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Die Vorteile von E-Auktionen für Sourcing-Teams

von  Januar 24, 2023 | 4 Minuten Lesezeit

Eine E-Auktion ist ein effizientes Instrument für die Beschaffung. Mit einer webbasierten Software können potenzielle Lieferanten und Anbieter online in Echtzeit an einer Auktion teilnehmen. Die Auktionen können allein den Preis oder auch andere Kriterien wie Qualität, Lieferzeit oder Service-Levels berücksichtigen. Sowohl Einkäufer/innen als auch Anbieter profitieren von E-Auktionen. Ganz egal, in welcher Branche Ihr Unternehmen agiert, Sie können eine E-Auktion abhalten, um bestimmte Waren oder Dienstleistungen zum besten Preis-Leistungs-Verhältnis zu bekommen.

Beschaffungsteams können über E-Auktionen aber auch auf strukturiertere Weise mit mehreren Lieferanten gleichzeitig verhandeln und müssen nicht wie früher zeitaufwendige Einzelgespräche führen. E-Auktionen sind zudem wesentlich effizienter als herkömmliche Verhandlungen und machen den Prozess transparenter. Aufgrund des verstärkten Lieferantenwettbewerbs können Einkäuferteams den bestmöglichen Preis aushandeln.

Die Vorteile von E-Auktionen

Kürzere Zyklen

E-Auktionen verkürzen die Beschaffungszyklen enorm, was einer der Hauptvorteile im Gegensatz zu herkömmlichen Verhandlungen ist. Was früher Tage oder Wochen in Anspruch nahm, ist mit einer E-Auktion in wenigen Stunden erledigt. Aber noch wichtiger ist, dass E-Auktionen die Beschaffung standardisieren und optimieren.

Standardisierte Prozesse

Standardisierte E-Auktionen gehören zu den Best Practices in der Beschaffung, die den gesamten Source-to-Contract-Prozess beschleunigen. Darüber hinaus ermöglichen E-Auktionen aber auch, dass Beschaffungsteams, den Mehrwert und Einsparungen an die Geschäftsführung kommunizieren können.

Optimierte Verhandlungen

Eine E-Auktion verkürzt die Verhandlungszeit im Durchschnitt von Wochen auf rund 45 Minuten (inklusive einer Fragerunde). Wie? Durch die Verschlankung der Kommunikation, weil das E-Auktions-Tool über eine integrierte Messaging-Funktion verfügt. Persönliche Gespräche via Telefon oder E-Mail sollten nur stattfinden, um wichtige Details zu klären.

Reporting nach der E-Auktion

Früher mussten Beschaffungsteams ihre Notizen aus mehreren persönlichen Meetings mit verschiedenen Lieferanten abgleichen, um eine Entscheidung zu treffen. Mit einer E-Auktion bekommen sie einen ausführlichen Kostenbericht, was die Bewertungsphase enorm beschleunigt.

Kontinuierliche Verbesserungen

E-Auktionen schaffen Struktur und Einheitlichkeit. Sie können somit klare Best Practices für den Sourcing-Prozess erstellen. Einkäufer/innen können ihre Vorlagen für E-Auktionen untereinander austauschen und neue Benchmarks aufstellen, um die Beschaffungsaktivitäten zu verbessern. Dies sorgt für einen reibungslosen Ablauf und zufriedenstellende Ergebnisse bei der E-Auktion.

Reibungslose Abläufe

Standardisierte Verhandlungsprozedere vermeiden Auseinandersetzungen zwischen den Einkäufer/innen und Lieferanten, was die Partnerschaften stärkt. Ein einheitlicher Umgang mit Lieferanten sorgt dafür, dass Lieferanten stets wissen, was sie erwarten können. Beide Seiten können so mit klaren Vorstellungen in die Verhandlungen gehen.

Verbesserte Compliance

Einheitliche Sourcing-Prozesse mit klaren Best Practices erleichtern auch die Einführung neuer Teammitglieder in das Beschaffungsteam, was die Compliance verbessert und kostspielige Fehler verhindert. Neue Teammitglieder können die vorherigen E-Auktionen als Vorlage nutzen und sich so über alle Kategorien hinweg mit den Best Practices des Unternehmens vertraut machen. Ein einheitlicher Prozess zur Lieferantenbewertung verbessert ebenfalls die Compliance. Parameter wie Kosten für den Wechsel, Bußgelder und Präferenzen werden in der E-Auktion sichtbar aufgeführt, weil diese bei der endgültigen Entscheidung berücksichtigt werden müssen.

Globale Markteinblicke

Wenn mehrere Bieter an der E-Auktion teilnehmen, können sich die Einkäufer/innen einen besseren Überblick über die wahren Preise von Waren oder Dienstleistungen verschaffen. Dies sorgt für Transparenz, erfordert kaum Ressourcen und ermöglicht eine bessere Planung zukünftiger Beschaffungsstrategien.

Vergleichbare Angebote

Beschaffungsteams können alle eingehenden Angebote in einer E-Auktion direkt miteinander vergleichen und so leichter auswerten. Lieferanten, die an einer E-Auktion teilnehmen, können sich auch sicher sein, dass sie die Bedingungen genau kennen. Denn während der Verhandlung können keine zusätzlichen Faktoren ins Spiel gebracht werden. Bei herkömmlichen persönlichen Verhandlungen können hingegen zahlreiche Faktoren aufkommen (wie Service-Level, Zahlungsbedingungen, Qualität und Lieferzeiten), die es den Einkäufer/innen erschweren, die Preise der Lieferanten objektiv zu vergleichen.

Innovationspotenzial für Lieferanten

Lieferanten gewinnen sehr nützliche Markteinblicke durch E-Auktionen. Auch wenn sie den Zuschlag des Käufers nicht bekommen, können Lieferanten dennoch ihre Lieferketten optimieren und sich so bei künftigen E-Auktionen einen Vorteil verschaffen.

Mehrwert

Meist besteht das Ziel einer E-Auktion darin, den günstigsten Preis zu bekommen, während jedoch das beste Preis-Leistungs-Verhältnis Priorität sein sollte. Kosteneinsparungen gehören zu den Vorteilen einer E-Auktion. Forschungsergebnisse legen nahe, dass E-Auktionen im Durchschnitt Einsparungen von 11,10 % generieren.

Verstärkter Wettbewerb

Über den Online-Marktplatz können mehrere Lieferanten an der E-Auktion teilnehmen. Dieser gesteigerte globale Wettbewerb führt zu erheblichen Kosteneinsparungen sowohl für den Käufer als auch für den Lieferanten. Denn wenn die Beschaffung ausschließlich auf lokale bzw. regionale Lieferanten beschränkt ist, ist die Auswahl sehr begrenzt, was die Kosten in die Höhe treibt.

Vermeidung von Kostenerhöhungen durch etablierte Lieferanten

Durch eine E-Auktion kann sich ein Unternehmen bei den Verhandlungen mit etablierten Lieferanten einen enormen Vorteil verschaffen. Denn diese etablierten Lieferanten wissen, dass das Unternehmen auf der Suche nach alternativen Anbietern ist, und müssen daher attraktive Preise bieten, wenn sie den Auftrag gewinnen wollen.

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