Hva er ekstern onboarding? Optimalisering av onboarding-prosessen med digitale verktøy

Hvordan ser en ekstern onboarding-prosess ut?

Onboarding av eksterne arbeidere innebærer vanligvis en rekke digitale interaksjoner og verktøy som er utformet for å gjenskape den personlige opplevelsen. Her er et eksempel på hvordan en onboarding-prosess kan se ut:

1. Forhånds-onboarding

Forhånds-onboarding starter før den ansattes første dag og omfatter oppgaver som å sende utstyr, dele påloggingsinformasjon og gi tilgang til digitale plattformer. Mange organisasjoner bruker også denne tiden til å sende e-poster for å ønske velkommen eller introdusere den nyansatte til teammedlemmene virtuelt.

2. Teknisk oppsett og bekjentskap

Det er avgjørende å sørge for at nyansatte har de riktige verktøyene. Dette innebærer blant annet å sette opp bærbare datamaskiner, gi sikker tilgang til bedriftens programvare og veilede dem gjennom samarbeidsverktøy som dashbord for prosjektstyring eller kommunikasjonsplattformer.

3. Virtuell orientering

En virtuell introduksjon er en fin måte å dele bedriftens oppdrag, visjon og verdier på. Den introduserer også den ansatte for retningslinjer og kultur på arbeidsplassen. Dette suppleres ofte med videoer, presentasjoner og liveøkter med ledelsen eller HR-avdelingen.

4. Rollespesifikk opplæring

Digital onboarding omfatter skreddersydde opplæringsøkter som er utformet for å lære de ansatte de spesifikke ferdighetene og kunnskapen som kreves for jobben deres. Teknologi, som videoveiledninger og interaktive e-læringsmoduler, gjør opplæringen omfattende og engasjerende.

5. Tilkobling og samarbeid

Det er viktig å skape en følelse av fellesskap under ekstern eller virtuell onboarding. Dette kan innebære å planlegge virtuelle kaffesamtaler med teammedlemmene eller å tildele en fadder eller mentor som kan veilede nyansatte gjennom den første tiden, noe som forskning viser er mer effektivt.

6. Kontinuerlig tilbakemelding og møter

Løpende tilbakemeldinger er avgjørende for å sikre en smidig overgang for eksterne ansatte. Regelmessige videosamtaler med lederne gir de ansatte muligheten til å ta opp bekymringer, følge med på fremdriften og føle seg støttet. Når de ansatte og lederne selv får tilgang til data, kan de ha åpne samtaler med en datadrevet kultur.

Click to read Unit4 HCM product brochure Gated 

Viktige trender som former ekstern onboarding i en digital tidsalder

Utviklingen av ekstern onboarding gjenspeiler bredere endringer i dynamikken på arbeidsplassen. Her er noen trender det er verdt å legge merke til som former fremtidens onboarding:

Vekst i virtuelle onboarding-programmer

Virtuelle onboarding-programmer har vokst med 87 % mellom 2023 og 2025 på grunn av det vedvarende skiftet mot mer fleksible arbeidsordninger.

Innføring av teknologi

Digitale onboarding-verktøy som AI-drevne plattformer, e-læringsprogramvare og sentraliserte dashbord gjør prosessen smidigere. Organisasjoner som bruker AI til onboarding, har sett en forbedring på 50 % i tid til produktivitet for nyansatte.

Fokus på personlig tilpasning

Ansatte forventer i økende grad personlig tilpassede opplevelser under onboarding. Skreddersydde arbeidsflyter, opplæring og kommunikasjon kan øke tilfredsheten og prestasjonene.

Langsiktig lojalitet

Ekstern onboarding spiller en avgjørende rolle når det gjelder å holde på de ansatte. En positiv opplevelse øker sannsynligheten for at de ansatte blir værende i bedriften i flere år, noe som reduserer kostnadene ved gjennomtrekk og fremmer lojalitet.

Slik implementerer du effektive strategier for ekstern onboarding

Å bygge opp en effektiv strategi for ekstern onboarding krever planlegging og de riktige verktøyene. Her er noen tips for å lykkes:

• Invester i riktig teknologi – bruk digitale verktøy for å sentralisere onboarding-prosessen. Plattformer for dokumentdeling, opplæring, kommunikasjon og oppgavehåndtering sikrer en problemfri opplevelse for både HR-team og nyansatte.
• Skap strukturerte prosesser – sørg for at onboarding-programmet har en tydelig tidslinje, inkludert fasene for forhånds-onboarding, orientering og opplæring. Strukturerte programmer reduserer forvirring og øker produktiviteten ved å tilby et veikart for suksess.
• Prioriter kommunikasjon – sørg for åpen og konsekvent kommunikasjon med nyansatte. Bruk videosamtaler, direktemeldinger og samarbeidsverktøy for å erstatte de personlige møtene som er typiske for onboardingen på kontoret.
• Oppmuntre til personlige kontakter – hjelp nyansatte med å snakke med kollegene sine ved å planlegge virtuelle økter der de kan møtes, eller utpeke onboarding-faddere. Å bygge slike forbindelser fremmer engasjement og reduserer følelsen av isolasjon.
• Samle inn tilbakemeldinger – samle jevnlig inn tilbakemeldinger fra nyansatte for å sikre kontinuerlig forbedring av den eksterne onboarding-prosessen. Bruk disse innspillene til å tette hull, effektivisere oppgaver og gjøre onboarding-prosessen mer engasjerende.

Hvordan kan Unit4s digitale HR-løsning hjelpe?

Ved å dra nytte av teknologi, utforme strukturerte programmer og prioritere kontakt, kan organisasjoner sørge for at nyansatte føler seg støttet og rustet, uansett hvor de befinner seg.

Enten du er en liten eller stor bedrift, er det viktig å ta i bruk effektive strategier for ekstern onboarding i dagens digitale og fjernstyrte verden. En godt utformet prosess vil ikke bare forbedre produktiviteten og engasjementet, men også legge til rette for at de ansatte blir værende og lykkes på lang sikt.

Unit4s Human Capital Management (HCM)-løsning hjelper deg med å tenke nytt om ansattopplevelsen, øke produktiviteten, engasjementet og utvikle talentet, uansett hvor de ansatte velger å jobbe.

Med Unit4 HCM og Talent Management-modulen kan HR-ledere få enhetlig innsikt i arbeidsstyrkens engasjement, identifisere trender og iverksette tiltak for å forbedre lojaliteten. Styrk dine eksterne ansatte i dag med Unit4s digitale ERP-pakke. Snakk med salgsavdelingen i dag.

Vanlige spørsmål

Hva er onboarding av eksterne kunder?

Onboarding av eksterne kunder er prosessen med å introdusere og integrere kunder til en bedrifts produkter eller tjenester utelukkende ved hjelp av digitale hjelpemidler.

Det innebærer trinn som kontooppsett, virtuelle demoer, opplæringsøkter og regelmessig kommunikasjon via digitale plattformer som e-post, videosamtaler eller chat. Målet er å få kunden til å føle seg støttet og trygg i bruken av produktet eller tjenesten helt fra starten av.

Hvor lang tid tar en ekstern onboarding?

Lengden på en ekstern onboarding kan variere avhengig av hvor kompleks rollen (for ansatte) eller produktet (for kunder) er.

For ansatte varer velstrukturerte, eksterne onboarding-programmer vanligvis fra én uke til 30–90 dager, med løpende støtte i etterkant. For kunder kan onboarding vare fra én enkelt økt til flere uker, avhengig av hvor mye opplæring eller assistanse som kreves.