Effektives Vertragsmanagement zur Minderung der Cybersicherheitsrisiken

Cybersicherheitsbedrohungen können einen internen oder externen Ursprung haben. Was jedoch außerhalb Ihres Unternehmens geschieht, liegt auch außerhalb Ihrer Kontrolle. Verträge mit anderen Unternehmen, wie zum Beispiel den Lieferanten in Ihrer Lieferkette, stellen daher vermutlich die größte Schwachstelle dar. Denn Sie müssen darauf vertrauen, dass Ihre Vertragspartner ihre eigene Sorgfaltspflicht und die Vorgaben zum Datenschutz erfüllen. Ihr Unternehmen ist daher enormen Sicherheitsrisiken ausgesetzt. Das Thema Cybersicherheit sollte demnach ein wichtiger Bestandteil in jeder vertraglich geregelten Geschäftsbeziehung sein.

Cybersicherheitsrisiken sind eine ernst zu nehmende Bedrohung

Immer wieder wurde in den vergangenen Jahren über Cyberangriffe berichtet, die nicht nur finanzielle Verluste verursacht, sondern auch den Ruf der betroffenen Unternehmen erheblich geschädigt und sich negativ auf den Aktienkurs ausgewirkt haben.

Wenn Datenschutzverletzungen geschäftskritische Informationen betreffen, wie zum Beispiel geistiges Eigentum, sind die potenziellen künftigen Einnahmen des Unternehmens in Gefahr. Aber auch sämtliche andere Daten sind gefährdet, von Steuerinformationen, Personal- und Kassendaten und Vertragsunterlagen. Darüber hinaus ziehen Datenschutzverletzungen möglicherweise kostspielige Gerichtsverfahren nach sich, da die von der Datenschutzverletzung betroffenen Parteien Entschädigung und Wiedergutmachung für erlittene Verluste und Schäden verlangen.

Ein effektives Vertragsmanagement als Verteidigungsstrategie

Vertragsmanagement kann eine wichtige Rolle in Ihrer Strategie zum Schutz vor Cybersicherheitsverletzungen spielen. Um sich vor Cybersicherheitsrisiken zu schützen, sollten Unternehmen die folgenden grundlegenden Maßnahmen ergreifen:

1.  Reaktionsbereitschaft steigern

Sie sollten vertraglich festhalten, welche Abhilfemaßnahmen Sie konkret im Falle eines Cyberangriffs oder einer Datenschutzverletzung ergreifen, damit Sie umgehend handeln können. Tritt der Vorfall hingegen bei einem Ihrer Geschäftspartner auf, erwarten Sie ebenfalls, dass dieser die im Vertrag festgehaltenen Maßnahmen ergreift. Sobald Sie sich einen Überblick über alle Vertragsgegenstände verschafft haben, können Sie auf dieser Basis geeignete Vorkehrungen treffen, um die Cybersicherheit zu verbessern. Als Erstes sollten Sie die Datentypen identifizieren, die besonders gefährdet sind, sei es durch Diebstahl oder unbeabsichtigte interne Datenschutzverletzungen. Dann können Sie konkret Schritte unternehmen, um die Zugangsbeschränkungen zu verschärfen und einheitliche Vertragsklauseln einzuführen. Darüber hinaus sollten Sie Ihre Mitarbeitenden für die Cybersicherheit im Rahmen von Schulungen sensibilisieren und Ihre Prozesse und Workflows dahingehend optimieren.

2.  Verantwortung & Rechenschaftspflicht

Sie sollten alle bestehenden Vertragsklauseln sorgfältig überprüfen, um das Risiko und die potenzielle Gefährdung durch Datenschutzverletzungen sowohl intern im Unternehmen als auch innerhalb der Lieferkette zu bewerten. Diese Risikobewertung sollte technische und vertragliche Aspekte umfassen. Durch die auf diese Weise gewonnenen Erkenntnisse steigern Sie nicht nur die Reaktionsbereitschaft Ihres Unternehmens, sondern definieren auch die Pflichten und Verantwortlichkeiten aller involvierten Parteien im Falle eines Cybersicherheitsvorfalls. Sie sollten die bereits bestehenden Klauseln und Bedingungen prüfen und sicherstellen, dass sie eindeutig darüber Auskunft geben, wie Daten im normalen Geschäftsablauf gehandhabt werden, wie lange sie gespeichert werden und was mit ihnen nach Ablauf des Vertrages passiert. Enthalten Ihre Verträge diese Informationen nicht, sollten Sie umgehend die erforderlichen Abhilfemaßnahmen ergreifen. 

3.  Wiederherstellung & Überprüfung

Für eine erfolgreiche Wiederherstellung nach einem Vorfall kommt es darauf an, dass Sie schnellstmöglich reagieren. Dadurch können Sie potenziellen Reputationsschäden, dem schwindenden Verbrauchervertrauen und fallenden Aktienpreisen entgegenwirken. Orientieren Sie sich an den vertraglich festgehaltenen Bedingungen. Definieren Sie die einzelnen Pflichten und Verantwortlichkeiten für jeden betroffenen Kunden und Geschäftsbereich. Sobald Sie den Wiederherstellungsprozess in Gang gebracht haben – einschließlich aller erforderlichen Untersuchungen und der Entfernung betroffener Daten – ist es an der Zeit, eine gründliche Überprüfung vorzunehmen. Halten Sie alle gewonnenen Erkenntnisse fest und leiten Sie daraus Maßnahmen für künftige Vorfälle ab. Auch hier spielt Ihr Vertragsportfolio eine wichtige Rolle, denn es bietet einen dokumentierten Überblick über Ihre Geschäftsbeziehungen.

Vertragsmanagement-Software als Cybersicherheitslösung

Die besten Vertragsmanagement-Softwarelösungen enthalten spezielle Funktionen, mit denen Sie sich gegen kriminelle Cyberangriffe und die Auswirkungen von Datenschutzverletzungen in Ihrer Lieferkette schützen können.

Ein zentrales Repository

Indem Sie Ihr gesamtes Vertragsportfolio, also alle bestehenden Verträge, mit einer cloudbasierten Softwarelösung an einem zentralen Ort speichern, können Sie im Handumdrehen nach bestimmten Bedingungen und Klauseln in Bezug auf Cybersicherheit und Datenschutzverletzungen suchen. Diese bilden die Grundlage für Ihre Reaktion auf jeden Cybersicherheitsvorfall. Darüber hinaus haben Sie so die Möglichkeit, die Klauseln bei Bedarf zu ändern und zu standardisieren, um den Schutz vor Cyberrisiken in Zukunft zu verbessern.

Datenverschlüsselung 

Alle übermittelten Daten müssen verschlüsselt sein. Dies ist der beste Schutz für Ihre Daten und die Privatsphäre aller Beteiligten. Dies ist besonders wichtig im Hinblick auf die Einhaltung von Industriestandards, Vertragsbedingungen und Ihren eigenen internen Richtlinien.

Rollenbasierte Zugriffskontrolle 

Während eine cloudbasierte Vertragsmanagement-Software von überall aus, über jeden Browser und auf einem internetfähigen oder mobilen Gerät Zugriff bietet, sorgt die rollenbasierte Zugriffskontrolle für zusätzliche Sicherheit, weil so nicht alle Nutzer auf alle Daten zugreifen können. Dies bedeutet, dass ausschließlich autorisierte Nutzer Zugriff erhalten, wobei auch alle Aktivitäten innerhalb der Software nachverfolgt sowie dokumentiert werden und überprüfbar sind.

Anpassbares Reporting 

Darüber hinaus sollten Sie anfällige Daten und Klauseln in Bezug auf Cybersicherheit und Datenschutzverletzungen ermitteln, indem Sie Berichte mit spezifischer Terminologie abrufen. So können Sie die Risiken effektiv managen und die erforderlichen Maßnahmen im Handumdrehen ergreifen. Zudem können Sie die Klauseln und Schutzmaßnahmen in Ihrem gesamten Vertragsportfolio standardisieren und behalten dank der Revisionskontrolle stets den Überblick über alle vorgenommenen Änderungen.

Automatisierung

Alle diese Funktionen werden größtenteils automatisch ausgeführt, sodass der Schutz Ihres Unternehmens weitaus weniger Ressourcen in Anspruch nimmt. Vertragsmanagement-Softwarelösungen sind auf die Optimierung von Arbeitsabläufen ausgelegt. Durch die Automatisierung der Suche und Identifizierung sparen Sie also Zeit und Ressourcen. Darüber hinaus wird das Risiko versehentlicher Datenschutzverletzungen und menschlicher Fehler durch die Automatisierung von Workflows erheblich reduziert.

Heute sind Unternehmen mehr denn je mit ihren Lieferanten, Kunden und Wettbewerbern verbunden. Ihr Vertragsportfolio ist daher das Fundament aller Geschäftsbeziehungen. Es bietet zwar ein großes Geschäftspotenzial, birgt aber auch Risiken, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. Schützen Sie sich bestmöglich vor diesen Risiken, indem Sie sich für eine Vertragsmanagement-Lösung entscheiden, die Ihnen diese wichtigen Funktionen bietet. Denn dadurch setzen Sie das klare Zeichen, dass der Schutz von Daten in Ihrem Unternehmen oberste Priorität hat. 

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