Es gibt Alternativen zu Excel. Holen Sie das Meiste aus Ihren Daten heraus?

Excel gibt es schon seit einer Ewigkeit. Wer liebt Excel nicht? Aber zu viele nutzen Excel für Aufgaben, für die es nie bestimmt war. Verständlich angesichts der Vielzahl an Tools, die kommen und gehen.

Wo liegt das Problem mit Excel?

Excel ist ein fantastisches und zuverlässiges Tool, auf das sich Nutzer überall auf der Welt verlassen.

Richtig eingesetzt, dient es als leistungsstarkes und zugängliches Modellierungstool.

Aber gibt es eine Alternative zu Excel? Excel wird oft von Unternehmen für die Buchhaltung oder das Datenmanagement genutzt. Und das ist oft problematisch. Zu den Unternehmensdaten gehören heute Portfolioanalysen, Gewinn- und Verlustdaten sowie Informationen zur Szenarioplanung. Excel stößt aufgrund der stetig wachsenden Datenmenge allmählich an seine Grenzen. Warum? Denn Excel ist und bleibt in erster Linie ein zweidimensionales persönliches Produktivitätstool.

Selbst wenn Ihre Daten akkurat sind (und das ist nur selten der Fall aufgrund mehrerer Eingaben und Quellen), können die Endergebnisse fehlerhaft sein. Warum? Weil oft mehrere Personen Daten eingeben, bearbeiten, importieren und exportieren; von fehlerhaften Formeln ganz zu schweigen.

Unzuverlässige Daten: Excel ist keine Datenbank

Häufig wird angenommen, dass Excel eine Datenbank sei. Aber das stimmt nicht. Und dies birgt in der Regel Probleme.

Excel wurde nicht dafür entwickelt, wofür es von Unternehmen verwendet wird. Noch dazu kann es in puncto Compliance nicht mithalten, weil es die aktuellen Sicherheitsstandards nicht erfüllt. Es ist ein generisches Tool mit vordefinierten Annahmen über Datentypen. Wenn Sie zum Beispiel Textfolgen wie SEPT2 oder MARCH1 in ein Spreadsheet eingeben, werden diese standardmäßig als Datum angegeben.

Diese Begriffe sind übrigens auch die wissenschaftlichen Codes für bestimmte Gene. Eine 2016 durchgeführte Studie über öffentlich zugängliche Spreadsheets aus der Genforschung ergab, dass 20 % der mit Excel aufgezeichneten Forschungsergebnisse Fehler enthielten. Erschreckend, nicht wahr?

Wie können Sie sich also auf ein Tool verlassen, das Annahmen über Ihre Daten macht, die Sie nicht definiert haben? Und wenn solche Voreinstellungen unentdeckt bleiben, können sie auch andere Zellen, Sheets oder Dokumente beeinträchtigen.

Das Problem besteht darin, dass es keine gemeinsamen oder festgelegten Standards für Prozesskontrollen und -validierungen gibt. Viel gravierender ist, dass Sie selbst keine festlegen können. Sie können zwar einige Änderungen in jeder Datei vornehmen, aber keinerlei Anpassungen auf Software-Ebene. Dies kann extrem komplexe, kostspielige und zeitaufwendige Workarounds erfordern, um Prozesse zu entwickeln, die Zeit und Geld sparen. Laut einem im August 2020 veröffentlichten Bericht sollen jetzt sogar menschliche Gene umbenannt werden, um das Problem mit Excel zu umgehen. Aber sollte Software nicht uns das Leben erleichtern – statt umgekehrt?

Inkonsistente Versionskontrolle und fehlende Daten

In unserem E-Book wird erklärt, dass Excel-Spreadsheets nicht dafür konzipiert wurden, um von mehreren Nutzern verwendet zu werden oder um mehrere Updates und Änderungen durchzuführen. Denn dies führt in der Regel zu Verwirrung, Frustration und, was noch besorgniserregender ist, zu Misstrauen gegenüber den Zahlen.

Es gibt zahlreiche Beispiele dafür, warum Excel an seine Grenzen stößt. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, liefert Ihnen eine schnelle Internetsuche zahlreiche Informationen. Konkret denke ich an die Beispiele, bei denen das Zeilenlimit von 65.000 in älteren Versionen für Probleme gesorgt hat. Und ich gehe mal davon aus, dass mehr Unternehmen diese älteren Versionen nutzen, als man glaubt, genauso wie auch Behörden. Oder aber der Zusammenbruch von Enron im Jahr 2001, als Ermittler schwerwiegende Probleme mit über 9.000 Spreadsheets mit über 20,2 Millionen Formeln fanden.

Eine Frage der Expertise

Selbst wenn Excel gut funktioniert, geht dies mit Problemen einher – oft in Form von Expertenwissen. Um das Beste aus Excel herauszuholen, ist Fachwissen erforderlich, um all die Formeln zu verstehen, die viele Unternehmen heutzutage verwenden. Und das ist fast schon eine Wissenschaft für sich.

Ich kenne zum Beispiel jemanden, der Chemie an der Universität studiert hat und nun die dort erlernte fortgeschrittene Mathematik nutzt, um diese Formeln in der Finanzdienstleistungsbranche zu entwickeln. Mein Bekannter entwickelt Excel-Modelle für Finanzderivate unter Verwendung komplizierter, sehr fortschrittlicher mathematischer Formeln, die nur von anderen entsprechend ausgebildeten und erfahrenen Experten verstanden werden können. Und all diese klugen Köpfe in hochbezahlten Jobs entwickeln immer komplexere Derivatmodelle in einem nicht prüfbaren Rahmen, in Kombination von unzureichenden Risikokontrollsystemen (erstellt mit Excel).

Für die einen mag dies gut sein, birgt aber jede Menge Probleme für Sie.

• Kostspielig. Diese erforderliche Expertise ist nicht ohne Weiteres verfügbar und kommt dazu mit einem hohen Preis.
• Zeitaufwendig. Es ist sehr zeitaufwendig, diese Lösungen, die diese Methoden verwenden, zu entwickeln und zu testen. Dies schränkt Ihre Agilität und Fähigkeit zur Problemlösung ein. Bis die Lösungen endlich einsatzbereit sind, haben Sie längst den Anschluss verpasst.
• Unpraktisch. Ihre Teams können Daten nicht einfach nutzen, wenn sie sie brauchen. Aber noch besorgniserregender ist, dass sie sich nicht auf die Daten oder die damit generierten Ergebnisse verlassen können.

Und letztendlich ist es dieses mangelnde Vertrauen, was es so problematisch macht, wenn Excel für die falschen Zwecke verwendet wird.

Das Potenzial von zuverlässigen und nützlichen Daten

Das Potenzial von Daten gründet auf das Vertrauen, dass sie korrekt und für die auszuführende Aufgabe geeignet sind. Ihre Mitarbeitenden müssen in der Lage sein, sofort auf Daten zuzugreifen und diese zu nutzen. Noch dazu brauchen sie die Gewissheit, dass die verwendeten Daten und die daraus gewonnenen Ergebnisse auch geeignet sind.

Müssen Sie Ihre Excel-Gewohnheiten durchbrechen? Menschen sind Gewohnheitstiere. Wir vertrauen dem, was wir kennen. Aber wir sollten für unseren Zweck die richtigen Tools verwenden. Sie würden schließlich auch nicht einen Smart verwenden, um 60 Menschen zu transportieren.

Sie würden zwar irgendwann ankommen. Es würde jedoch ziemlich viel Zeit und Mühe in Anspruch nehmen. Vielleicht müssen Sie auch ein paar Umwege und nörgelnde Mitfahrer in Kauf nehmen oder die Personenzahl mehrere Male überprüfen.

Und das passiert auch, wenn Sie Microsoft Excel verwenden. Diese beliebte Software ist großartig für die persönliche Produktivität. Aber mit einem Tool für Finanzplanung und Analyse (FP&A) können Sie sich sicher sein, dass Ihr Tool für den Zweck geeignet ist.

Hier sind einige Gründe, warum eine FP&A-Lösung für die Budgetierung, Planung, das Forecasting, das Reporting und die Analyse besser geeignet ist als Excel Spreadsheets oder Google Sheets. Die Nutzung ist denkbar einfach und involviert weniger Ressourcen. Alle können Informationen austauschen. Es gibt also keine Datensilos mehr. Die Daten sind einheitlich, was die Zusammenarbeit erleichtert. Zudem sind die Informationen eindeutig. Sie können sich auch darauf verlassen, dass die Formeln korrekt sind und die Beteiligten zur Rechenschaft gezogen werden können.

Sie arbeiten stets mit den aktuellsten Daten, was Sie der Versionskontrolle und automatischen Datensynchronisation zu verdanken haben. Gerade wenn viele auf die Daten zugreifen und sie bearbeiten, ist dies sehr vorteilhaft. Und im Gegensatz zu Excel werden die Daten bei der Verwendung einer geeigneten FP&A-Lösung in einer zentralen und immer verfügbaren Datenbank sicher gespeichert, auf die alle autorisierten Nutzer über Computer und Laptops im Büro oder Homeoffice und sogar über Smartphones zugreifen können.

Unit4 unterstützt Unternehmen seit über 40 Jahren dabei, das volle Potenzial von Daten auszuschöpfen. Wenn Sie erfahren möchten, was alles mit Ihren Daten möglich wäre, entdecken Sie unsere People Experience Suite.

Häufig gestellte Fragen zu Excel für die Finanzplanung

Was ist der größte Nachteil von Excel?

Excel ist fehleranfällig. Wenn es mehrere Versionen und Nutzer gibt, wird es irgendwann zwangsläufig dazu kommen, dass Unstimmigkeiten oder Fehler auftreten.

Nutzen Finanzplaner Excel?

Einige nutzen Excel bestimmt, wobei die Konsequenzen sehr weitreichend sein können, von Ineffizienz bis hin zu hohen Risiken. Wird Excel für die Finanzplanung verwendet, kann dies zu unentdeckten Datenfehlern, unzuverlässigen Berichten und verlorengegangenen Daten führen. Darunter leidet die Datenkultur in Ihrem Unternehmen gehörig.

Wie in unserem Blog angesprochen, setzen viele Finanzplaner jetzt auf KI und maschinelles Lernen, um Veränderungen vorherzusehen und schnellere Erkenntnisse zu gewinnen.

Sollten Unternehmen weiterhin Microsoft Excel verwenden?

Microsoft Excel hat sich für viele alltägliche Aufgaben als nützlich erwiesen. Die Antwortet lautet also ja, aber nur für die persönliche Produktivität – und nicht als Datenbank. Dafür sollten Sie eine geeignete Lösung für Finanzplanung und Analyse (FP&A) verwenden.

Excel’s been with us a long time, and let’s face it, we all love Excel! But many of us rely on Excel for far more than was ever intended. This is understandable in an age where tools come and go.

What is the issue with Excel?

Excel is a fantastic and reliable tool backed up by an almost ubiquitous level of user familiarity. Used well, it’s an extremely powerful and accessible modeling tool.

But is there an Excel alternative? Excel is often used as a corporate accounting or data management tool, and that’s when problems start to occur. The growth in companies’ data to incorporate portfolio analysis, profit and loss, and scenario planning components begin to uncover the limitations of Excel. Why? Because fundamentally, Excel remains a 2-dimensional personal productivity accounting tool.

Even if your data is accurate (and often it’s not, thanks to multiple entries and sources), the final results may still contain errors due to the process of multiple entries from multiple people combined with how you calculate, import, or export data.

Data Issues – it’s not a database

One of the biggest misconceptions or misuses is using Excel as a database. It’s not. And there are several ways this causes problems.

Excel is not tailored to your organization or the job you’re using it for, and it cannot comply with current security standards. It’s a generic tool with inbuilt assumptions about data types. For example, text strings like SEPT2 and MARCH1 will default to dates in your spreadsheet when loaded into Excel.

I’m using this specific example because those terms happen to be the scientific codes for a couple of genes. Incredibly, a 2016 study of publicly available spreadsheets on gene research found that 20% of the research that used Excel contained errors – scary stuff!

So how can you rely on results from a system that’s making assumptions about your data that you’ve not set? And if not spotted, these assumptions can infect more than the single instance where they appear, as other cells, sheets, and documents rely on them.

The difficulty is you have no common or set standards for process controls and validations. More importantly, you can’t create them. While you can make some changes to each file, Excel is not yours to adapt at the software level. This can result in remarkably complex, expensive, and time-consuming workarounds to develop processes to save time and money. A report published in August 2020 states that the scientific community is now renaming human genes to overcome the Excel issue! Surely software should be there to support us, not the other way around.

Inconsistent version control and missing data

As discussed in our recent eBook, “Excel spreadsheets were not designed for multiple users or for making numerous updates and changes. Doing this here tends to cause confusion, frustration, and, of more concern, distrust in the numbers provided.”

There are other well-publicized examples highlighting the limitations of Excel, and if you want to learn more, then a quick internet search will provide you with plenty of reading matter. In particular, the ones I refer to most often are the 65k row limits in older versions of Excel (how many companies are still using those older versions – I suspect more than we realize, including a number of government departments) and the 2001 Enron collapse where investigators found severe issues with over 9,000 spreadsheets containing over 20.2 million formulas.

The expert conundrum

Even when Excel works well, that comes with its problems, often in the form of expert knowledge. To get the most out of Excel takes specialist knowledge to understand the kinds of formulas many companies use these days. It’s almost become an industry in its own right.

In fact, I know someone who studied chemistry at university and now uses the advanced math learned there to build these formulas in the financial services industry. This individual develops financial derivative Excel models using obscure, very advanced mathematical models that can only be understood by other, very clever, appropriately trained, experienced people. And all those people are doing the same in highly paid roles – building more and more complex derivative models in an un-auditable framework surrounded by flawed risk control systems (built in Excel).

This is great for them but can create several problems for you.

• It’s costly. These types of expertise are not readily available, and those with them can charge a premium.
• It’s time-consuming. Solutions using these methods take time to build and test, impacting your agility and ability to solve problems, and the delays in creating them keep you on the back foot.
• It’s impractical. This point, and all the others above, mean that your people can’t simply use data as they need. And even more worryingly, they can’t even be confident they can rely on the data they are using or the results it produces.

And ultimately, it is this lack of confidence that leads to concern when using Excel for the wrong job.

The power of data you can trust and use

Data’s power comes from trust in its accuracy and applicability to the task at hand. People need to be able to access and use data instantly and know that the data they use and the findings it delivers are accurate to do their job, i.e., fit for purpose.

Do you need to cut down on your Excel habit?

People like to stick with things they know. It’s human nature to feel safe with the familiar. But we should always use the right tools for the job.

What if you used a two-seater smart car instead of an electric bus to carry 60 people to your next event? I guess everyone would arrive eventually – it would take a lot of time and effort, perhaps a few detours and repeated headcounts, and maybe a few nagging doubts that someone got left behind.

That’s kind of what happens when you use Microsoft Excel for accounting. This much-loved, familiar software is great for personal productivity, but with the correct financial planning and analysis (FP&A) tool, you can cut down your Excel habit and make sure you get the best of both worlds.

Here are the main reasons why an FP&A solution is better than spreadsheets such as Excel and Google Sheets for budgeting, planning, forecasting, reporting, and analysis. It’s much easier, and you’ll use fewer resources. Everyone can share information, busting down those organizational silos. Information is more coherent, which encourages joined-up thinking. There’s clarity around this information; you can be sure that formulas are correct and contributors are accountable.

You’ll always work with the most up-to-date information thanks to version control and automatic data synchronization – this is ideal when there are multiple stakeholders and reviewers, and it’s especially important in the uncertain times we’re currently experiencing. And unlike Excel, the right FP&A solution will secure your information in a single, always-on database accessible by all authorized users from office PCs, home laptops, and even smartphones.

Unit4 has been helping organizations like yours access and use data to its full potential for over 40 years. And if you’d like to see just how much your people could achieve with your data, take a look at our People Experience Suite today.

FAQs about Excel for financial planning

What is the biggest disadvantage of Excel?

Among many other disadvantages, probably the single biggest disadvantage is that it’s prone to errors. Multiple versions and users mean there will inevitably be human error involved at some point.

Do financial planners use Excel?

While some may, the unintended consequences of this can range from the inefficient to the highly dangerous. The unwanted consequences of financial planning using Excel are unreported data errors, unreliable reporting, lost data, and a contribution to a poor organizational data culture.

Many financial planners are now looking to anticipate change, gain faster insights, and adapt more quickly through the power of AI and machine learning. 

Should companies still be using Microsoft Excel?

Microsoft Excel has proven advantageous for many day-to-day business activities, so yes, use it for personal productivity. But don’t use it as a database. Instead, seek out the right financial planning and analysis (FP&A) tool for your business.