Unit4 Privacyverklaring

Unit4 N.V. en haar gelieerde bedrijven ("Unit4") zetten zich in om de privacy te beschermen van personen die websites van Unit4 bezoeken en personen die de software en services van Unit4 gebruiken.

Deze Privacy Policy beschrijft hoe Unit4 omgaat met privacy met betrekking tot:

  • de websites van Unit4;
  • de software en diensten aangeboden door Unit4 aan haar klanten.

Unit4 verwerkt uw persoonsgegevens met de nodige zorgvuldigheid, in overeenstemming met en alle toepasselijke wet- en regelgeving, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en voor zover deze betrekking heeft op de verwerking van persoonsgegevens elke van toepassing zijnde wet die de bestaande wetgeving wijzigt, overtreft of vervangt. In deze Privacy Policy wordt uitgelegd welke persoonsgegevens we verwerken, hoe we dat doen en hoe u bezwaar kunt maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

1.         WANNEER IS DEZE PRIVACY POLICY VAN TOEPASSING?

Deze Privacy Policy is van toepassing op alle persoonsgegevens die Unit4 verwerkt tijdens de uitvoering van onze diensten, inclusief de persoonsgegevens van bezoekers van de Unit4 websites.

2.         WIE VERWERKEN UW PERSOONSGEGEVENS?

Unit4 N.V., Stationspark 1000, Sliedrecht (contactadres: P.O. Box 5005, 3528 BJ Utrecht, Nederland), evenals de aan haar gelieerde bedrijven.

3.         WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WE?

We verzamelen en verwerken de volgende persoonsgegevens op verschillende manieren:

3.1       Met betrekking tot onze software en services:

i)          Contactgegevens, zoals naam, bedrijfsnaam, titel, e-mailadres, postadres en telefoon nummer, factuurgegevens, zoals naam en adres van facturering en het aantal gebruikers of systemen binnen de organisatie die gebruik zullen maken van onze software en services.

en

Met betrekking tot onze websites:

ii)          Informatie die we verkrijgen door uw gebruik van onze diensten en uw bezoek aan onze websites. Contactgegevens zoals naam, bedrijfsnaam, geboortedatum, (woon)adres, e-mailadres, IP-adres, bankrekeningnummer en telefoonnummer, gebruikersnaam en wachtwoord van het account. Informatie van uw webbrowser (zoals browsertype en browsertaal), uw Internet Protocol ("IP") adres, internetserviceprovider (ISP), besturingssysteem, datum/ tijdstempel en clickstream-gegevens en de acties die u op de websites van Unit4 uitvoert (zoals de bekeken webpagina's en de aangeklikte links). En we verwerken ook uw voorkeuren voor bepaalde producten en services.

3.2       Cookies

We gebruiken verschillende technologieën om informatie te verzamelen en op te slaan wanneer u een Unit4-website bezoekt, inclusief cookies. Unit4 heeft verschillende soorten cookies. Met de 'Strikt Noodzakelijke Cookies' verzamelen wij geen persoonsgegevens. Met de overige categorieën van cookies is er echter sprake van het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens. Dit doet Unit4 pas nadat wij u hierover hebben geïnformeerd en nadat we uw expliciete toestemming hebben verkregen. Sommige van de cookies stellen ons in staat het totaal aantal bezoekers van onze websites te berekenen en het gebruik van de websites te controleren. Dit helpt ons om onze websites te verbeteren en onze gebruikers beter van dienst te zijn. We gebruiken ook cookies die het gebruik van de website voor u gemakkelijker maken, bijvoorbeeld door het onthouden van gebruikersnamen, wachtwoorden en (taal) voorkeuren. We gebruiken ook tracking- en analysecookies om te zien hoe goed onze services door onze gebruikers worden ontvangen. We hebben ervoor gezorgd dat u de voorkeur van uw cookies te allen tijde beheert via de daarvoor bestemde knop op onze website. Lees onze Cookie Policy voor meer informatie over cookies en hoe u deze kunt beheren.

3.3       Uw mobiele apparaat

We kunnen functies bieden die afhankelijk zijn van het gebruik van aanvullende informatie op uw mobiele apparaat of die toegang vereisen tot bepaalde diensten. Toegang verlenen betekent niet dat we onbeperkte toegang hebben tot die informatie of toegang tot specifieke informatie zonder uw toestemming. Als toestemming wordt verleend, verzamelen we de informatie voor de specifieke doeleinden die benodigd zijn voor het aanvragen van de autorisatie.

Met name:

  • Foto’s en camera: we hebben geen toegang tot uw foto's noch uw camera zonder eerst uw uitdrukkelijke toestemming te hebben verkregen en we zullen uw fotobibliotheek of camerarol nooit scannen of importeren. Als u expliciete toestemming geeft voor toegang tot foto's of camera's, zullen we alleen afbeeldingen gebruiken die u specifiek kiest voor interactie met de aangeboden diensten.
  • Locatie: we zullen de locatie van uw mobiele apparaat niet verzamelen of gebruiken zonder eerst uw uitdrukkelijke toestemming te hebben verkregen. Locatie wordt alleen gebruikt om de vereiste diensten te leveren.
  • Contacten: we zullen uw contacten die op uw telefoon zijn opgeslagen, niet scannen of importeren zonder eerst uw uitdrukkelijke toestemming te hebben verkregen. Alleen als dit vereist is voor de diensten, hebben we met uw uitdrukkelijke toestemming toegang tot informatie die op uw mobiele apparaat is opgeslagen.

4.         GEBRUIK VAN UW PERSOONLIJKE INFORMATIE - DOELEINDEN EN GEBRUIK

Unit4 gebruikt de gegevens die we verzamelen voor:

4.1       Diensten

Unit4 verwerkt uw persoonsgegevens in de eerste plaats voor het uitvoeren van een overeenkomst en/ of om onze diensten aan u te kunnen leveren. We gebruiken de gegevens bijvoorbeeld om een factuur te sturen of om onze relatie met u te onderhouden. We gebruiken de gegevens ook om uw verzoek om informatie te beantwoorden of om uw aanvraag te evalueren.

Verder voor facturering en betaling en gebruik van het systeem. Om u klantenondersteuning en -training te bieden en om feedback van onze klanten te vragen. Bovendien om service- of technische problemen te voorkomen of aan te pakken, licentiehandhaving en op verzoek van een klant in verband met andere klantondersteuning en professionele services of zoals wettelijk vereist.

4.2       Betrokkenheid van derde partijen

Unit4 kan andere partijen inschakelen om (een deel van) onze diensten aan u, uit te voeren. Voor zover deze derden toegang nodig hebben tot persoonsgegevens om dergelijke diensten uit te voeren, heeft Unit4 de juiste contractuele en organisatorische maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens uitsluitend worden verwerkt voor de doeleinden die worden gespecificeerd in deze Privacy Policy en in overeenstemming met alle toepasselijke wetgeving en regelgeving.

4.3         Marketing- en verkoopactiviteiten

Als klant van Unit4 bieden wij u graag aanbiedingen voor onze producten en diensten aan. Dit doen we per telefoon, e-mail of gewone post, tenzij u hiertegen bezwaar maakt of u uitschrijft voor deze aanbiedingen.  Unit4 Abonnement centrum is beschikbaar om uw voorkeur aan te passen of om u uit te schrijven (zie punt 11.2).

4.4       Verwerking van uw gegevens op Unit4-websites

Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens op onze websites in de eerste plaats om onze (web) diensten te leveren en met u te communiceren. Om u informatie te sturen die u opvraagt ​​en om u andere marketinginformatie per e-mail, post of telefoon toe te sturen, bijvoorbeeld over onze andere software en diensten. We kunnen de informatie gebruiken om details van evenementen en marketingactiviteiten te verzenden. We gebruiken uw contactgegevens ook om onze eigen marketinginspanningen en prestaties te meten, alle marketingcontact met u te analyseren en de timing en de mate van succes. We gebruiken deze informatie voor wat gewoonlijk 'analytisch' wordt genoemd, met name om te begrijpen hoe bezoekers zich door onze websites bewegen, welke inhoud populair is en wat niet en (alleen of met informatie over het bedrijf waar u voor werkt) om meer gepersonaliseerde informatie te bieden over ons. We bewaren deze informatie zoals het IP-adres van een bezoeker en de contact informatie die u aan ons doorgeeft.

Uw persoonsgegevens worden ook gebruikt voor onderzoek en analyse om onze diensten en onze websites te verbeteren en we gebruiken uw persoonsgegevens (IP-adres) om te analyseren hoe vaak onze website wordt bezocht. We kunnen uw persoonsgegevens die op onze websites zijn ingevoerd in bepaalde gevallen ook gebruiken om per e-mail informatie over andere diensten van Unit4 naar u te verzenden, als u daarvoor toestemming hebt gegeven, tenzij u hier bezwaar tegen maakt of u zich uitschrijft. Raadpleeg hiervoor de onderstaande procedure (punt 11).

5.         DELEN

Als u onze website bezoekt deelt Unit4 deze informatie met:

5.1       Onze softwareproviders voor klantrelatiebeheer (Salesforce), aanbieders van marketing automatiseringsplatforms (Marketo), e-mailplatforms (zoals Marketo), hostingproviders voor websites.

5.2       Unit4 zal uw persoonsgegevens niet zomaar doorgeven aan personen of andere organisaties. Unit4 doet dit alleen als dit verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Unit4 zal dit ook alleen doen als een van de volgende gronden van toepassing is:

  • Met uw uitdrukkelijke toestemming;
  • Voor het sluiten van een overeenkomst;
  • Om juridische redenen/verplichtingen:

We kunnen uw persoonsgegevens delen met externe partijen buiten Unit4 als we oprecht  van mening zijn dat toegang tot en gebruik van de persoonsgegevens redelijkerwijs noodzakelijk is om:

i)          te voldoen aan toepasselijke wetten, voorschriften en/of gerechtelijke bevelen;

ii)          fraude, beveiligingsproblemen of technische problemen op te sporen, te voorkomen of anderszins aan te pakken; en/of

iii)         de belangen, eigenschappen of veiligheid van Unit4, onze gebruikers of het publiek te beschermen voor zover in overeenstemming met de wet.

  • Vitaal belang van de persoon in kwestie of andere natuurlijke personen;
  • Het uitvoeren van een taak die wordt uitgevoerd in het algemeen belang of bij de uitoefening van een verzoek van het openbaar gezag door Unit4;
  • Legitiem belang van Unit4;

5.3       We kunnen verzamelde, niet naar een persoon identificeerbare gegevens delen met onze partners, zoals adverteerders, of publiekelijk delen. We kunnen bijvoorbeeld informatie publiekelijk delen om trends over het wijdverbreide gebruik van onze diensten te laten zien. Dergelijke gegevens worden echter vooraf geanonimiseerd en bevatten niet langer persoonsgegevens.

5.4       Als Unit4 betrokken is bij een fusie, overname of verkoop van activa, blijven we de vertrouwelijkheid van alle persoonsgegevens waarborgen. We zullen alle betrokken klanten hiervan op de hoogte stellen voordat de persoonsgegevens worden overgedragen of worden onderworpen aan een ander privacy beleid.

6.            BEWAARTERMIJN

Unit4 bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. De bewaartermijn is afhankelijk van de aard van de informatie en de doeleinden van de verwerking. De maximale periode kan daarom variëren per gebruik. Het wordt echter automatisch verwijderd als we geen wettelijke reden hebben om het voor een langere periode te verwerken.

7.         RECHTEN VAN BETROKKENEN

Betrokkene(n): de persoon (personen) waar de specifieke persoonsgegevens betrekking op hebben.

Deze rechten zijn onder meer:

7.1       Het recht om Unit4 toegang te vragen tot uw persoonsgegevens.

Unit4 biedt u, als u de Betrokkene bent, toegang tot de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Dit betekent dat u contact met ons kunt opnemen om ons te informeren over uw persoonsgegevens die we hebben verzameld en verwerken en de doeleinden waarvoor dergelijke gegevens worden gebruikt. Hieronder vindt u de procedure en contactgegevens (punt 11).

7.2       Het recht om te verzoeken om rectificatie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens door Unit4

Als u van mening bent dat we inaccuraat uw persoonsgegevens bewaren, neem dan contact met ons op zodat we de gegevens kunnen corrigeren. Hieronder vindt u de procedure en contactgegevens (punt 11).

U kunt ons ook vragen om uw persoonsgegevens van onze systemen te verwijderen. We zullen aan dit verzoek voldoen, tenzij we een legitieme reden hebben om de gegevens te bewaren. Hieronder vindt u de procedure en contactgegevens (punt 11).

7.3       Het recht om bezwaar aan te tekenen

U kunt bezwaar maken tegen bepaald gebruik van uw persoonsgegevens als dergelijke gegevens worden verwerkt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van onze diensten of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting. U kunt ook bezwaar maken tegen elke verdere verwerking van uw persoonsgegevens. Hieronder vindt u de procedure en contactgegevens (punt 11).

Als u bezwaar hebt tegen de verdere verwerking van uw persoonsgegevens, kan dit leiden tot minder mogelijkheden om onze websites en andere diensten te gebruiken.

7.4       Het recht op dataportabiliteit

U heeft het recht om uw persoonsgegevens die u heeft verstrekt aan een verwerkingsverantwoordelijke, te ontvangen of om deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Indien u hierom verzoekt, zal Unit4 deze gegevens verstrekken op een gangbaar leesbaar format.

7.5       Het recht om van Unit4 beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te vragen;

7.6       Het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken, zonder de rechtmatigheid van verwerking te beïnvloeden op basis van toestemming vóór intrekking;

7.7       Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

De bovenstaande rechten zijn niet van toepassing als er een dwingende, gerechtvaardigde reden is om uw persoonsgegevens te verwerken.

8.         INFORMATIEBEVEILIGING

8.1       Wij nemen alle redelijke, passende beveiligingsmaatregelen om Unit4 en onze klanten te beschermen tegen ongeoorloofde toegang tot of ongeautoriseerde wijziging, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens die wij beheren. Voor meer informatie over de beveiligingsmaatregelen die relevant zijn voor de diensten die u ontvangt, kunt contact opnemen met uw accountmanager. Algemene informatie kunt u vinden in ons beleid inzake de controle en beveiliging van klantgegevens.

8.2       Mocht er ondanks de veiligheidsmaatregelen een inbreuk op de beveiliging plaatsvinden die waarschijnlijk een negatief effect op uw privacy heeft, dan zullen wij u zo snel als redelijkerwijs mogelijk is informeren over de inbreuk. Unit4 onderhoudt hiervoor een Data lek-protocol. Een overzicht van dit protocol is opgenomen in de whitepaper "Unit4 en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU".

9.         OVERDRACHT VAN GEGEVENS BUITEN DE EER

Unit4 zal alleen persoonsgegevens doorgeven aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) als er sprake is van een adequaat niveau van gegevensbescherming. Dit zal vergelijkbaar zijn met het niveau van gegevensbescherming dat van toepassing is voor de Europese Unie (EU) als het gaat om de bescherming van de grondrechten van individuen.

10.       TOEPASBAARHEID EN VERANDERINGEN

10.1     Onze Privacy Policy is wereldwijd van toepassing op alle diensten die door Unit4 worden aangeboden. De Privacy Policy wordt zowel in het Nederlands als in het Engels gepubliceerd. In het geval van interpretatieverschillen tussen deze versies, is de Engelse versie altijd bepalend en bindend.

10.2     Onze Privacy Policy kan van tijd tot tijd veranderen. U kunt de nieuwste versie vinden op onze website https://www.unit4.com/nl/over-unit4/beleidslijnen-en-gedragscode/privacy-verklaring. We zullen uw rechten onder deze Privacy Policy niet verminderen zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

11.       CONTACTGEGEVENS EN INFORMATIEPROCEDURE

11.1     U kunt vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens, zoals vermeld onder punt 7, verzoeken door een brief of e-mail te sturen, inclusief uw naam, adres, telefoonnummer en een kopie van een geldig legitimatiebewijs, aan Unit4 N.V., Juridische Afdeling , Postbus 5005, 3528 BJ Utrecht, Nederland of naar het e-mail adres privacy@unit4.com.

U ontvangt een schriftelijk antwoord binnen 4 weken na de datum waarop wij uw verzoek hebben ontvangen.

Contactgegevens van de Functionaris Gegevensbescherming Unit4:

Naam: René Bentvelzen
Telefoonnummer: +31882471777
e-mailadres: dpo@unit4.com

11.2     Wanneer u onze website bezoekt, kunt u zich afmelden voor lopende marketingcommunicatie door u hiervoor uit te schrijven. Abonnement centrum Unit4 is beschikbaar om uw voorkeur aan te passen of om u af te melden.

12.       KLACHTEN

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Unit4, neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming met behulp van de bovenstaande contactgegevens, om uw klacht in te dienen. Als Betrokkene heeft u ook het recht om een ​​klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

13.       ANDERE POLICIES          

Andere policies van Unit4 kunt u vinden op de website van Unit4.