Emme lähteneet hakemaan vanhoihin toimintamalleihin uutta järjestelmää” - Rauma otti käyttöön uuden talousohjausjärjestelmän | Unit4
Skip to main content
Emme lähteneet hakemaan vanhoihin toimintamalleihin uutta järjestelmää” - Rauma otti käyttöön uuden talousohjausjärjestelmän

Emme lähteneet hakemaan vanhoihin toimintamalleihin uutta järjestelmää” - Rauma otti käyttöön uuden talousohjausjärjestelmän

from  heinäkuu 7, 2022 | 4 min read

Rauman kaupungilla on ollut aiemmin käytössä taloushallinnossa useita järjestelmiä, jotka olivat elinkaarensa päässä eivätkä aina keskustelleet keskenään. Kaupungissa havaittiinkin tarve toimivalle ja kattavalle tekniselle alustalle, joka tukee kaupungissa omaksuttua tiedolla johtamisen -kulttuuria. Rauma päätyi valitsemaan Unit4:n talousohjauksen järjestelmän.

Länsirannikon helmi, 580 vuotta tänä vuonna täyttänyt Rauma modernisoi paraikaa taloushallinnon prosesseja, jotta tiedosta voidaan tehdä parempia johtopäätöksiä kaupunkilaisten hyväksi. Kyseessä ei ole vain uuden järjestelmän hankinta, vaan merkittävä toimintatapojen muutos, joka koskettaa ainakin 400 kaupungin työntekijän arkea.
- Meille oli alusta asti selvää, että emme hae vanhoja toimintamalleja palvelevaa uutta järjestelmää, sillä silloin harvemmin tapahtuu muutosta parempaan. Siksi jo ennen järjestelmän uusimista lähdimme kehittämään henkilöstömme kanssa prosessejamme ja toimintamallejamme. Tiesimme, että kun asioista sovitaan yhdessä, niihin myös sitoudutaan paremmin, Rauman kaupungin talousjohtaja Fredrik Lindström kertoi Unit4:n asiakastilaisuudessa.

Nähtyäsi tämän videon tiedät, kuinka Rauman kaltainen kaupunki voi digitalisoida ja parantaa kaupunginhallinnon ydintoimintoja.

Pelkkä järjestelmänvaihto ei ratkaise haasteita

Rauman taloushallinnon prosessien mittakaavasta antaa viitettä muun muassa ostolaskujen määrä, joka on vuosittain 53 000. Myyntilaskuja puolestaan lähtee 210 000 vuodessa. Uudistus vaikuttaa kaupungin toimintojen lisäksi myös kahteen liikelaitokseen, taseyksikköön ja konserniyhtiöihin.

- Kun yksiköitä ja käyttäjiä on monia, haasteeksi muodostuu tiedon luotettavuus ja alkuperäisyys. Eri yksiköissä tietoa on saatettu käsitellä eri painotuksin ja myös eri aikataulujen mukaan. Tästä syystä emme pelkällä järjestelmän hankinnalla voi päästä tiedolla johtamisen tavoitteisiin, vaan meidän oli luotava myös yhteiset pelisäännöt, Lindström sanoo.

Kaupungin tukena sparrauksessa ovat Unit4:n lisäksi toimineet Kuntien Hetapalvelut Oy sekä Abilita Oy.

- Yhteistyö eri toimijoiden kanssa on toiminut saumattomasti ja asioita on helpottanut se, että kaikilla tahoilla on vahva tuntemus kuntasektorilta, Lindström toteaa.

Useista järjestelmistä kohti tiedolla johtamisen alustaa

Raumalla on nyt edetty määrittelyn, testauksen, hyväksymisen ja koulutuksen kautta käyttöönottovaiheeseen.

- Kyseessä on ollut aikamoinen urakka, sillä olemme käytännössä yhdistäneet yhteen ratkaisuun aiemmin erikseen toimineet kirjanpidon, talousraportoinnin sekä osto- ja myyntireskontran järjestelmät. Samalla olemme myös uudistaneet toimintatavat, kuten toimittajahallinnan, automatisoineet ostolaskuprosessin ja ottaneet käyttöön tarpeesta maksuun -prosessin, Lindström selvittää.

Uusi Unit4:n järjestelmä ei kuitenkaan rajoitu vain taloushallinnonprosesseihin, vaan tavoitteena on rajapintojen avaamisen ansiosta, tiedon saaminen yhteiselle alustalle myös HR:stä ja hankinnoista.

- Olemme edenneet hyvin tavoitteissamme tiedolla johtamisesta. Paraikaa suunnittelemme niin sanottua johdon työpöytää, josta löytyvät reaaliaikaiset, keskeisimmät kaupungin palveluihin, kehittämiseen ja päätöksentekoon liittyvät tunnusluvut. Keskeiset mittaritiedot jaamme strategisiin, taktisiin ja operatiivisiin mittareihin.

Unit4:n ratkaisu taipuu myös tuleviin tarpeisiin

Unit4 ERP:n tarjoama lisäarvo on Lindströmin mukaan se, että järjestelmä tukee toimintamalleja ja vakioituja prosesseja. 

- Nyt kun tieto liikkuu integroituna järjestelmän sisällä, riittää että se tallennetaan vain kerran. Tämä parantaa käytettävyyttä ja helpottaa ylläpitoa, sanoo Lindström.

Työ Raumalla jatkuu ylläpitovaiheen ja kehittämisen muodossa. 

- Keräämme nyt aktiivisesti palautetta eri käyttäjäryhmiltämme ja kehitämme edelleen toimintamallejamme. Voin jo kuitenkin nyt sanoa, että olemme ottaneet aimo harppauksen tiedolla johtamisessa. Unit4 ERP:n etuna näen sen, että alusta mahdollistaa omaehtoisen kehittämisen, kun kokemusta ja osaamista järjestelmästä karttuu, Lindström päättää.

Nähtyäsi tämän videon tiedät, kuinka Rauman kaltainen kaupunki voi digitalisoida ja parantaa kaupunginhallinnon ydintoimintoja:

  • Eri järjestelmien tuominen yhteen
  • Uusi järjestelmä tiedolla johtamisen pohjaksi
  • Vinkit käyttöönottoon ja projektin hallintaan

Sam Ehnholm

Country Manager Finland

Lisää Sam