Beeinträchtigt Ihre Auslastungsrate die Rentabilität?

von Unit4 Communications Oktober 26, 2022 | 4 Minuten Lesezeit

Die Analysten von PAC haben kürzlich eine Umfrage unter 250 Dienstleistungsunternehmen durchgeführt, die momentan ihre Strategien nach der Pandemie neu ausrichten. Befragt wurden diese zu verschiedenen Themen, darunter erwartete Umsätze, Rentabilität, künftige Wachstumstreiber und inwiefern sich Auftragsvolumen, Kundenzahl und Auslastungsraten ändern.

In diesem Artikel sehen wir uns an, warum eine effektive Ressourcenauslastung für Dienstleistungsunternehmen der wohl wichtigste Faktor im operativen Geschäft ist. Wir gehen außerdem der Frage auf den Grund, warum eine bessere Auslastung eine Produktivitätssteigerung und Kostensenkung zur Folge hat.

Was ist die Auslastungsrate?

Die Auslastungsrate in Dienstleistungsunternehmen ist der prozentuale Anteil der Zeit, die im Vergleich zur Gesamtarbeitszeit für abrechenbare Projekte aufgewendet wird.

Die Auslastung ist eine überaus wichtige Kennzahl. Führungskräfte müssen stets genau wissen, wie viele abrechenbare Stunden ihre Mitarbeitenden leisten (im Vergleich zu den Stunden, die sie ihren Kunden nicht in Rechnung stellen können). Sowohl die abrechenbare Auslastung als auch der durchschnittliche Stundensatz sind entscheidende Faktoren für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens.

Dabei sollten Unternehmen zwischen der abrechenbaren Auslastung und der produktiven Auslastung unterscheiden. Letztere umfasst auch Marketing- und Vertriebsaktivitäten, allgemeine Verwaltungsangelegenheiten, Schulungen und interne Projekte.

Für die Rentabilität und Produktivität allgemein ist die Auslastung ein wesentlicher Faktor. Sie sollte zusammen mit dem Gesamtumsatz und dem Gewinn pro Teammitglied betrachtet werden. In der Regel hängt die Auslastung stark von der Reife des Geschäftsentwicklungsprozesses ab (Marketing, Vertrieb und wiederkehrende Einnahmen).

Berechnung der Auslastung

Da die meisten Unternehmen ihr Geschäftsergebnis verbessern und die Ressourcenauslastung optimieren möchten, nimmt das Projektmanagement einen immer höheren strategischen Stellenwert ein. In diesem Zusammenhang ist es unabdingbar zu wissen, wie die Auslastungsrate berechnet wird.

Abrechenbare Stunden

Auslastung = ------------------------- x 100

Gesamtstunden

Wenn Sie erst einmal die Auslastung berechnen und sie als Kennzahl nutzen können, werden Sie die Korrelation zwischen der Auslastung und Rentabilität schnell erkennen. Denn wenn Sie Ihre Ressourcen nicht voll auslasten, dann entgehen Ihnen schließlich Gewinne. Wenn Sie genauer hinsehen, dann wird Ihnen auch auffallen, dass sich die Auslastung auf so ziemlich jeden Aspekt Ihres Unternehmens auswirkt. Denken Sie nur daran, wie Sie Ihre Dienstleistungen vertreiben. Kennt Ihr Vertriebsteam die Auslastung nicht, kann es nicht unbedingt alle Leads verfolgen. Weiß es jedoch genau über die Auslastungsrate Bescheid, kann es sich auf jene Leads konzentrieren, die zu profitablen Aufträgen führen und dem Angebot Ihres Unternehmens entsprechen. Auf diese Weise kann Ihr Vertriebsteam fokussierter arbeiten und die richtigen Kunden ansprechen.

Kleine Veränderungen haben große Wirkung

Während der Pandemie kam der Dienstleistungssektor zum Stillstand und die Auslastung sank dementsprechend in den Keller. Obwohl die Branche nun allmählich zur Normalität zurückkehrt, hat die Umfrage von PAC ergeben, dass viele europäischer Dienstleister noch immer auf suboptimalem Niveau arbeiten. Die Mehrheit (59 %) erreichte eine Auslastung von über 80 %, bei 19 % lag die Auslastung unter 70 % – in anderen Teilen der Welt außerhalb Europas war diese Zahl sogar noch geringer.

In einem Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden, die an 220 Tagen im Jahr fakturierbare Stunden leisten und einen abrechenbaren Umsatz von 1000 US-Dollar pro Mitarbeiter pro Tag bei einer Auslastung von 70 % und einer Marge von 15 % erzielen, wird das Unternehmen 30,8 Millionen US-Dollar Umsatz und 4,62 Millionen US-Dollar Gewinn pro Jahr erzielen.

Steigern wir die Auslastung um 3,5 % auf 73,5 %, dann erhöht sich der Umsatz auf 32,34 Millionen US-Dollar – eine Zunahme um etwa 5 %. Da sich die Kosten des Unternehmens jedoch nicht geändert haben, können diese zusätzlichen 1,54 Millionen US-Dollar direkt dem Gewinn zugeschrieben werden. Wird die Auslastung um 3,5 % erhöht, kann die Gewinnmarge von 15 % auf 19 % und der Gesamtgewinn um 33 % gesteigert werden.

Aber eine höhere Auslastung bringt noch mehr Vorteile als nur höhere Gewinne:

Optimal eingesetzte Mitarbeitende sind zufriedener und motivierter. Sie bleiben dem Unternehmen meist länger treu.
Eine geringere Mitarbeiterzahl bedeutet, dass die Gehälter überschaubarer sind.
Einzelne Projekte sind außerdem rentabler, sodass Sie mehr abrechenbare Aufträge annehmen können.
Darüber hinaus verbessert sich auch die Servicebereitstellung, was wiederum die Kundenzufriedenheit steigert.

Eine der wichtigsten Kennzahlen, die Dienstleistungsunternehmen zur Messung der Kundenzufriedenheit verwenden, ist der Net Promoter Score (NPS). Laut Umfrage kennen 95 % der Unternehmen ihre aktuelle Bewertung. Durch die Steigerung der Auslastung sollten Unternehmen auch in der Lage sein, ihren NPS zu verbessern.

Auslastung steigern – so geht‘s

Eine suboptimale Auslastung verhindert die fristgerechte Fertigstellung von Projekten. Die Umfrage zeigt, dass Architektur- und Ingenieurbüros in dieser Hinsicht am besten abschneiden: Zwei Drittel der Unternehmen verzeichnen eine Auslastung von 80 %. Im Hinblick auf die Region hat die Umfrage ergeben, dass 75 % der Dienstleistungsunternehmen in der DACH-Region eine Auslastung von 80 % verzeichneten. Bei 16 % der Unternehmen in den Benelux-Ländern lag sie hingegen unter 50 %.

Herausforderungen lassen sich nur überwinden, wenn die Auslastung, Aktivitäten und finanzielle Leistung im Detail bekannt sind. Doch das aktuelle Auslastungsniveau zu kennen, ist die eine Sache – es zu erhöhen, eine ganz andere. Sehen wir uns nun an, welche Schritte Sie unternehmen müssen, um von der reinen Zeiterfassung wegzukommen und stattdessen eine Kultur zu schaffen, in der die Zeit Ihrer Mitarbeitenden als wertvollstes Gut behandelt wird.

1. Was genau sollten Sie messen?

Produktive nicht abrechenbare Stunden können ebenfalls wichtig sein und dazu beitragen, den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Es versteht sich von selbst, dass Mitarbeitende in ihrem Arbeitsalltag auch nicht fakturierbare Aufgaben zu erledigen haben. Bei der Ermittlung der Gesamtauslastung müssen diese zwar produktiven, aber nicht abrechenbare Stunden daher genauso berücksichtigt werden wie Urlaubstage und natürlich unvorhersehbare Ereignisse, die Mitarbeitende davon abhalten, ihre geplanten Aufgaben zu erledigen.

2. Welches Ziel sollten Sie sich setzen?

Die Ziele können von Branche zu Branche variieren. Realistische, erreichbare Werte reichen jedoch von 98 % in Anwaltskanzleien bis hin zu etwa 60 % in der Kommunikationsbranche. Werfen Sie einen Blick auf die in Ihrer Branche gängigen Durchschnittswerte und nehmen Sie leistungsstarke Wettbewerber genauer unter die Lupe. Zu viel Druck auf die Mitarbeitenden kann zu schlechteren Leistungen, Unzufriedenheit und einer höheren Fluktuationsrate führen. Legen Sie daher keine unrealistischen Anforderungen fest, sondern definieren Sie stattdessen ein Minimal- und ein Maximalziel.

3. Wo liegen die Vorteile für Sie?

Die Auslastungsrate zu maximieren, bedeutet nicht, dass Sie Ihren Mitarbeitenden mehr Arbeit abverlangen, sondern dass Sie die Unternehmenskultur neu ausrichten und Anreize schaffen, damit sich das Erreichen von Zielen für alle lohnt. Transparente Echtzeitdaten über Projekte im gesamten Unternehmen sind dafür unerlässlich. Behalten Sie stets eine strategische Denkweise bei. Sorgen Sie dafür, dass alle die angestrebte Auslastungsrate kennen, um die Rentabilitätsziele zu erreichen.

4. Klein anfangen

Setzen Sie erreichbare Ziele. Ausgebrannte Mitarbeitende, die von Projekt zu Projekt hetzen, werden die Rentabilität mit Sicherheit nicht steigern. Dass Unternehmen ihre Auslastungsrate nicht steigern können, liegt meistens nicht daran, dass Mitarbeitende nicht intelligent oder hart genug arbeiten. Die Gründe dafür liegen vielmehr in versteckten Faktoren wie mangelnder Transparenz, ungeplanten Ausweitungen des Projektumfangs und einer ungünstige Ressourcenzuweisung. Mit einer operativen Strategie und den richtigen Management- und Collaboration-Tools lassen sich diese Probleme jedoch lösen.

5. Die richtigen Tools finden

Die Implementierung neuer Technologien zur Integration des operativen Geschäfts kann die Auslastungsrate enorm verbessern – und das selbst in Unternehmen, die bereits erfolgreich sind. Welche Tools die richtigen sind, kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Dies hängt von der Unternehmensgröße, dem Reifegrad und dem Stand der digitalen Transformation ab. Unternehmen, die noch immer Excel benutzen, um ihre Auslastung nachzuverfolgen und Stunden abzurechnen, profitieren unmittelbar von einem Wechsel auf eine PSA-Lösung. Eine solche Software bringt alle Daten einem Ort zusammen, sorgt für mehr Transparenz und ermöglicht es den Mitarbeitenden, fundierte Entscheidungen zu treffen, um Chancen zu nutzen. Reifere Unternehmen, bei denen die digitale Transformation bereits in vollem Gange ist, können hingegen enorm von einer voll integrierten ERP-Lösung profitieren.

Fazit

Das höchste Gut von Dienstleistungsunternehmen sind die Mitarbeitenden. Wenn Sie ihnen die richtigen Tools an die Hand geben, um wertvolle Einblicke und Erkenntnisse zu schaffen, kann das die Performance signifikant verbessern. Veraltete IT-Systeme und Spreadsheets eignen sich längst nicht mehr für die Erfassung von Zeit und Ausgaben. In vielen Unternehmen sind die Systeme für IT-, Projekt- und Ressourcenmanagement nicht miteinander verbunden und aufeinander abgestimmt. Immer mehr Dienstleister investieren daher in eine verlässliche Plattform, die ihnen eine integrierte Verwaltung von Ressourcen und Projekten ermöglicht, um ihre Kunden zufriedenzustellen und ihre Rentabilität zu steigern.

Wie kann Unit4 Ihnen dabei helfen, die Auslastungsrate zu verbessern?

Arbeitsaufwendige Altsysteme und manuelle Prozesse werden Ihren Anforderungen nicht mehr gerecht. Lassen Sie sich davon nicht mehr ausbremsen! Speziell für Dienstleistungsunternehmen entwickelte Lösungen bieten eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten und Vorteilen, wie zum Beispiel eine bessere Kosteneffizienz für Projekte.

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