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Behindert Ihre Auslastungsrate die Rentabilität?

von  Mai 13, 2024 | 4 Minuten Lesezeit

Analysten bei PAC führten eine Umfrage basierend auf den Ansichten von 400 Dienstleistungsunternehmen in Europa und Nordamerika durch. Sie betrachteten Erwartungen hinsichtlich Umsatz und Rentabilität, zukünftige Wachstumsfaktoren und wie sich Dinge wie Auftragsgröße, Größe des Kundenstamms und Auslastungsraten ändern. 

Hier gehen wir darauf ein, warum eine effektive Ressourcennutzung heute wahrscheinlich der wichtigste Aspekt des Geschäftsbetriebs für ein Dienstleistungsunternehmen ist. Und warum eine höhere Auslastungsrate mehr produktive Arbeit und gesenkte Kosten bedeutet. 

Was ist die Auslastungsrate?

Die Auslastungsrate in Dienstleistungsunternehmen ist der Prozentsatz der Zeit, die mit abrechenbaren Projekten im Vergleich zur Gesamtarbeitszeit verbracht wird, sie misst also, wie beschäftigt die Menschen sind. 

Die Auslastung ist eine entscheidende Kennzahl, weil Geschäftsführer verstehen müssen, wie viel ihre Mitarbeitenden mit abrechenbaren Aufgaben im Vergleich zu nicht abrechenbaren Aufgaben verbringen. Abrechenbare Auslastung und durchschnittlicher Stundensatz sind kritisch für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. 

Die meisten Organisationen möchten zwischen abrechenbarer Auslastung und produktiver Auslastung unterscheiden können, was die Gesamtauslastung einschließt, sowie Marketing, Vertrieb, allgemeines Management, Schulung und interne Projekte. 

Auslastung ist entscheidend für die Gesamtrentabilität und Produktivität einer Organisation. Sie sollte zusammen mit dem Gesamtumsatz und dem Gewinn pro Person betrachtet werden. In der Regel ist der größte Treiber für die Auslastung die Reife des Geschäftsentwicklungsprozesses (Marketing, Vertrieb und wiederkehrende Einnahmen). 

Wie berechnet man die Auslastung?

Das Projektmanagement wird zunehmend strategisch, da Unternehmen versuchen, die Gewinnspanne zu verbessern und Ressourcen zu maximieren, daher ist es wichtig, die Auslastungsrateformel richtig zu verstehen. 

 

Abrechenbare Stunden 

Auslastung = ------------------------- x 100 

Gesamtarbeitsstunden 

 

Sobald Sie genau wissen, wie Sie die Auslastungsrate berechnen und sie als Kennzahl verwenden, ist es leicht zu erkennen, wie sie die Rentabilität Ihrer Organisation beeinflusst. Wenn Sie Ihre Ressourcen nicht vollständig nutzen, lassen Sie Gewinne liegen. Gehen Sie tiefer und Sie werden feststellen, dass Ihre Auslastungsrate fast jeden Aspekt Ihrer Betriebsabläufe beeinflusst. 

Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Dienstleistungen verkaufen. Ohne Auslastungsdaten wird Ihr Vertriebsteam nicht unbedingt jedem Lead verfolgen, aber wenn sie die Auslastungsraten haben, können sie Leads verfolgen, die zu profitabler Arbeit führen, im Rahmen bleiben und sich auf Ihre Spezialisierung konzentrieren. Dies hilft Ihnen, bessere Kunden zu gewinnen und ein fokussierteres Vertriebsteam zu führen. 

Kleine Änderungen können zu großen Gewinnen führen

Eine Auslastungsrate von 100 % zu erreichen, ist nicht machbar, da Ihre Mitarbeitenden auch andere nicht abrechenbare Aktivitäten wie berufliche Entwicklung, Geschäftsentwicklung, möglicherweise Reisen zu Kundenstandorten und administrative Aufgaben haben werden.  

Die Umfrage ergab, dass 42 % der dienstleistungsorientierten Unternehmen keine Auslastungsrate von 80 % erreicht haben und 16 % keine Auslastung von 70 %. 

Ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden, die 220 Tage im Jahr arbeiten und $1.000 pro Mitarbeiter pro Tag an abrechenbaren Einnahmen erzielen, mit einer Auslastungsrate von 70 % und einer Marge von 15 % wird in einem Jahr Einnahmen von $30,8 Mio. und einen Gewinn von $4,62 Mio. sehen. 

Wenn wir die Auslastung auf 73,5 % erhöhen (nur eine Steigerung um 3,5 %), steigt der Umsatz auf $32,34 Mio. – eine Steigerung von etwa 5 %.  

Da sich die Kosten des Unternehmens jedoch nicht geändert haben, kann diese zusätzliche $1,54 Mio. direkt zur Marge hinzugefügt werden. Dies bedeutet, dass wir durch eine Steigerung der Auslastung um 3,5 % die Marge von 15 % auf 19 % und den Gesamtgewinn um 33 % steigern können. 

Eine erhöhte Auslastung bedeutet mehr als nur mehr Geld verdienen: 

  • Gut ausgelastete Mitarbeitende sind zufriedener und engagierter und bleiben tendenziell länger im Unternehmen. 
  • Reduzierte Mitarbeiterzahl bedeutet, dass Gehälter besser verwaltbar sind. 
  • Einzelne Projekte sind profitabler, sodass Sie mehr abrechenbare Arbeit übernehmen können. 
  • Die Servicebereitstellung verbessert sich, sodass Ihre Kunden zufriedener sind. 

Wie man die Auslastung maximiert

Auslastungsherausforderungen beeinflussen die Fähigkeit von Dienstleistungsunternehmen Projekte rechtzeitig abzuschließen. Aus der Umfrage ging hervor, dass fast die Hälfte (45 %) mindestens ein Viertel ihrer Projekte nicht rechtzeitig abgeschlossen hat. Der IT-Dienstleistungssektor hatte mit 52 % am meisten Schwierigkeiten, ein Viertel der Projekte rechtzeitig abzuschließen. IT-Dienstleistungsleiter werden jedoch auf die Herausforderung von aufkommenden Technologien wie KI, Ressourcenprobleme und die wechselnde Natur von Digitalisierungsprojekten hinweisen, da Anforderungen während des Projektzeitraums oft entstehen. 

Herausforderungen zu bewältigen und die Auslastungsraten zu erhöhen, kann nur durch ein gründliches Verständnis von Auslastung, Aktivität und finanzieller Leistung erreicht werden. Die Identifizierung der aktuellen Auslastungsniveaus ist notwendig, aber die Fähigkeit, sie zu maximieren, ist eine andere. 

Werfen wir einen Blick auf die Schritte, die erforderlich sind, um Ihr Unternehmen von der reinen Zeiterfassung zu einer Kultur zu führen, die ihre Prozesse, Abläufe und Einstellungen so strukturiert, dass die Zeit als Ihr kostbarstes Gut betrachtet wird. 

 

 

SCHRITT 1

Was genau messen wir?

Produktive, nicht abrechenbare Stunden können genauso wichtig sein wie die strategische und operative Arbeit, die dazu beiträgt, das Unternehmen am Laufen zu halten.  

Die meisten Personen in Ihrer Organisation werden nicht 100 % der Zeit an abrechenbaren Projekten arbeiten, daher müssen Sie die produktive nicht abrechenbare Zeit sowie Urlaubszeit und natürlich das Unvorhersehbare, das Menschen von ihren geplanten Aufgaben abhält, bei der Betrachtung der 'Gesamtauslastung' berücksichtigen.

SCHRITT 2

Was sollte Ihr Ziel sein?

Unterschiedliche dienstleistungsorientierte Branchen haben unterschiedliche Ziele, aber realistische, erreichbare Levels reichen von bis zu 98 % in Anwaltskanzleien bis zu etwa 60 % in einigen Teilen der Kommunikationsbranche.  

Sie können den richtigen Satz für Ihr Unternehmen festlegen, indem Sie Branchendurchschnitte erkunden und die Gewohnheiten leistungsstarker Wettbewerber studieren. Setzen Sie ein Mindest- und ein Höchstziel fest, anstatt zu versuchen, zu hoch zu zielen - Personen zu stark zu belasten kann zu schlechterer Leistung, Unzufriedenheit und höheren Abwanderungsraten führen. 

SCHRITT 3

Was habe ich davon?

Die Maximierung Ihrer Auslastungsniveaus bedeutet nicht, zusätzliche Arbeit aus Ihren Mitarbeitenden herauszuholen; es bedeutet, die Kultur umzugestalten und Anreize zu schaffen, die das Erreichen von Zielen lohnenswert machen.  

Transparenz von Echtzeitprojektdaten in der gesamten Organisation ist entscheidend. Behalten Sie Ihre Perspektive strategisch. Machen Sie die Auslastungsziele jedes Projekts sichtbar, damit sie profitabel werden können.  

SCHRITT 4

Fangen Sie klein an

Setzen Sie erreichbare Ziele. Burnout und Projektmüdigkeit werden die Rentabilität nicht steigern. Oft sind es nicht mangelndes kluges Arbeiten oder hartes Arbeiten, das Verbesserungen in der Auslastung verhindert. Es sind die versteckten Killer wie mangelnde Sichtbarkeit, Umfangserweiterung und schlechte Zuweisung von Ressourcen, die kontraproduktiv sind.  

Die richtige Mischung aus betrieblichem Verhalten und die Annahme der richtigen Management- und Zusammenarbeitswerkzeuge können diese Probleme jedoch lösen. 

SCHRITT 5

Die richtigen Werkzeuge für den Job auswählen

Das Einbringen neuer Technologien zur Integration von Operationen kann die Auslastungsraten erheblich verbessern, selbst in Organisationen, die bereits gut abschneiden.  

Die richtigen Werkzeuge werden für verschiedene Organisationen unterschiedlich sein und hängen von Größe, Reife und dem Stand der unvermeidlichen digitalen Transformationsreise ab.  

Unternehmen, die immer noch Excel-Tabellen oder Google-Tabellen zur Verfolgung von Auslastung und Abrechnungszeit verwenden, werden von einem Wechsel zu einer ERP-Lösung profitieren, bei der Informationen integriert sind, die Sichtbarkeit erhöht wird und es möglich ist, fundiertere Entscheidungen darüber zu treffen, wie Möglichkeiten genutzt werden können.  

Abschließend

Beratungsunternehmen sind Teil eines personalgetriebenen Marktes, und das Bereitstellen der richtigen Tools zur Generierung der richtigen Erkenntnisse wird zu erheblichen Leistungsverbesserungen führen. Zeit- und Spesenerfassung sowie Abrechnung können nicht effektiv mit veralteten Legacy-IT-Systemen oder Tabellenkalkulationen verwaltet werden.  

Für viele Unternehmen besteht eine kritische Lücke zwischen ihren IT- und Projektmanagement-Systemen und ihrer Herangehensweise an das Ressourcenmanagement. Es hat eine signifikante Beschleunigung in der Anzahl von dienstleistungsorientierten Unternehmen gegeben, die in eine robustere Plattform investieren, um Ressourcen und Projekte integrierter zu verwalten, um ihre Kunden zufrieden zu stellen und profitabler zu arbeiten. 

Wie kann Unit4 dazu beitragen, Ihre Beschaffungsprozesse zu verbessern?

Arbeitsintensive Legacy-Systeme und manuelle Prozesse entsprechen nicht mehr den Anforderungen, also warum sollten Sie sich von ihnen zurückhalten lassen? Es gibt viele Verwendungen und Vorteile spezialisierter digitaler Lösungen für dienstleistungsorientierte Unternehmen, und alle helfen den Geschäftsleitern, die Kosteneffizienz während eines Projekts zu verbessern. 

Wenn Ihr Dienstleistungsunternehmen die Auslastungsraten verbessern und die Kostenplanung und -budgetierung auf die nächste Stufe bringen möchte, kann Unit4 ERP-Plattformen anbieten, die speziell auf Ihre einzigartigen Anforderungen zugeschnitten sind. 

Unsere ERP-, HCM- und FP&A-Tools der nächsten Generation helfen Ihnen, Ihre Mitarbeitenden zu verwalten und zu entwickeln, erstklassige Talente anzuziehen und sicherzustellen sowie Engagement, Lernen und Entwicklung proaktiv zu fördern. 

Um mehr zu erfahren, klicken Sie hier, um mit unserem Vertriebsteam zu sprechen und zu sehen, was unsere ERP-Lösung für Ihre Organisation tun kann, und klicken Sie hier, um den vollständigen Umfragebericht herunterzuladen.

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