Optimales Zeitmanagement in Dienstleistungs­unternehmen

In einem unserer letzten Artikel erwähnten wir die „Freitagshetze“, die in der Regel kurz vorm Wochenende einkehrt, wenn alle ihre Ausgaben- und Stundenzettel in letzter Minute einreichen wollen.

Wer in einem Dienstleistungsunternehmen arbeitet, dem wird dies sicherlich bekannt vorkommen. Alle wissen, wie ineffizient dies ist, und tun es nur höchst ungern. Und doch haben die meisten Schwierigkeiten, es zu vermeiden. Warum? Das hat einen simplen Grund: Die meisten Dienstleister bemühen sich nicht darum, vernünftige Zeitmanagementrichtlinien zu etablieren, mit denen sich diese stressige Last-minute-Hetze vermeiden lässt.

Nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoll?

Zeit ist Geld. An dieser etwas klischeehaften Redewendung ist etwas Wahres dran, insbesondere wenn Sie in einem Dienstleistungsunternehmen arbeiten.

In einem Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden, die an 220 Tagen im Jahr fakturierbare Stunden leisten und einen abrechenbaren Umsatz von 1000 US-Dollar pro Mitarbeiter pro Tag bei einer Auslastung von 70 % und einer Marge von 15 % erzielen, wird das Unternehmen 30,8 Millionen US-Dollar Umsatz und 4,62 Millionen US-Dollar Gewinn pro Jahr erzielen.

Steigern wir die Auslastung um 3,5 % auf 73,5 %, dann erhöht sich der Umsatz auf 32,34 Millionen US-Dollar – eine Zunahme um etwa 5 %. Da sich die Kosten des Unternehmens jedoch nicht geändert haben, können diese zusätzlichen 1,54 Millionen US-Dollar direkt dem Gewinn zugeschrieben werden. Wird die Auslastung um 3,5 % erhöht, kann die Gewinnmarge von 15 % auf 19 % und der Gesamtgewinn um 33 % gesteigert werden.

Die Auslastung (und Leerzeiten) sind aus gutem Grund so wichtig für Dienstleister: Je mehr Ihre Mitarbeitenden arbeiten, desto mehr Geld bringen sie dem Unternehmen ein. Noch dazu sind gut ausgelastete Mitarbeitende allgemein zufriedener, motivierter und bleiben dem Unternehmen meist länger treu. Oft gehen damit auch wichtige Erfolgskennzahlen einher, von der Projektrentabilität über die Servicebereitstellung bis hin zu einer optimalen Mitarbeiterzahl.

Bei der Verbesserung des Zeitmanagements geht es um mehr als die Steigerung der Stundenzahl

Einer der grundlegendsten Fehler, den Dienstleister in der Regel machen, wenn sie versuchen, ihre Zeit besser zu managen, besteht darin, sich ein überambitioniertes Ziel zu setzen und das Arbeitspensum ihrer Mitarbeitenden zu erhöhen, um dieses Ziel zu erreichen.

Doch laut Peter Drucker ist dies problematisch, wenn eine Kennzahl selbst zum Ziel wird. Denn dadurch verliert sie an Bedeutung. Eine so erzwungene Verbesserung der Auslastung wird wahrscheinlich zu einem kurzfristigen Anstieg der Auslastungsrate führen, langfristig wird sie jedoch zu enormen Problemen führen, wenn die Topperformer im Unternehmen vollkommen ausgebrannt sind. Dieser nicht nachhaltige Versuch, nicht realistische Ziele zu erreichen, behebt auch nicht das eigentliche zugrundeliegende Problem.

Was erschwert das effektive Zeitmanagement in Dienstleistungsunternehmen?

In den meisten serviceorientierten Unternehmen sind die akkurate Rechnungsstellung und Zeit- bzw. Projektverfolgung gang und gäbe. Dennoch erfassen nur die wenigsten die Stunden in Echtzeit, die sie pro Kunde aufgebracht haben. Selbst diejenigen, die auf Festpreisbasis arbeiten, sollten dies jedoch ernst nehmen. Denn dies wird darüber entscheiden, ob und wie effektiv sie künftige Projekte ausführen werden, um die Rentabilität sicherzustellen.

Das Versäumnis, den Zeitaufwand in Echtzeit zu überwachen, führt zu einer Reihe von Problemen, die sich immer mehr anhäufen, sodass Projekte langfristig außer Kontrolle geraten:

• Wenn Sie nicht wissen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeitenden pro Projekt aufbringen, haben Sie keine Ahnung, welche Ressourcen erforderlich sind.
• Wenn Sie die Ressourcennutzung nicht genau verfolgen können, können Sie auch keine genauen Schätzungen der Kosten im Zusammenhang mit bestimmten Projekten (und den jeweiligen Kunden) vornehmen, was wiederum Ihre Forecasts bedeutungslos macht.
• Wenn Sie nicht in der Lage sind, für ein bestimmtes Projekt die erforderlichen Ressourcen und die aufzubringende Zeit realistisch einzuschätzen, dann können Sie diese Projekte auch nicht angemessen besetzen. Das Resultat? Entweder arbeiten zu viele oder zu wenige Mitarbeitende an ein und demselben Projekt.

Dies wiederum wird dazu führen, dass die Verfügbarkeit nicht gleichmäßig ist. Manche Teams und Mitarbeiter sind vollkommen überlastet, manche hingegen haben nichts zu tun. Wenn es dann darum geht, ein Projekt pünktlich abzuschließen, lässt sich also diese Freitagshetze nicht vermeiden. Wir müssen nicht erläutern, dass es für langfristig erfolgreiche Kundenbeziehungen unabdingbar ist, dass Projekte rechtzeitig fertiggestellt werden. Aber wenn Sie die Zeit Ihrer Mitarbeitenden nicht effektiv managen, dann kann dieses chaotische Durcheinander am Ende eines Projekts die Rentabilität dieses Projekts gefährden. Darunter wird auch die Kundenbeziehung langfristig leiden, selbst wenn Sie alles dafür tun, sie kurzfristig zu retten.

Wie können Sie diesen Teufelskreis durchbrechen und Ihre Zeit sinnvoll managen?

Unserer Meinung nach ist Technologie die Lösung. Wie wir in einem Artikel rund um die Sektoren Architektur und Ingenieurwesen erläuterten, ist es kein Zufall, dass gerade Notdienstanbieter, die allen anderen serviceorientierten Branchen hinterherhinken, wenn es darum geht, neue Technologien einzuführen, auch Schwierigkeiten damit haben, ihre Zeit und Projekte effektiv zu verwalten. So haben sage und schreibe 86 % von ihnen angegeben, dass die Technologie sie hindern würde.

Die operative Komplexität nimmt mit den immer engeren Zeitplänen und Ressourceneinschränkungen weiter zu. Die Technologie wird daher eine zunehmend wichtigere Rolle spielen, um die Effizienz, Effektivität und Stabilität eines Unternehmens zu verbessern. Gleichzeitig hat eine Investition in eine moderne Unternehmenssoftware enormes Potenzial zur Verbesserung des Ressourcen- und Projektmanagements, da Zeitpläne vorausschauender und abgestimmter erstellt, Ressourcen und Aufgaben sinnvoll zugeordnet werden können. Die Motivation und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden lassen sich so auch besser managen, um ein Burnout zu vermeiden.

Moderne Technologien – insbesondere Cloud-ERP – ermöglichen ein effektiveres Zeit- und Ressourcenmanagement, indem sie für einheitliche Datenflüsse in allen Bereichen Ihres Unternehmens sorgen und Rund-um-die-Uhr-Reporting sowie „sofortige Einblicke“ bereitstellen. Projektmanager/innen bekommen dadurch einen vollständigen und zuverlässigen Überblick über die Ressourcenauslastung, die laufenden Projekte und wie und wann internen Ressourcen, externe Auftragnehmer und Partnerorganisationen zur Verfügung stehen.

Andere Tools – insbesondere PSA (Professional Services Automation)-Plattformen – bringen Kunden-, Projekt- und Ressourcendaten (einschließlich der Verfügbarkeit und Skills der Mitarbeitenden) an einem zentralen Ort zusammen und dienen als zentrale und einheitliche Datenquelle für alle Projekte, von der Angebotsphase bis hin zur endgültigen Abrechnung. Dienstleistungsunternehmen haben so in Echtzeit Zugriff auf alle Kunden-, Projekt-, Ressourcen- und Finanzdaten in einer einzigen Anwendung. Die Nachverfolgung der aufgewendeten Zeit und die Optimierung der Auslastung werden so zu einer überwindbaren Herausforderung.

Wie können Sie von Unit4 profitieren?

Wir verfügen über die nötige Erfahrung, Expertise und das Verständnis für die besonderen Anforderungen von Dienstleistungsunternehmen. Mit der richtigen Technologie können Sie Ihren Teams eine bessere Arbeitsweise ermöglichen und ihnen die Möglichkeit geben, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: Kunden anziehen, unterstützen und binden.

Unsere kunden-, mitarbeiter- und projektorientierten Lösungen wurden speziell für Unternehmen wie Ihres entwickelt. Mit branchenführenden Lösungen für Enterprise Resource Planning (ERP), Human Capital Management (HCM) sowie Finanzplanung und Analyse (FP&A) können Unternehmen ihre Geschäfte erfolgreich vorantreiben. Sie können damit KPIs von Projekten, einschließlich der geschätzten Zeit bis zur Fertigstellung (ETC) sowie Fristen und Kosten, im Handumdrehen im Auge behalten und globale Projekte erfolgreich ausführen. In Echtzeit bereitgestellte Reportingdaten ermöglichen eine bessere Abrechnung und Umsatzrealisierung und vereinfachen die Verwaltung von Änderungen und Überprüfungen während des gesamten Projektlebenszyklus – mit spezifischen Prozessen selbst für hochkomplexe Projekte.

Unsere PSA-Lösung ist eine integrierte Lösung, die auf Microsoft Dynamics CRM basiert und Ihnen hilft, Aufträge zu gewinnen und Ihre Projekte so genau und effizient wie möglich auszuführen und abzurechnen.

Weltweit verlassen sich Dienstleistungsunternehmen auf die einzigartigen Funktionen unserer Lösungen, um ihre Projekte pünktlich und im Budgetrahmen abzuschließen. Weitere Informationen können Sie dieser Broschüre entnehmen.