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Wie Sie die optimale Gebühr und Gebührenstruktur für Ihr Unternehmen bestimmen

von  August 9, 2023 | 4 Minuten Lesezeit

Obwohl es letztendlich darum geht, Umsatz zu generieren, ist "Preis" oft das schwerste Wort für viele Dienstleistungsunternehmen. Wir befassen uns erneut mit diesem Thema, denn in der aktuellen Situation kann mangelnde Aufmerksamkeit für Ihre Preisgestaltung den Unterschied zwischen Rentabilität und einem mühsamen Kampf bedeuten. 

Kunden sind zunehmend besorgt über das Risiko von Kosten- und Zeitüberschreitungen. Um dieses Risiko zu mindern, haben viele den verständlichen Schritt unternommen, die Verantwortlichkeit an ihre Dienstleister zurückzugeben, und zwar mit zwei klaren Instrumenten: Festpreisstrukturen und Verträgen mit geteiltem Risiko. 

Laut Service Performance Insight stieg der Anteil der unter Festpreisvereinbarungen erbrachten Leistungen zwischen 2009 und 2014 kontinuierlich um etwa 10% (33,5% - 44%). 

Aber der "2023 Professional Services Maturity Benchmark" zeigt, dass immer noch fast die Hälfte aller Verträge auf Basis von Zeit und Materialpreisen berechnet wird. Dies legt noch mehr Gewicht auf Unternehmen, um Ressourcen, Zeiterfassung und Berichterstattung genau zu verwalten, anstatt einfach ihre Ressourcenausgaben unter Festpreisvereinbarungen abzuschätzen. Projektüberschreitungen sind nicht nur schlecht für Ihre Kunden - sie sind auch schlecht für Sie, da sie sich negativ auf Ihre NPS (Net Promoter Score) auswirken und die Wahrscheinlichkeit verringern, dass Ihr Kunde einer Referenz zustimmt. Es gibt keine "richtige" oder "falsche" Art und Weise, Ihre Gebührenvereinbarungen zu strukturieren. Aber Ihre gewählte Herangehensweise erfordert etwas unterschiedliche taktische und strategische Ansätze, um Erfolg zu garantieren und die Rentabilität zu optimieren. 

Lassen Sie uns einen Blick auf die 4 Hauptmodelle der Gebührenstruktur werfen und was Sie tun müssen, um sie für sich arbeiten zu lassen: 

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Die Festpreisvereinbarung 

Dies ist auf den ersten Blick die einfachste und leicht verständlichste Variante. Jedes Projekt oder Projektpaket, das Sie für einen Kunden durchführen, wird zu einem festen Satz berechnet, hoffentlich mit vorab sorgfältig festgelegten Ressourcenverpflichtungen, Erwartungen, Fehlstandards und Projektplanungsanforderungen. 

Da Festpreis- oder Fixzeitvereinbarungen weit im Voraus der Zahlung oder der Projektlieferung festgelegt werden, hängt ihre Rentabilität stark davon ab, den Ressourcenbedarf genau abschätzen zu können. Sie sind auch stark von einer exzellenten Projektmanagementpraxis, guter Kommunikation und vor allem von flexiblen Prozessen und Abläufen abhängig - insbesondere in Bezug auf Änderungskontrolle. 

Der große Vorteil einer Festpreisstruktur besteht darin, dass sie sowohl für Kunden als auch für Ihr Unternehmen eine klare Vorstellung davon vermittelt, was beide Seiten aus der Vereinbarung herausholen. Kunden schätzen die Einfachheit des Festpreises, aber dies hängt mit seinem größten Nachteil zusammen: ungenaue Planung oder unflexible Abläufe - die typischen Ursachen für Kostenüberschreitungen bei Dienstleistungsunternehmen - können schnell auf die Marge drücken. Das bedeutet, dass die meisten Risiken des Projekts in der Regel von Ihrem Unternehmen getragen werden. 

Aus diesem Grund eignet sich ein Festpreisplan am besten für standardisierte Projekte mit klaren Leistungsergebnissen. Sie sollten für Projekte mit erheblichen Unsicherheiten vermieden werden (z. B. neue Technologien oder Dienstleistungen/Ergebnisse, knappe Ressourcen sowie neue Kunden oder geografische Regionen). 

Zeit und Material 

Verträge auf Zeit- oder Materialbasis sind die traditionellste Gebührenvereinbarung im Bereich der Dienstleistungsunternehmen, und das aus gutem Grund. Kunden kaufen die Zeit Ihrer Gebührenträger auf einer Pay-as-you-go-Basis und übernehmen die Kosten für alle im Zusammenhang mit ihrer Arbeit anfallenden Ausgaben. 

Der Hauptvorteil dieser Vereinbarung (aus Ihrer Perspektive) liegt darin, dass der Kunde einen Großteil des mit Überschreitungen und Scope Creep verbundenen Risikos trägt und sie tendenziell deutlich profitabler sind. Wie im 2023-Bericht von SPI festgestellt wurde, sind "Firmen, die hauptsächlich Zeit- und Materialpreise verwenden, deutlich profitabler als diejenigen, die feste Preise bevorzugen." Der Hauptnachteil besteht darin, dass Ihre Kunden sich dessen ebenfalls bewusst sein werden und in der Regel erwarten, dass Sie für die genaue Erfassung der abrechenbaren Zeit, der Ressourcennutzung und der angefallenen Kosten verantwortlich sind. 

Da eine genaue Ressourcenverwaltung, Zeiterfassung und Berichterstattung traditionell große Herausforderungen für Dienstleistungsunternehmen darstellen (sie werden oft als "administrativer" Prozess betrachtet, der die Arbeit behindert, anstatt sie zu erleichtern), kann dies oft Probleme verursachen, wenn Ihre Systeme nicht darauf ausgelegt sind, diese Prozesse zu beschleunigen. 

Und wie bei Festpreisvereinbarungen tragen Sie zwar nicht das direkte finanzielle Risiko für Überschreitungen, aber ohne eine strenge Projektmanagement- und Ressourcenzuweisung sind Fehler in diesem Bereich wahrscheinlich, die Ihre Kundenbeziehung viel stärker beeinträchtigen als bei anderen Preisgestaltungsmodellen. (Schließlich kostet jeder Fehler Ihren Kunden Geld, auch wenn sie der Grund für die Verzögerung sind.) 

Geteilte Risiko- oder leistungsabhängige Modelle 

Das gemeinsame Risikomodell, das seltenste der drei Hauptpreismodelle (2022 für nicht mehr als 4% aller Projekte verantwortlich), teilt, wie der Name schon sagt, das Risiko und die Belohnung eines Projekts zwischen dem Kunden und dem Dienstleister auf. Dies bedeutet, dass von beiden Parteien in der Regel erwartet wird, auf irgendeine Weise zur Finanzierung eines Projekts beizutragen. 

Dies setzt Sie einem viel höheren potenziellen Risiko aus - Sie laufen nicht nur Gefahr, Ressourcen und Zeit zu verlieren, wenn etwas schief geht, sondern auch tatsächliches Kapital, das Sie anderswo einsetzen könnten. Allerdings haben Sie auch direkten Anteil am Erfolg, den Ihre Arbeit für den Kunden generiert. 

Wie der Name schon sagt, eignen sich gemeinsame Risikoverträge am besten für Projekte, die relativ hohe "Setup-Kosten", aber ein stark schwankendes Potenzial haben. Um sie zu einer effektiven Profitquelle für Ihr Unternehmen zu machen, müssen Sie in der Lage sein, die Zeit bis zum Wert für Projekte gut abzuschätzen, den Ressourcenbedarf genau vorherzusagen, Projekte effektiv zu managen und flexible Workflows und exzellente Änderungskontrolle zu haben. (Mit anderen Worten, Sie müssen gleichermaßen gut in den Dingen sein, die für erfolgreiche Festpreis- und Zeit- und Materialverträge sorgen.) 

Gemanagte Dienstleistungen und Abonnement-Preisgestaltung 

In diesem Modell, das weniger ausgereift ist als seine Gegenstücke, zahlt Ihr Kunde eine feste Gebühr auf Basis eines Retainers entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich in der Erwartung, dass eine bestimmte Menge oder Art von Arbeit erbracht wird. 

Kunden und Dienstleistungsunternehmen werden gleichermaßen von diesem Modell angezogen, weil es einerseits wesentlich vorhersehbarere Kostenstrukturen und andererseits vorhersehbare wiederkehrende Einnahmequellen schafft. Es birgt jedoch ein erhebliches Risiko für Sie als Anbieter, da es erfordert, dass Sie noch geschickter darin sind, Ihre Verträge zu schnüren, zu kalkulieren und umzusetzen. 

In vielerlei Hinsicht können Sie diese Herangehensweise als Kompromiss zwischen der traditionellen zeit- und materialbasierten Preisgestaltung und Festpreisen betrachten. Es birgt sowohl Vorteile (in Bezug auf Vorhersagbarkeit und leichte Verständlichkeit) als auch Risiken (hinsichtlich der Notwendigkeit, sich stark auf Rentabilitätskennzahlen, Projektumfang, Zeit- und Ressourcennutzung zu konzentrieren, um den Wert Ihrer Arbeit zu erfassen.) 

Wie kann Ihnen Unit4 dabei helfen, Ihre Preisgestaltung zu optimieren? 

Unabhängig von Ihrem Ansatz sind die Funktionen einer guten Professional Services Automation (PSA) Lösung, insbesondere mit Konfigurations-, Preis- und Angebotsfunktionen, von unschätzbarem Wert, um die oben genannten KPIs zu verfolgen und darauf zu reagieren. Sie sind auch entscheidend, um genaue Schätzungen sowie Zeit- und Kostenerfassung für die Abrechnung bei nicht festen Verträgen zu unterstützen. Die Verknüpfung Ihres CRM mit Ihrem ERP, um zusätzliche Einblicke in die Natur, Fehlerpunkte und voraussichtliche Erfolgsraten Ihrer Projekte zu erhalten, ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung.  

Um zu sehen, wie Unit4 ERP Ihre Organisation unterstützen kann, schauen Sie sich hier die dedizierte Produktseite an. 

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