Mehr sparen durch eine bessere Ausgaben­transparenz – Beschaffung und Finanzen sollten Hand in Hand arbeiten

Kaum eine Geschäftsbeziehung ist so symbiotisch wie die des Beschaffungs- und Finanzteams. So sollte es zumindest sein. Sind diese beiden Bereiche nicht aufeinander ausgerichtet, ist meist das Unternehmen der Verlierer.

Es lohnt sich also, in die Zusammenarbeit dieser beiden Bereiche zu investieren. Die Beschaffung und der Finanzbereich sprechen dieselbe Sprache: Euro und Cents. Was ist das Geheimnis einer erfolgreichen Zusammenarbeit? Ausgabentransparenz.

Eine bessere Ausgabentransparenz wirkt sich auf viererlei Weise auf die Beziehung zwischen Beschaffung und Finanzen aus

Eine zentrale Datenquelle liefert Ihren Teams die Business Intelligence, die sie benötigen, um vergangene und aktuelle Ausgaben nachzuvollziehen und künftige Ausgaben mit größter Genauigkeit vorherzusagen. Angesichts der strategischen Bedeutung des Kostenmanagements gehen wir näher darauf ein, wie eine ausgefeilte Ausgabenanalyse die Zusammenarbeit zwischen dem Beschaffungsteam und dem Finanzbereich verbessern kann.

1. Steigerung der Performance und Innovation

Es sollte kein Expertenwissen dafür erforderlich sein, Reports abzurufen und Ausgabendaten zu analysieren. Genauso wenig sollten Ihre Teams die Daten aus mehreren Excel Spreadsheets zusammensuchen und in ein separates Business Intelligence Tool eingeben müssen, das Datenmapping und externe Softwareintegrationen erfordert.

Das Beschaffungsteam muss die Software zu seinem Vorteil nutzen und die manuellen fehleranfälligen Aufgaben automatisieren. Künstliche Intelligenz (KI) kann eine Reihe dieser Aufgaben übernehmen, um in einem Bruchteil der Zeit eine sofortige Analyse der Ausgaben und Zahlungsbedingungen bereitzustellen. Dies entlastet Ihr Beschaffungsteam, damit es sich auf das Schaffen von Mehrwert konzentrieren kann, wie zum Beispiel Anbieter- und Lieferantenbeziehungen, aus denen Innovationen hervorgehen.

Aber was der Zusammenarbeit mit dem Finanzteam wirklich zugutekommen wird, ist die Tatsache, dass eine Lösung zur Ausgabenanalyse unverwaltete Ausgabenkategorien identifizieren, klären und normalisieren kann. Durch eine umfangreiche Analyse der zu verwaltenden Beträge und Ausgabenarten kann das Beschaffungsteam die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um ungeplante Ausgaben in den Griff zu bekommen.

2. Datenintegrität zur Eliminierung von Datensilos

Der Finanzbereich muss akkurate Forecasts und Kostenmanagementszenarien erstellen, damit das Unternehmen in Zukunft keine bösen finanziellen Überraschungen erlebt. Aber dies ist nicht möglich, wenn die Daten in verschiedenen Silos feststecken. Wenn die Ausgaben an einem zentralen Ort verwaltet werden, können das Beschaffungs- und Finanzteam mit einer zentralen Datenquelle zusammenarbeiten. Dafür ist Datenintegrität unerlässlich. Und das aus gutem Grund:

• Mit einem transparenten Überblick über die externen Ausgaben lassen sich Bereiche ermitteln, in denen die Ausgaben reduziert werden müssen.
• Analysefunktionen ermöglichen die Identifizierung von Risiken und Chancen.
• Eine starke digitale Infrastruktur fördert die Einhaltung und Ausrichtung von Unternehmenszielen und -strategien.

Das geht weit über die simple Kontrolle der ein- und ausgehenden Beträge hinaus. Jetzt können Beschaffungsteams dem Finanzbereich strategische Informationen aus der Lieferkette zur Verfügung stellen. Gemeinsam können die beiden Bereiche die Unternehmensplanung und Strategieumsetzung vorantreiben.

3. Keine Wahrsagerei, sondern fundierte Entscheidungen basierend auf Dashboards

Wenn uns das Jahr 2020 eines gelehrt hat, dann dass Echtzeitdaten ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sind. Durch einen vollständigen Überblick über die Ausgaben in der gesamten Lieferkette mit individuell zusammengestellten Dashboards ist eine schnellere und genauere Entscheidungsfindung möglich – ganz ohne Kristallkugel oder Datenwissenschaftler.

Durch die Analyse von Ausgabenmustern über einen bestimmten Zeitraum lassen sich Baselines und Benchmarks ermitteln. Diese bilden die Grundlage für Verhandlungen mit Lieferanten und Anbietern und spielen eine wichtige Rolle bei der Identifizierung von Bereichen mit Wertverlusten und Risiken in der Lieferkette. Während Unternehmen langfristig die Lieferantenbeziehungen stärken können, können sie kurzfristig Quick-Win-Strategien umsetzen.

4. Beschaffung und Finanzen rücken näher zusammen

Viele Unternehmen und Lieferanten haben 2020 erhebliche Verluste erlitten. Für jene, die die Herausforderungen gemeistert haben, ist eine starke Arbeitsbeziehung zwischen dem Beschaffungs- und Finanzteam eine Grundvoraussetzung für den künftigen Geschäftserfolg. Dies erfordert genaue Daten aus einer Single Source of Truth, damit strategische und operative Ziele realisiert werden können. Unternehmen, die widerstandsfähiger agieren möchten, müssen in diese wichtige Geschäftsbeziehung investieren.

Wie können Sie von Unit4 profitieren?

Unit4 Source to Contract by Scanmarket bietet Unternehmen eine zentrale Plattform für jede Phase des Lieferanten- und Vertragsmanagements. Durch die Automatisierung können alle Beteiligten innerhalb vorgegebener Parameter Entscheidungen treffen und das Beschaffungsteam kann sich auf die Erstellung und Umsetzung eines strategischen Ansatzes für das Beschaffungs- und Lieferantenmanagement konzentrieren.

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