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7 weitere Tipps zur Implementierung Ihres ERP

von  November 24, 2023 | 4 Minuten Lesezeit

Dies ist der 4. Blogbeitrag in unserer Serie, in der wir bewährte Verfahren zur Implementierung eines neuen ERP-Systems oder zur Aktualisierung eines älteren ERP-Systems betrachten. Der erste Blogbeitrag befasste sich mit Erfolgsergebnissen und der Bereitschaft des Unternehmens im Vergleich zum Change Management. Im zweiten Beitrag wurde erörtert, was sich ändert und wie Sie Ihr Unternehmen auf Veränderungen vorbereiten können. 

In diesem nächsten Beitrag gehen wir tiefer auf unsere Unit4 Readiness-Checkliste ein, die wir nach zahlreichen erfolgreichen ERP-Implementierungen entwickelt haben. 

Wir konzentrieren uns auf 7 Schlüsselbereiche: 

1. Bereitschaft des Unternehmens 

Um die Bereitschaft des Unternehmens zu erreichen, wurde eine klare Vision des zukünftigen betrieblichen Zustands definiert und dokumentiert und wird in der Kommunikation und Schulung verwendet. Ein Change-Leader, ein Change-Team und Change-Champions wurden alle identifiziert. Hierbei muss die Verfügbarkeit von Ressourcen berücksichtigt werden, da die meisten Teammitglieder auch tägliche Aufgaben haben und nicht ausschließlich dem Änderungsprogramm gewidmet sind. 

Ein Change-Leader ist verantwortlich für die erfolgreiche Umsetzung der Veränderung. Er koordiniert die Umsetzung und Prüfung von Veränderungen, das Management der Kommunikation und Schulung sowie die Bereitstellung von Fortschritts- und Statusberichten. Er stellt sicher, dass die Veränderung die erwarteten Ergebnisse und Werte liefert und dass alle Dokumentationen und Rückmeldungen ordnungsgemäß erfasst werden. Das Change-Team ist für alles im Zusammenhang mit der Durchführung des Änderungsprogramms verantwortlich, und Change-Champions sind Mitarbeitende, die sich freiwillig melden oder ausgewählt werden, um eine Kulturveränderungsinitiative zu unterstützen und zu fördern. Sie spielen eine wichtige Rolle bei der Beeinflussung ihrer KollegInnen, bei der Förderung der Kommunikation und bei der Bereitstellung von Rückmeldungen an das Change-Team und die Führungskräfte. 

 2. Bereitschaft der Prozesse 

Die Bereitschaft der Prozesse bedeutet, dass Benutzerprozesse für alle Teams festgelegt, dokumentiert und validiert wurden. Dies bedeutet, dass Prozessdokumente für jedes Team innerhalb der Organisation vorhanden sind. Die Prozessbereitschaft geht jedoch über die reine Dokumentation der Prozesse hinaus. 

Detaillierte Aufgabenlisten für den Go-Live sind ebenfalls erforderlich, damit jeder klar versteht, was zu erledigen ist und wann, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen. Im Rahmen dessen müssen die Prozessteams ihre Rollen sowohl vor als auch nach dem Übergangsdatum verstehen. 

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 3. Software-Tests 

Tests sind ein wesentlicher Bestandteil des Prozesses bei der Implementierung eines neuen Software-Systems. Benutzerakzeptanztests (UAT) und Integrationssystemtests (IST) oder Systemintegrationstests (SIT) sind zwei gängige Arten von Tests. Obwohl sie ähnlich erscheinen mögen, gibt es wesentliche Unterschiede zwischen ihnen. 

UAT wird in der Regel von Endbenutzern der Software durchgeführt und konzentriert sich darauf, sicherzustellen, dass das System ihren spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen entspricht. Diese Art von Test wird in einer kontrollierten Umgebung durchgeführt, in der Endnutzer spezifische Aufgaben ausführen, um sicherzustellen, dass die Software benutzerfreundlich und effizient ist. UAT zielt darauf ab, potenzielle Probleme oder Fehler im System zu identifizieren, bevor es live geht. Die Führungskräfte müssen sich der Testermüdung oder Überlastung bewusst sein und sicherstellen, dass der Prozess nicht monoton oder zu zeitaufwendig wird. 

Andererseits konzentriert sich IST auf die Überprüfung der Integration der neuen Software mit anderen bestehenden Systemen innerhalb der Organisation. Diesen Test führt oft die IT-Abteilung durch, um sicherzustellen, dass das neue System nahtlos in die aktuelle Infrastruktur integriert ist. Das Ziel ist sicherzustellen, dass Daten frei zwischen verschiedenen Systemen fließen können, ohne Unterbrechungen oder Datenverluste. 

 4. Technische Bereitschaft 

Die technische Bereitschaft konzentriert sich nicht nur auf die Software, sondern auch auf eventuelle Hardware-Anforderungen; zum Beispiel, sind Scanner und Drucker, die getestet, validiert und bereit sind, mit Ihrer neuen Cloud-Plattform verbunden zu werden, verfügbar? 

Oft ist eine PC-Überprüfung erforderlich, und IST-Tests werden mit verschiedenen Funktionen durchgeführt, insbesondere in den Bereichen Finanzen, Personalwesen und Gehaltsabrechnung. Sie müssen Last- und Leistungstests durchführen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. 

 5. Lösungsbereitschaft 

Häufig sind Lokalisierungen erforderlich, daher überprüfen wir im Rahmen der Lösungsbereitschaftscheckliste, ob Lokalisierungsdokumente vorhanden und genehmigt sind und ob technische Tests abgeschlossen wurden. Dazu gehören funktionale und Systemtests von Schnittstellen, Lokalisierungen und Anpassungen. Wir stellen auch sicher, dass sowohl unser Unit4-Testteam als auch Ihr eigenes Team diese durchgeführt haben und sich einig sind, dass sie ordnungsgemäß funktionieren. Und schließlich überprüfen wir, ob die Lösung in der Produktion eingerichtet und einsatzbereit ist. 

 6. Datenbereitschaft 

Häufig können Daten nicht einfach von einem System in ein anderes "kopiert" werden, daher ist ein Datenmigrationsplan unerlässlich. Ein Teil des Prozesses umfasst die Migration und Prüfung von Daten sowohl in IST als auch in UAT. Und wir gehen erst weiter, wenn die Datenbereinigung und Datenkonvertierung abgeschlossen sind. Im Rahmen der Datenbereitschaft benötigen Sie auch einen Data-G 

 7. Bereitschaft des Supports 

Dies umfasst die Bestätigung eines Supportteams, das Wissen darüber, wann das Supportteam verfügbar sein wird, das Vorhandensein klarer Anweisungen für alle Benutzer und die Abdeckung von Eskalationen und SLAs (Service Level Agreements) durch das Supportteam. All dies muss dokumentiert und an das gesamte Unternehmen kommuniziert werden. 

Nach der Inbetriebnahme 

Sie sind live gegangen! Wir werden dies in unserem nächsten Blog behandeln, aber die Inbetriebnahme ist nicht das Ende des Weges. Wenn überhaupt, markiert sie den Beginn eines neuen und aufregenden Weges. 

Erfahren Sie mehr über unsere Lösungssuite und unseren Implementierungsprozess auf unit4.com/de. 

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