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So wird Ihre Beschaffung zu einem Center of Excellence

von  Januar 25, 2023 | 4 Minuten Lesezeit

Indem Sie den anderen Abteilungen vermitteln, welchen Wert und Beitrag die Beschaffung zur Erreichung der Geschäftsziele leistet, steigern Sie die operative Effizienz, bringen Stakeholder auf einen Nenner und treiben Änderungen im gesamten Unternehmen voran. Beschaffungsteams sind leidenschaftlich und engagiert, aber ihre Rolle in der Organisation wird oft missverstanden und unterschätzt.

Die meisten erachten die Beschaffung nur in Krisenzeiten als strategischen Partner. Ist die Krise einmal überwunden, scheint die Beschaffung keine wichtige Rolle mehr zu spielen. In den letzten 20 Jahren hat die Beschaffung in Unternehmen eine zunehmend führende Funktion übernommen, und vieles davon ist auf technologische Fortschritte in der Branche zurückzuführen, die eine tiefere Transparenz ermöglichen.

Aber dennoch hat die Beschaffung ein Imageproblem. Eine reaktive und taktische Herangehensweise an eine Krise hat zur Folge, dass das Unternehmen nur langsam reagieren und Verluste wettmachen kann. Damit die Beschaffung aber auch vor, während und nach einer Krise als strategischer Berater agieren kann, müssen Führungskräfte sie zu einem Center of Excellence (CoE) machen, das den Wert der Beschaffung definiert, Ziele und Best Practices kommuniziert, den Erfolg misst und vieles mehr.

Was ist ein Procurement Center of Excellence?

Jede Geschäftseinheit kann ein CoE gründen. Es ist eine quantitative und qualitative Strategie, die sowohl Führungskräften in der Beschaffung als auch der Geschäftsführung hilft, gemeinsame Ziele zu identifizieren und zu verstehen, Prozesse zur Erreichung dieser Ziele einzurichten und Ergebnisse zu kommunizieren.

Ein Procurement CoE schafft Führungsverantwortung, etabliert Best Practices, die durch Branchenforschung gestützt werden, und identifiziert Bereiche für Schulung und Unterstützung für wichtige Stakeholder und Geschäftsfunktionen.

Mit einem CoE lassen sich die strategischen Ziele der Beschaffung vor dem Hintergrund der geschäftlichen Prioritäten veranschaulichen. Beispielsweise kann die Beschaffung in Unternehmen, die sich der sozialen Unternehmensverantwortung im Rahmen ihrer umfassenderen Ziele zur Förderung der Markenreputation und Bekanntheit verpflichtet haben, diese Ziele mit einem soliden Lieferantenmanagement und einer strengen Kontrolle unterstützen.

Schaffung eines Procurement Center of Excellence

Ein strategischer Berater des Unternehmens zu sein, beginnt damit, die Herausforderungen jeder Geschäftseinheit in ihrer aktuellen Form zu verstehen. Dies wird dazu beitragen, die Beiträge der Beschaffung über das Kostenmanagement und langfristige Lieferantenbeziehungen hinaus zu veranschaulichen.

Die Befragung von Stakeholdern aus wichtigen Geschäftsbereichen trägt dazu bei, intern stärkere Beziehungen aufzubauen. Einige Geschäftsbereiche umgehen beispielsweise die Beschaffung, aber kennen Sie die Gründe dafür? Wenn die anderen Geschäftsbereiche die Beschaffung als langsamen Kostenhüter erachten, dann sollten Sie ihnen den Mehrwert aufzeigen, den die Beschaffung bringen kann, zum Beispiel in Form von Einsparungen, die auf andere Weise investiert werden können – von der Einstellung zusätzlicher Mitarbeitenden bis hin zum Erwerb neuer Tools und Technologien, die die operative Effizienz steigern können.

Mit dem Input von internen Stakeholdern können Sie damit beginnen, Ihre Forschung auf externe Stakeholder auszudehnen, zu denen auch Ihre Lieferanten gehören. Lieferanten sind nicht nur sehr gut darüber informiert, was auf dem breiteren Markt passiert, sondern sie können auch regionale und lokale Einblicke liefern.

Von der Stimmung der Belegschaft gegenüber dem Management in Fabriken bis hin zu Bedenken hinsichtlich Unwetterereignissen, die Überschwemmungen und Schlammlawinen verursachen könnten – nutzen Sie die Informationen zu Risiken und Chancen, die Ihnen Ihre Lieferanten aus erster Hand bereitstellen. Gespräche mit Ihren Lieferanten können auch dazu beitragen, die Lücken in Ihren Daten zu schließen – wer beliefert Ihre Lieferanten? In welchen Regionen oder Orten sind diese Lieferanten tätig? Die meisten Unternehmen verfügen über Tier-1-Lieferanten hinaus nur über eine begrenzte Transparenz. Diese Informationen können also helfen, in einer Krise schnell zu handeln.

Die Informationen, die sowohl von internen als auch von externen Stakeholdern an einem zentralen Ort erfasst werden, dienen als zentrale Datenquelle in Ihrem Beschaffungsteam und liefern wertvolle und zuverlässige Erkenntnisse.

Weitere Ressourcen: Optimieren Sie Ihre Strategie für ein erfolgreiches Management von Lieferantenbeziehungen

Die Rolle der Beschaffung vor dem Hintergrund der allgemeinen Unternehmensstrategie

Sobald Sie Input von wichtigen Stakeholdern erhalten haben, ist es an der Zeit, den Wert der Beschaffung in Bezug auf die Gesamtstrategie der Organisation festzuhalten. Hierbei ist es sehr wichtig, die Bereiche zu identifizieren und zu definieren, in denen die Beschaffung zu den allgemeinen Unternehmenszielen beiträgt. Kosteneinsparungen sind für jedes Unternehmen wichtig und sollten daher nicht als KPI abgetan werden.

Neben Kosteneinsparungen und Kontinuität der Lieferketten spielt die Beschaffung eine wichtige Rolle beim Risikomanagement. Eine Studie von Dun & Bradstreet ergab, dass es nicht die direkten Lieferanten (Tier 1) waren, die während der Pandemie die meisten Probleme in der Lieferkette verursachten, sondern Tier-2- und Tier-3-Lieferanten, die für Störungen sorgten.

Ein transparenter Überblick über die Lieferkette ist daher eine wichtige Voraussetzung für eine starke Strategie zur Risikominderung, um Kinderarbeit, Menschenhandel und unsichere oder illegale Arbeitsbedingungen auszumerzen. Abgesehen von den gesellschaftlichen Auswirkungen, müssen Unternehmen auch Imageschäden in Kauf nehmen, wenn sie mit den falschen Akteuren Geschäfte machen.

Intern hingegen können unnötige Ausgaben, die unter Kontrolle gebracht werden, wieder in das Unternehmen investiert werden, um den Cashflow zu steigern – was derzeit ein Muss ist. Ein Procurement CoE muss klar definierte Ziele und KPIs haben, skalierbare und wiederholbare Prozesse etablieren und Bereiche für Innovation und Verbesserung identifizieren. Die folgenden sind einige Bereiche, die den Wert der Beschaffung über den traditionellen Rahmen hinaus demonstrieren:

Kategorienmanagement: Entwickeln Sie eine umfangreiche Kategorienexpertise – sowohl für interne als auch externe Geschäftsfunktionen, die genauere Forecasts liefern.

Management von Lieferantenbeziehungen – Managen Sie Risiken im Hinblick auf Lieferantenbeziehungen, entwickeln Sie Ziele und KPIs, um die Lieferantenleistung zu bewerten und die Lieferanten auf Compliance zu prüfen.

Strategische Beschaffung – Identifizieren Sie unnötige Ausgaben und bringen Sie sie unter Kontrolle, minimieren Sie den Zeitaufwand für komplexe Verhandlungen mit Lieferanten mit digitalen Tools wie eAuctions und optimieren Sie RFx-Aktivitäten mit einer Vertragsmanagementsoftware, wie eRFx.

Projektmanagement – Managen und verfolgen Sie Projekte über eine zentrale, cloudbasierte Plattform, erstellen Sie Projekt-Dashboards, um Ergebnisse zu kommunizieren und verwalten Sie Workflows in Ihrem Team.

In der Beschaffung legt man Wert auf Details, Strategien und ein ausgeklügeltes Beziehungsmanagement. Aber Geschäftsführer wollen Daten. Kosteneinsparungen sind ein wichtiger KPI, den es zu kommunizieren gilt, aber die Beschaffung hat mehr zu bieten. Ein Procurement CoE kann eine entscheidende Rolle dabei spielen, damit die Beschaffung dem Unternehmen sowohl in guten als auch schlechten Zeiten als strategischer Partner dient.

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Unit4 Source to Contract by Scanmarket schafft die technologische Grundlage für ein Procurement Center of Excellence. Die Lösung bietet Ihren Teams eine zentrale Plattform für jeden Aspekt der Beschaffung. Ihre Mitarbeitenden haben Zugriff auf vordefinierte Vorlagen und automatisierte Workflows, damit alle im Unternehmen problemlos Lieferantenbeziehungen knüpfen können, die die strategischen Ziele des Unternehmens unterstützen.

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