Hvorfor velger så mange virksomheter skybasert ERP?

En fersk undersøkelse om skybaserte ERP-løsninger viste at over 60 % av organisasjoner allerede er i gang med digital transformasjon. Men hva driver denne utviklingen, og hva kan de som fortsatt vurderer overgangen gjøre for å ta neste steg?

Skybaserte ERP-leverandører

Bransjen er i rask endring, og virksomheter må tilpasse seg nye krav. Vi ønsket å forstå hvordan organisasjoner håndterer dette og hvilke grep de tar for fremtiden.

Utgangspunktet for undersøkelsen var å kartlegge hvordan virksomheter i dag drifter ERP-systemene sine. Vi fant at opptil 50 % av organisasjonene fortsatt kjører deler av, eller hele, ERP-løsningen sin lokalt. Men for de fleste, faktisk over 60 %, er man allerede i gang med å oppdatere disse og ta i bruk skybasert ERP. Vi ønsket derfor å forstå hvorfor, og hva som skal til for å fjerne barrierene for de som fortsatt vurderer overgangen.

Slik fjerner dere barrierene for å ta i bruk skybasert ERP

Undersøkelsen viste at virksomheter som bruker skybasert ERP opplever klare fordeler: lavere kostnader, økt fleksibilitet og bedre ytelse og produktivitet. Så hvorfor venter så mange organisasjoner med å ta i bruk en løsning med så mange fordeler?

De viktigste grunnene til at organisasjoner fortsatt holder fast ved lokale løsninger var:

• Kompleksitet ved migrering: 37 %
• Kostnad: 34 %
• Sikkerhet: 32 %

Dette var ikke de eneste grunnene til å utsette overgangen til skybasert ERP. For å se hele bildet av hva som holder organisasjoner tilbake, kan dere lese den fullstendige rapporten her.

Dette fortalte oss at selve naturen til ERP-systemer og utfordringene knyttet til migrering er en stor bekymring for mange. Eksisterende ERP-løsninger er ofte gamle og skreddersydde, og mange har blitt tilpasset over tid. Resultatet er at mange virksomheter opplever at ERP-systemet har vokst seg til et uhåndterlig monster.

De mener at kostnaden (den nest største bekymringen), tiden og risikoen ved å bygge om disse løsningene for et skymiljø vil bli for stor. Dette er den vanlige tankegangen bak det å fortsette med tunge og lite fleksible lokale datasentre på livsstøtte.

Men har de et poeng?

Fordelene med skybasert ERP

I en viss grad, ja. Kompleksiteten i eksisterende lokale ERP-systemer gjør at en enkel «løft og flytt»-tilnærming sjelden er realistisk. Samtidig er det sant at eldre lokale løsninger ikke er kompatible med nyere ERP-applikasjoner og krever stadig mer datakraft og lagringskapasitet. Og å la være å legge til nye funksjoner i ERP-systemet er ikke et alternativ når organisasjonens evne til å tilpasse seg er avgjørende for suksess. Det er da kostnaden ved å utvide den lokale løsningen begynner å bli relativt sett dyrere enn å starte på nytt i skyen.

Migreringer er komplekse og krever god planlegging og styring, men kostnaden ved å migrere til skybasert ERP vil alltid være lavere enn å beholde status quo. Skybasert ERP gir virksomheten mulighet til å endre retning, legge til funksjoner og skalere raskt til en relativt lav kostnad. Det gjør dere mer fleksible og styrker posisjonen i den digitale økonomien.

Hva er de fire viktigste driverne for å velge en skybasert ERP-plattform?

Hvis ERP-programvaren er den samme, hvorfor spiller skyen da noen rolle?

Holger Mueller fra Constellation Research har skrevet en rapport om hvordan Unit4 tar ERP-plattformen til neste nivå.

De siste årene har bruken av skybasert ERP økt kraftig, nettopp fordi det skiller seg så markant fra den tradisjonelle lokale modellen. De fire viktigste driverne bak denne veksten er svært relevante for organisasjoner som vil ruste ERP-løsningene sine for fremtiden.

Ifølge Holger Mueller fra Constellation Research er disse driverne:

1. Bedre brukeropplevelse for ansatte

«Folk har en bedre brukeropplevelse som forbrukere enn som ansatte, og dette skaper et gap mellom arbeidslivets og privatlivets digitale opplevelse. Virksomheter må tilby bedre opplevelser for sine ansatte ved å ta i bruk de samme plattformene som driver forbrukeropplevelsen.»

2. Raskere innovasjonssykluser

For de fleste krever lokale løsninger store ressurser, tid og kostnader, med interne team som kontinuerlig må drifte og overvåke dem. Det gjør oppdateringer til et stort prosjekt og bremser innovasjon og utvikling.

Skybasert ERP fjerner mange av disse barrierene for innovasjon. Dere trenger ikke lenger interne driftsteam og vil alltid ha tilgang til den nyeste versjonen. Det frigjør tid, ressurser og budsjett som kan brukes til å drive innovasjon. Skybasert ERPs hastighet, tilpasningsevne og skalerbarhet hjelper dere med nettopp dette.

3. Bedre elastisitet

Med skybaserte ERP-løsninger betaler dere kun for det dere faktisk bruker, og kapasiteten kan skaleres opp og ned umiddelbart.

Dette blir stadig viktigere ettersom behovet for kapasitet til kunstig intelligens og maskinlæring øker. Med skyplattformer håndteres svingninger i etterspørsel og datamengde uten den omfattende planleggingen som kreves for lokale løsninger.

4. Høyere robusthet

Moderne brukere forventer at virksomheter er tilgjengelige døgnet rundt. Problemet er at mange eldre, lokale ERP-systemer ikke er bygget for dette. Regelmessige oppdateringer og vedlikehold gjør det vanskelig å oppnå den kontinuerlige tilgjengeligheten som nå kreves.

Skybasert ERP er av sin natur bygget for å levere nettopp dette. Dere får full tilgang til alle systemer til enhver tid, fra hvor som helst. Og denne kontinuerlige driftsrobustheten leveres til en lavere kostnad enn hva lokale løsninger kan tilby.

De reelle fordelene ved å flytte til skyen

ERP-løsninger ( Enterprise Resource Planning) vil dra like stor, om ikke større, nytte av skyen som noen annen bedriftsprosess eller system. Men hvorfor?

Fakta eller fiksjon?

Funnene måtte baseres på mer enn meninger og erfaringer for å belyse de reelle fordelene. Vi samarbeidet derfor med Computing Research om å gjennomføre en undersøkelse blant 150 personer involvert i skystrategi og implementering i sine organisasjoner, for å avdekke de faktiske fordelene med skybasert ERP og hvordan dere kan oppnå dem.

Hvor står vi?

Det første vi ønsket å kartlegge var å gi et bilde av situasjonen slik den er i dag.

For å forstå hvem som har nytte av overgangen, måtte vi vite hvor langt de 150 organisasjonene hadde kommet i sin ERP-skymigrering. Og hvor forventet de å være om to år?

Interessant nok hadde bare 16 % av organisasjonene fullstendig migrert ERP-systemene sine til skyen så langt. 39 % er imidlertid i gang med å rulle ut skybaserte løsninger, 10 % tester eller prøver ut, og ytterligere 19 % er i planleggingsfasen.

Vi fant også at nesten halvparten av disse organisasjonene planlegger å ha fullstendig implementert ERP i skyen innen to år, og de fleste av de øvrige er ikke langt bak.

Det etterlater 16 % uten konkrete planer, selv om de fleste er interessert i å migrere. Det store spørsmålet er: hva skjer med disse organisasjonene når skybasert ERP blir tilnærmet universelt, dersom de ikke begynner reisen snart?

Sky eller noe annet?

Vi ønsket også å vite hvor organisasjoner drifter ERP-løsningene sine dersom de ikke er i skyen.

For de fleste organisasjoner er skybaserte løsninger på offentlige og private skyer samt SaaS-løsninger nå i flertall. Interessant nok gjelder dette særlig for ERP innen HR, kundebehandling og brukerstøtte.

Undersøkelsen viste imidlertid at mange områder med direkte kommersielle koblinger, som regnskap, risikostyring og etterlevelse, innkjøp, forsyningskjedestyring og økonomi, henger etter.

Hva er egentlig fordelene med skybasert ERP?

Undersøkelsen gikk deretter nærmere inn på de reelle fordelene og erfaringene disse organisasjonene hadde med skybasert ERP, med fokus på hva de som enten hadde «fullstendig implementert» eller er i gang med å rulle ut skybasert ERP faktisk opplever.

Det var fascinerende å oppdage at «Enklere fjernarbeid» topper listen med en gjennomsnittsscore på 7,7 av 10. Denne scoren gir mye mening i lys av Covid-19-pandemien, med sosial distansering og nedstengninger. Skyen gir rett og slett ansatte mulighet til å gjøre jobben sin fra hvor som helst, når som helst.

En annen betydelig fordel vi fant var skyens «Enkel skalering». Dette skyldes primært skyens evne til å la organisasjoner skalere opp og ned nesten umiddelbart, uten å måtte tenke gjennom forretningsprosesser og tjenester på nytt.

Svarene nevnte også andre tradisjonelle skyfordeler som økt produktivitet, evne til å tilpasse seg raskt, lavere driftskostnader, enkle oppdateringer til de nyeste funksjonene og bedre brukeropplevelse.

Se opptaket fra webinaret, der vi går gjennom funnene i detalj og forklarer hva de betyr for ERP fremover. Dere kan også laste ned den fullstendige rapporten.

Hva betyr dette for organisasjonen deres?

Det å holde tritt med nyere produktversjoner blir raskt dyrere. Hver organisasjon har sin egen balansegang å håndtere. Men over relativt kort tid vil kostnadene og risikoen ved migrering bli betydelig lavere enn kostnadene og risikoen ved å vedlikeholde gamle løsninger som kanskje ikke lenger støttes. Alt dette gjør overgangen til skybasert ERP uunngåelig; det eneste som varierer er tidsperspektivet.

For å lese mer om hvordan dere kan overvinne barrierene for skybasert ERP og fordelene ved å gjøre det, les What COVID-19 can teach us about crises and cloud-based ERP.

Ofte stilte spørsmål

Hvorfor er skybasert ERP bedre enn lokale løsninger?

ERP gjør det samme enten det er i skyen eller lokalt, ikke sant? Svaret er kanskje ikke det dere forventer; her er grunnen.

På ett vis har dere rett: det er ingen forskjell. Med riktig ERP-programvare kan organisasjonen gjøre nøyaktig de samme tingene. Det handler kun om et valg av hvor systemet driftes.

Forskjellen mellom de to fremkommer først når man ser litt nærmere på selve plattformene.

ERP-løsninger som bruker en skyplattform transformerer organisasjoner. De revolusjonerer opplevelsen for ansatte og brukere, styrker engasjement og innovasjon, og gir mer fleksible, tilgjengelige og brukervennlige systemer enn noen gang før.

Alt dette mens de leverer den samme funksjonaliteten dere er vant til fra lokale ERP-løsninger.

De rette skybaserte ERP-løsningene kommer med disse fordelene som standard. Dere trenger ikke bruke tid og penger på å utvikle dem, men får umiddelbar tilgang fra første dag.

Undersøkelsen viste at den største barrieren for mer utbredt bruk av skybasert ERP er bruken av skreddersydde eldre ERP-systemer og deres sårbare tilstand. Det er viktig å huske at kostnadene og risikoen ved å bygge om disse forretningskritiske løsningene er svært annerledes enn kostnadene ved å holde dem i gang lenge etter at de burde vært faset ut.

Er skymigrering virkelig uunngåelig?

Undersøkelsen viser at det andre vi må vurdere er: ja, det finnes fordeler, men er de verdt investeringen? Lever skybasert ERP opp til forventningene?

I gjennomsnitt var organisasjonene fornøyde, med over halvparten som ga en score på 7 eller høyere. Bare 15 % scoret 4 eller lavere.

Vi ser likevel fortsatt på et marked i endring, der mange fortsatt planlegger å flytte fra eksisterende lokale løsninger til skyen. Det er her det blir mer krevende, fordi disse løsningene for mange har fungert godt nok frem til nå, men begynner å holde dem tilbake.

Spørsmålet er ikke lenger «om», men «når» organisasjoner vil migrere ERP-systemene sine til skyen.

Hvor sikre er skydata for organisasjoner?

Sikkerhetsspørsmål sto også sentralt i undersøkelsen. Siden skyteknologiens tidlige dager har folk diskutert sikkerheten rundt konfidensielle data i offentlig sky, og det er ikke noe som stopper snart. Og for de med bekymringer er innsatsen høyere enn noen gang.

Selv om den delte sikkerhetsmodellen, der både skyleverandører og kunder er ansvarlige for sikkerhet, alltid er en bekymring, er det ikke alltid et problem for skybasert ERP. ERP-leverandører tilbyr vanligvis mer robuste sikkerhetskontroller og kan garantere et nivå av robusthet som ville vært umulig å replisere internt. Husk at omdømmet deres står på spill ved et sikkerhetsbrudd.

Det finnes likevel tiltak for å redusere risikoen ytterligere for de som fortsatt har bekymringer. Den enkleste måten er å ta i bruk sikkerhetstiltakene som ERP-leverandøren tilbyr. Kombinert med andre tiltak som identitets- og tilgangsstyring og universell endepunktstyring reduseres risikoen til et håndterbart nivå.

Det er også verdt å merke seg at skybasert ERP kan forbedre sikkerheten for ansatte som jobber eksternt. Siden data ikke lagres lokalt på bærbare datamaskiner eller telefoner, er tyveri eller tap av en enhet langt mindre bekymringsfullt fra et sikkerhetsperspektiv.

Har dere flere spørsmål om skybasert ERP? Les vår artikkel som svarer på alle spørsmål om implementering av skybasert ERP. Eller finn ut alt dere trenger å vurdere for å lykkes med skymigreringen av ERP.