entreprises pour leurs projets ERP

La transformation digitale et le choix de plus en plus fréquent de logiciels accessibles en mode SaaS ont considérablement modifié les attentes des entreprises qui veulent des projets informatiques plus rapides et menés en parfaite synergie avec les métiers.

Le rapport annuel 2016 du cabinet Panorama Consulting Group sur le marché de l’ERP expliquait justement que les tendances de fond qui conditionnent désormais les investissements sont une baisse des coûts et une plus grande souplesse afin d’obtenir un meilleur ROI (Return On Investment).

L’étude montre également une évolution dans les pratiques du fait de la multiplication des offres disponibles. En effet, les solutions très spécialisées, dites « Best-of-breed », retrouvent de l’attrait aux yeux des entreprises dans des contextes de déploiement hybrides avec les ERP. Mais pour autant, il faut que le socle applicatif qui gère les référentiels de données soit le plus fiable possible et capable d’accueillir facilement de nouvelles interactions avec des systèmes tiers. C’est une condition indispensable pour améliorer la performance et la productivité dans ce contexte « hybride ».

Les entreprises qui déploient un ERP en 2016 veulent donc réduire la durée des projets et favoriser la capacité à le mettre à jour de manière simple et rapide. Elles poursuivent ainsi l’objectif d’améliorer la profitabilité de leur solution en diminuant le TCO (Total Cost of Ownership).

Les éditeurs l’avaient bien anticipé depuis plusieurs années en proposant des ERP « sectoriels » ou « verticalisés » dont les fonctionnalités sont pensées pour répondre à des besoins spécifiques à chaque secteur d’activité. Les intégrateurs renforçant parfois ce dispositif en se spécialisant sur certains secteurs en fonction de leurs expériences de déploiement.

Cela accélère effectivement les projets ERP mais est-ce toujours suffisant en 2016?

 

Comment vraiment accélérer le déploiement d’un projet ERP ?

Privilégier les Best Practices métiers et rester au maximum dans le standard de l’ERP retenu est toujours un facteur clé de succès. C’est la « règle des 80/20 » : 80% des besoins trouveront des réponses dans les fonctionnalités standard de l’ERP et seront pris en compte assez simplement tandis que les 20% restants pourront être compliqués à intégrer selon la solution retenue et l’entreprise tombera parfois dans l’écueil du spécifique ou de la « quête sans fin de la solution parfaite ». L’ERP devient tellement personnalisé qu’il est devenu très compliqué à maintenir voire impossible à mettre à jour. Même si cela peut paraître évident, c’est un principe auquel il ne faut pas déroger.

Mais choisir un ERP « sectoriel » ou « verticalisé » pour son activité, ainsi qu’un intégrateur disposant déjà d’expériences similaires, ne suffisent plus pour accélérer son projet ERP et avoir un ROI de mise en place plus rapide (c’est-à-dire accélérer le « Time to Value »). Si l’on écoute les utilisateurs, ils voudraient presque des « auto-configurations » comme ils le voient dans les solutions Cloud grand public déployées quasi instantanément.

Certains éditeurs l’ont bien compris et ont décidé de compléter leurs ERP sectoriels avec d’importants « packages » préconfigurés pour chacun des secteurs d’activités adressés. La solution est alors pré-paramétrée de manière fine et de nombreux processus métiers intègrent des modèles exploitables quasi immédiatement. Cela offre aux utilisateurs une souplesse de déploiement supérieure et allège les phases de formations qui étaient parfois trop longues.

Mais là où il n’y avait auparavant que quelques fichiers de paramètres proposés par l’éditeur ou par l’intégrateur, la stratégie gagnante d’aujourd’hui est de disposer de packages de pré-paramétrages sectoriels développés et maintenus par l’éditeur de l’ERP. Ils contiennent désormais autant de fonctionnalités applicatives que de données métiers et sont régulièrement mis à jour par l’éditeur plusieurs fois par an. Chez Unit4, ce sont les « Value Accelerators ».

Le projet ERP sera ainsi déployé encore plus rapidement et l’entreprise disposera ensuite d’une plus grande agilité au changement. Toutes les promesses initiales seront alors tenues : parfaite adéquation aux besoins métiers, gains significatifs dans la performance opérationnelle et une plus grande évolutivité du système d’information. Découvrez d’ailleurs dans l’étude Eval-Source ci-dessous quels sont les ERP les plus agiles du marché ?

 

Esther Edelstein

 

 

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