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Gewinnende Angebote – Wie ERP Ihnen dabei helfen kann, die Beschaffung zu optimieren

Die Beschaffung wird oft als der größte Feind kleinerer Beratungsfirmen angesehen. Und diese Ansicht ist nicht völlig unbegründet. Eine schlechte Beziehung zur Beschaffungsabteilung eines Kunden - oder deren Unverständnis für den genauen Umfang und die Art Ihrer Arbeit - kann sowohl die Rentabilität als auch die Machbarkeit eines Projekts beeinträchtigen. 

Aber wenn es richtig gehandhabt wird, kann die Beschaffung tatsächlich zu einem der stärksten Verbündeten Ihrer Firma bei der Angebotsabgabe für neue Projekte werden. Die Fähigkeit, genau zu zeigen, wie Sie die Grundlagen, Kosten und Ressourcen Ihrer Firma verwalten, um Ergebnisse zu erzielen, verschafft Ihnen ein leistungsstarkes Werkzeug, um die Beschaffungsteams potenzieller Kunden auf Ihre Seite zu ziehen - und kann Ihnen sogar helfen, bei Gebührenverhandlungen eine starke Position einzunehmen. Schauen wir uns das genauer an. 

Die Beschaffung ist früher in die Projektplanung involviert 

Entscheidungsträger schätzen es zunehmend, einen strategischen Einkaufsexperten mit echten Verhandlungs- und Risikominderungsfähigkeiten im Raum zu haben, wenn es darum geht, Projekte für externe Dienstleister zu planen. Und wenn es darum geht, potenzielle Partner auf strategische Passung und Wettbewerbsfähigkeit zu prüfen. 

In Dienstleistungsbranchen sind Beschaffungsteams Spezialisten. Sie haben in der Regel ein viel stärkeres Bewusstsein für spezialisierte oder alternative Anbieter im Vergleich zu den traditionellen großen Namen - sowie die erforderlichen Datensätze, um Leistung und Spezialisierung im Verhältnis zu den Bedürfnissen ihrer eigenen Organisation zu bewerten. Dies bedeutet, dass Sie wahrscheinlicher früher im Geschäftsentwicklungsprozess auf die Beschaffungsteams stoßen und einer länger andauernden und intensiveren Reihe von Fragen zu Ihren Prozessen, Praktiken, Leistungsnachweisen, Referenzen, gegenseitigen Erwartungen und Service Level Agreements begegnen werden. 

Aber ein stärker eingebundenes Beschaffungsteam ist nicht unbedingt eine schlechte Sache. Sie sind wahrscheinlicher bereit, Ihre einzigartige Wertschöpfung zu akzeptieren, Ihre Eignung als strategische Passung zu bewerten und sich auf der Kundenseite für Ihre Firma einzusetzen. Es schafft auch die Möglichkeit, den gesamten Prozess der Angebotsabgabe für neue Projekte zu beschleunigen - wodurch Ihre Zeit von der Angebotsabgabe bis zur Zahlung verkürzt wird und Sie Ihre Projekte aufgrund eines größeren gegenseitigen Verständnisses richtig planen und besetzen können. 

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Die Bedeutung der Beschaffung nimmt zu und sie sind stärker involviert

Und glauben Sie es oder nicht, das ist eine gute Sache! 

Die Bedeutung der Beschaffung in der Gesamtstrategie von Unternehmen nimmt zu, da sich die Anforderungen der Kunden ändern und die digitale Transformation die Art und Weise verändert, wie Unternehmen Dienstleistungen einkaufen und verkaufen. 

Diese zunehmende Bedeutung wird durch eine höhere Bereitschaft zum Wechsel von Dienstleistungsanbietern verursacht und trägt zudem ebenfalls zu dieser bei. Unternehmen sind heute viel stärker auf Technologien von Drittanbietern und Service-Spezialisten angewiesen, da sich ihre Wertschöpfungsketten erweitern. 

Das bedeutet, dass als Dienstleistungsunternehmen auch Ihre Bedeutung zunimmt. Die Beschaffung wird nicht nur mehr von Ihnen sehen wollen, sondern auch während des Angebotsprozesses mehr von Ihnen erwarten. Schließlich wird der von ihnen ausgewählte Anbieter eine wesentliche Komponente für die Vollendung der Wertschöpfungskette ihres Unternehmens sein. 

Das bedeutet, dass Sie daran arbeiten müssen, sie davon zu überzeugen, dass Ihre Firma die richtige für den Job ist. 

Ihre Firma muss lernen, die Sprache der Beschaffung zu sprechen

Da die Beschaffung weiter an Bedeutung gewinnt und Teil der Entscheidungseinheit für den Einkauf von Dienstleistungen wird, wird die überzeugende Kommunikation von strategischem Wert zu einem echten Wettbewerbsvorteil.  

1. Achten Sie auf die Kosten. 

Das mag offensichtlich klingen, aber die Beschaffung sucht nicht nur nach einer kleineren Zahl. Sie suchen nach einer Zahl, die im Kontext ihrer gewünschten Ziele für die Kapitalrendite Sinn macht. Sie suchen nach einer Zahl, die ihrer gesamten Einkaufsstrategie entspricht, den gewünschten Ergebnissen für ein bestimmtes Projekt entspricht und zeitlich und spezifisch festgelegt ist. Sie möchten, dass Sie zeigen, wie Sie und Ihre Tools sowohl Budgets als auch Fristen eng überwachen können, sowie Ihre Richtlinien und Kontrollen für mögliche Überschreitungen. Sie möchten auch, dass Sie eine robuste Reihe von ROI-Projektionen für die von ihnen von Ihnen erworbenen Dienstleistungen demonstrieren. 

2. Zeigen Sie, dass Sie wissen, wie man Risiken identifiziert und managt. 

Demonstrieren Sie Ihren Prozess für das Risikomanagement bei den Projekten, die Sie durchführen - wie Sie potenzielle Ausfallpunkte identifizieren und abmildern, wie Sie für ausreichende Projektbesetzung und Notfallpläne sorgen und wie Sie die laufenden Kosten, die aufgewendete Zeit und die erledigten Arbeiten im Vergleich zu den noch ausstehenden Arbeiten verfolgen. 

Dies erfordert, dass Ihre Berater und Projektmanager ein sehr detailliertes Projektüberwachungs- und Kontrollniveau demonstrieren können - und jedes Detail im Verlauf verfolgen, um aufkommende Risiken zu mindern und Verluste zu minimieren. 

3. Zeigen Sie ihnen, wie einfach es ist, mit Ihnen zusammenzuarbeiten. 

Damit ist nicht nur Beziehungsmanagement gemeint. Vor allem wird die Beschaffung nach Prozessen, Systemen und Strukturen suchen. Wie einfach ist es, Sie zu erreichen? Wie einfach ist es, die richtige Person zu kontaktieren, um schnell Fragen zu beantworten? Wie einfach ist es, Sie zu bezahlen - wie schnell sind Ihre Rechnungs- und Vertragsprozesse? Wie genau und zeitnah sind Ihre Berichte? Wie helfen Sie ihnen, den Wert und die Kapitalrendite gegenüber ihren Interessenvertretern zu kommunizieren? 

Sie müssen in der Lage sein, diese Fragen zu beantworten, um das Vertrauen der Beschaffung zu gewinnen und ihre Unterstützung für Ihre Vorschläge zu erhalten. 

Hier kommt Ihr ERP-System ins Spiel

Obwohl es vielleicht nicht offensichtlich erscheint, sind die oben genannten Beschaffungstrends wichtig, wenn Sie ERP kaufen.

Wenn Sie mehr denn je im Fokus stehen, benötigen Sie eine Betriebsplattform, die Ihnen vollständige Transparenz bietet und Daten von Ihren Finanz-, HR- und Projektteams integriert, um ein vollständiges Bild von jedem Aspekt der Arbeit zu erstellen, die Sie für Ihre Kunden erledigen. 

Die Sicherstellung, dass Sie Ihr ERP auf die Bedürfnisse der Beschaffungsteams abstimmen, versetzt Sie in die Lage, der Beschaffung zu zeigen, dass Ihre Schätzungen genau sind und dass Sie angemessene Prozesse und Kontrollen haben, um Risiken zu verwalten, Projektüberschreitungen zu verhindern und sicherzustellen, dass ihre Organisation bekommt, wofür sie bezahlt. 

Dieses Maß an Transparenz und Kontrolle ermöglicht es Ihnen auch, die Projekte Ihrer Kunden angemessen mit Ressourcen auszustatten, sodass sie für sie kostengünstig und für Sie profitabel sind. Dies trägt zur Transparenz und Vertrauensbildung zwischen Ihren Organisationen bei und positioniert Sie gut für weitere Cross-Selling- und Upselling-Möglichkeiten in der Zukunft. 

Die Kraft von PSA (Professional Services Automation) 

PSA-Lösungen stellen ein weiteres unschätzbares Werkzeug im Umgang mit Ihren Kunden und Beschaffungspartnern dar. Eine nahtlose Plattform für das Management des gesamten Kern-Ablaufs vom Verkauf bis zum Zahlungseingang - einschließlich Projektmanagement, automatisierter Rechnungsstellung und intelligenter Erfassung der abgerechneten Stunden - kann Ihnen einen echten Vorteil verschaffen, um den Wert der Zusammenarbeit mit Ihnen für Ihre Kunden deutlich zu machen. 

PSA-Lösungen ermöglichen es Ihnen, die DSO (Days Sales Outstanding) zu reduzieren und das Umsatzmanagement zu verbessern - und zeigen Ihren Beschaffungspartnern, dass Sie ein System eingerichtet haben, das ihr Risikoprofil ebenso wie Ihres minimiert. 

Wie kann Ihnen Unit4 helfen? 

Wir entwickeln ERP-, HCM-, FP&A- und PSA-Systeme, die speziell auf die Bedürfnisse von personen- und projektzentrierten Organisationen ausgerichtet sind und Ihren Teams die Werkzeuge zur Verfügung stellen, die sie benötigen, um die Rentabilität sicherzustellen, die Arbeitsabläufe reibungslos zu gestalten und Ihre Mitarbeiter engagiert, zufrieden und produktiv zu halten. 

Um zu sehen, was unsere Lösungen für Sie tun können, besuchen Sie unsere dedizierte ERP-Produktseite hier, unsere PSA-Produktseite hier oder klicken Sie hier, um eine Demo zu vereinbaren. 

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