Unit4
Blog
L’ERP collaboratif libère la performance

Sociétés de services : libérez vos méthodes pour gagner en agilité

Posté(e) par  Esther Edelstein

 

A l'heure où établir des perspectives économiques pourrait ressembler à un parcours de montagnes russes, il est désormais indispensable de décloisonner le fonctionnement des sociétés de services pour gagner en agilité et en performance. Oui, mais comment ? Et quel rôle un ERP collaboratif pourrait-il jouer ?

Dans notre contexte d’instabilité économique, beaucoup de sociétés de services ont encore des organisations trop lourdes et trop hiérarchisées pour leur permettre de faire face rapidement aux changements de situations et aux évolutions de leurs Business Models. L'utilisation d’un ERP trop rigide, peu agile au changement et sans réelles fonctions collaboratives, risque d'en aggraver encore plus les conséquences. En effet, cette instabilité demande une plus grande agilité des entreprises qui devraient parfois se « mettre en mode start-up » afin d'être prêtes à rebondir à chaque instant pour s'adapter à l'exigence de la situation. Ce qui, malheureusement, est loin d'être le cas pour la plupart des sociétés de services qui subissent encore les freins liés aux modes de fonctionnement en « silos ».

Malgré tout, certaines ont compris l'intérêt de libérer leur organisation et méthodes de fonctionnement pour laisser place à un nouveau mode de management. Dans ce modèle, les entreprises gagnent en agilité, en productivité et donc en performance. Cela crée des liens plus efficaces entre différents services. Comme par exemple entre la Direction Financière et la Direction Marketing ou avec l'équipe commerciale : en travaillant de manière collaborative avec la Finance, les commerciaux évitent d'avancer sur des projets si la santé financière du prospect n'est pas au rendez-vous. Et si cette synergie se fait plus facilement, c'est surtout en raison d'outils digitaux de plus en plus performants. Aujourd'hui, on décloisonne, on casse les silos afin de réussir cette fameuse transformation digitale : c'est bon pour le moral des collaborateurs, mais attention aussi aux dérives...

 

Comment libérer la performance et l’agilité des sociétés de services ?

 

Décloisonner le fonctionnement de l'entreprise relève d'une véritable volonté managériale de faire progresser l'ensemble des collaborateurs en même temps.

L’élément fondateur est évidemment la communication transverse : il est important que les différents services puissent « parler » facilement entre eux, afin qu'ils mesurent chacun les contraintes humaines et techniques des autres et comprennent mieux les différents enjeux.

Libérer la performance c’est aussi libérer sa capacité à innover et cela nécessite de faire sauter les « verrous » hiérarchiques dans l'entreprise en allégeant les niveaux de management. On renforce ainsi l’agilité grâce à un mode de management plutôt horizontal que vertical et plus proche de la méthode « agile » utilisée dans certains projets. La motivation des collaborateurs augmente et ils gagnent en expériences, en compétences et en autonomie. En libérant leur organisation interne, les entreprises apprennent à faire davantage confiance à leurs équipes qui se sentent écoutées et sont responsabilisées. Pour cela, il faut aussi savoir accepter les éventuelles erreurs ou échecs des collaborateurs afin de leur permettre de rebondir et progresser. Car il n'y a pas d'échecs, il n'y a que des apprentissages, comme dit l'adage.

Pour assurer cette communication transverse et réussir à décloisonner le fonctionnement de l’entreprise, les outils digitaux collaboratifs peuvent grandement faciliter la tâche, d’autant plus s’ils sont directement intégrés à l’ERP. En effet, pour que les collaborateurs travaillent mieux ensemble, il faut qu’ils puissent partager l'information en temps réel et interagir en apportant un élément supplémentaire à un dossier par exemple, etc. Si l’ERP intègre des fonctions collaboratives de ce type, cela garantit des gains d’efficacité et de productivité importants pour l'entreprise. Mieux, l’ERP peut alors être l'outil de communication interne de préférence afin d'alerter les collaborateurs en fonction d'événements dans d'autres services ou de partager des reportings opérationnels entre plusieurs équipes. Et pourquoi pas diminuer les échanges d’emails internes ?

Prenons un exemple : si l'ERP partage réellement les bonnes informations et les bons indicateurs entre les commerciaux et le service comptable, cela permettrait d’éviter de relancer un client en retard de paiement si une négociation sur un projet difficile est en cours. Les fonctions collaboratives internes serviraient ainsi à renforcer la synergie vis-à-vis de la relation client au lieu de la dégrader par le manque de communication transverse.

 

Décloisonner, oui; mais attention aux abus...

 

Pour autant, il ne suffit pas de faire tomber les murs pour décloisonner, ni de supprimer tous les niveaux de management intermédiaires et ainsi tomber dans les écueils de l’entreprise « trop » libérée… Comme tout changement majeur, il faut l’organiser et prévenir les éventuels effets indésirables. C'est souvent le cas des Open-Space que l’on a parfois considéré comme le bon moyen de rétablir la communication transverse sans pour autant y promouvoir des codes de conduite appropriés comme celui lié à la bonne utilisation du téléphone. En effet, certains salariés n'apprécient pas d'entendre les conversations de leurs collègues et cela peut avoir des répercussions sur l'ambiance générale de travail comme sur la réalisation des missions.

Il ne faut pas non plus laisser libre cours à l'utilisation des smartphones personnels et favoriser le phénomène BYOD (Bring Your Own Device) qui impacte fortement la DSI en termes de sécurité. Certes, le collaborateur va justifier l'utilisation de ses propres outils par une meilleure performance dans son travail vis-à-vis des outils mis en place par la DSI mais cela contribue désormais à aggraver le phénomène BYOD qui évolue vers le BYOS (Bring Your Own Software) avec l’utilisation d’applications et de logiciels externes au système d’information présentant ainsi un risque majeur d’intelligence économique pour l’entreprise et de potentielle fuite des données.

Il est important de ne pas perdre le contrôle lorsque l’on veut décloisonner l’entreprise, que ce soit au niveau de la DSI ou des Directions métiers. Le DSI a la responsabilité d’exploiter la transformation numérique : il doit innover et proposer les meilleurs outils adaptés aux métiers, véritable clé du succès de la transformation digitale. Encore faut-il pour cela que l'entreprise devenue "agile et libérée" n'utilise pas cette terminologie comme un simple coup de com' ou un effet de mode.

 

Et si le changement était justement le moteur de l’entreprise ?

 

Quoiqu'il en soit, pour libérer sa performance et son agilité, l’entreprise doit disposer d’une organisation évolutive et vivre en permanence dans le changement pour pourvoir s'adapter rapidement aux nouvelles exigences économiques.

Si son mode de fonctionnement est agile et que les fonctions collaboratives sont en place, elle pourra s’appuyer sur la prise d’initiative chez ses collaborateurs grâce à la liberté d'expression et une plus grande motivation, favorisant ainsi l’émergence d’innovations  en interne. De nombreux salariés seraient ravis de contribuer à la révolution numérique de leur entreprise et à la construction de son nouveau modèle libéré…

Une entreprise agile est une entreprise collaborative, qui s'intéresse à la parole de ses équipes et la prend en compte. En cassant les silos entre les différents services, l'entreprise augmente assurément sa performance. Pour mettre toutes les chances de son côté, elle doit pouvoir s’appuyer sur un ERP souple et flexible qui prendra en compte facilement ces changements continus dans son organisation et qui intègrera également les processus opérationnels avec les fonctions collaboratives.

 

« Casser les silos » et proposer des outils intégrés et collaboratifs permet d’améliorer son agilité et sa performance. Pour vous aider dans cette démarche de transformation à la fois humaine et digitale, téléchargez notre guide sur les priorités à mettre en œuvre...

 

Esther Edelstein

 

 

Suivre linkedin