7 weitere Tipps zur Implementierung Ihres ERP

In diesem nächsten Beitrag gehen wir tiefer auf unsere Unit4 Readiness-Checkliste ein, die wir nach zahlreichen erfolgreichen ERP-Implementierungen entwickelt haben. 

Wir konzentrieren uns auf 7 Schlüsselbereiche: 

1. Bereitschaft des Unternehmens 

Um die Bereitschaft des Unternehmens zu erreichen, wurde eine klare Vision des zukünftigen betrieblichen Zustands definiert und dokumentiert und wird in der Kommunikation und Schulung verwendet. Ein Change-Leader, ein Change-Team und Change-Champions wurden alle identifiziert. Hierbei muss die Verfügbarkeit von Ressourcen berücksichtigt werden, da die meisten Teammitglieder auch tägliche Aufgaben haben und nicht ausschließlich dem Änderungsprogramm gewidmet sind. 

Ein Change-Leader ist verantwortlich für die erfolgreiche Umsetzung der Veränderung. Er koordiniert die Umsetzung und Prüfung von Veränderungen, das Management der Kommunikation und Schulung sowie die Bereitstellung von Fortschritts- und Statusberichten. Er stellt sicher, dass die Veränderung die erwarteten Ergebnisse und Werte liefert und dass alle Dokumentationen und Rückmeldungen ordnungsgemäß erfasst werden. Das Change-Team ist für alles im Zusammenhang mit der Durchführung des Änderungsprogramms verantwortlich, und Change-Champions sind Mitarbeitende, die sich freiwillig melden oder ausgewählt werden, um eine Kulturveränderungsinitiative zu unterstützen und zu fördern. Sie spielen eine wichtige Rolle bei der Beeinflussung ihrer KollegInnen, bei der Förderung der Kommunikation und bei der Bereitstellung von Rückmeldungen an das Change-Team und die Führungskräfte. 

2. Bereitschaft der Prozesse 

Die Bereitschaft der Prozesse bedeutet, dass Benutzerprozesse für alle Teams festgelegt, dokumentiert und validiert wurden. Dies bedeutet, dass Prozessdokumente für jedes Team innerhalb der Organisation vorhanden sind. Die Prozessbereitschaft geht jedoch über die reine Dokumentation der Prozesse hinaus. 

Detaillierte Aufgabenlisten für den Go-Live sind ebenfalls erforderlich, damit jeder klar versteht, was zu erledigen ist und wann, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen. Im Rahmen dessen müssen die Prozessteams ihre Rollen sowohl vor als auch nach dem Übergangsdatum verstehen. 

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3. Software-Tests 

Tests sind ein wesentlicher Bestandteil des Prozesses bei der Implementierung eines neuen Software-Systems. Benutzerakzeptanztests (UAT) und Integrationssystemtests (IST) oder Systemintegrationstests (SIT) sind zwei gängige Arten von Tests. Obwohl sie ähnlich erscheinen mögen, gibt es wesentliche Unterschiede zwischen ihnen. 

UAT wird in der Regel von Endbenutzern der Software durchgeführt und konzentriert sich darauf, sicherzustellen, dass das System ihren spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen entspricht. Diese Art von Test wird in einer kontrollierten Umgebung durchgeführt, in der Endnutzer spezifische Aufgaben ausführen, um sicherzustellen, dass die Software benutzerfreundlich und effizient ist. UAT zielt darauf ab, potenzielle Probleme oder Fehler im System zu identifizieren, bevor es live geht. Die Führungskräfte müssen sich der Testermüdung oder Überlastung bewusst sein und sicherstellen, dass der Prozess nicht monoton oder zu zeitaufwendig wird. 

Andererseits konzentriert sich IST auf die Überprüfung der Integration der neuen Software mit anderen bestehenden Systemen innerhalb der Organisation. Diesen Test führt oft die IT-Abteilung durch, um sicherzustellen, dass das neue System nahtlos in die aktuelle Infrastruktur integriert ist. Das Ziel ist sicherzustellen, dass Daten frei zwischen verschiedenen Systemen fließen können, ohne Unterbrechungen oder Datenverluste. 

4. Technische Bereitschaft 

Die technische Bereitschaft konzentriert sich nicht nur auf die Software, sondern auch auf eventuelle Hardware-Anforderungen; zum Beispiel, sind Scanner und Drucker, die getestet, validiert und bereit sind, mit Ihrer neuen Cloud-Plattform verbunden zu werden, verfügbar? 

Oft ist eine PC-Überprüfung erforderlich, und IST-Tests werden mit verschiedenen Funktionen durchgeführt, insbesondere in den Bereichen Finanzen, Personalwesen und Gehaltsabrechnung. Sie müssen Last- und Leistungstests durchführen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. 

5. Lösungsbereitschaft 

Häufig sind Lokalisierungen erforderlich, daher überprüfen wir im Rahmen der Lösungsbereitschaftscheckliste, ob Lokalisierungsdokumente vorhanden und genehmigt sind und ob technische Tests abgeschlossen wurden. Dazu gehören funktionale und Systemtests von Schnittstellen, Lokalisierungen und Anpassungen. Wir stellen auch sicher, dass sowohl unser Unit4-Testteam als auch Ihr eigenes Team diese durchgeführt haben und sich einig sind, dass sie ordnungsgemäß funktionieren. Und schließlich überprüfen wir, ob die Lösung in der Produktion eingerichtet und einsatzbereit ist. 

6. Datenbereitschaft 

Häufig können Daten nicht einfach von einem System in ein anderes "kopiert" werden, daher ist ein Datenmigrationsplan unerlässlich. Ein Teil des Prozesses umfasst die Migration und Prüfung von Daten sowohl in IST als auch in UAT. Und wir gehen erst weiter, wenn die Datenbereinigung und Datenkonvertierung abgeschlossen sind. Im Rahmen der Datenbereitschaft benötigen Sie auch einen Data-G 

7. Bereitschaft des Supports 

Dies umfasst die Bestätigung eines Supportteams, das Wissen darüber, wann das Supportteam verfügbar sein wird, das Vorhandensein klarer Anweisungen für alle Benutzer und die Abdeckung von Eskalationen und SLAs (Service Level Agreements) durch das Supportteam. All dies muss dokumentiert und an das gesamte Unternehmen kommuniziert werden. 

Nach der Inbetriebnahme 

Sie sind live gegangen! Wir werden dies in unserem nächsten Blog behandeln, aber die Inbetriebnahme ist nicht das Ende des Weges. Wenn überhaupt, markiert sie den Beginn eines neuen und aufregenden Weges. 

Erfahren Sie mehr über unsere Lösungssuite und unseren Implementierungsprozess auf unit4.com/de. 

This is the 4th blog post in our series looking at the best practices for implementing a new ERP system or upgrading from an older ERP. The first blog looked at success outcomes and business readiness vs. change management. The second post discussed what's changing and how to prepare your organization for change. In this next installment, we dive deeper into our Unit4 Readiness Checklist, which we have developed after delivering numerous successful ERP implementations. 

We will focus on 7 key areas:

1. Business readiness

To achieve business readiness, a clear vision of the operational future state has been defined and documented and will be used in communications and training. A change leader, change team, and change champions have all been identified. This will need to take resource availability into account as most of the team will have day jobs to do and will not be dedicated only to the change program. 

A change leader is accountable for the successful delivery of change. They are responsible for coordinating the implementation and testing of changes, managing communication and training, and providing progress and status reports. They ensure that the change delivers the expected outcomes and value and that all documentation and feedback are properly captured.

The change team is responsible for everything related to the execution of the change program, and change champions are employees who volunteer or are selected to support and promote a culture change initiative. They play a vital role in influencing their peers, facilitating communication, and providing feedback to the change team and leaders.

2. Process readiness

Process readiness means user processes have been established, documented, and validated for all teams. This means having process documents for every team within the organization. But process readiness goes beyond just documenting the processes.

Detailed Go Live task lists are also needed so that everyone clearly understands what needs to be completed and when to ensure a smooth transition. As part of this, the business operational roles must understand their roles both pre and post transition date.

3. Software testing 

Testing is a crucial part of the process when implementing a new software system. User Acceptance Testing (UAT) and Integration System Testing (IST) or System Integration Testing (SIT) are two common types of testing. While they may seem similar, they have distinct differences.

UAT is typically performed by end-users of the software and focuses on ensuring the system meets their specific requirements and needs. This type of testing is conducted in a controlled environment where end-users can execute specific tasks to ensure the software is user-friendly and efficient. UAT aims to identify any potential issues or bugs in the system before it goes live. Leaders need to be aware of testing fatigue or burnout and must ensure the process does not become monotonous or too time-consuming. 

On the other hand, IST focuses on testing the integration of the new software with other existing systems within the organization. The IT department often does this testing to ensure the new system seamlessly integrates with the current infrastructure. The goal is to ensure that data can flow freely between different systems without interruptions or loss.

4. Technical readiness

Technical readiness focuses on not just the software but also any hardware requirements; for example, are scanners and printers that have been tested, validated, and are ready to connect available to your new cloud platform?

Often a PC audit is required, and IST testing is undertaken with different functions, particularly finance, HR, and payroll. You'll need to undertake load and performance tests to ensure everything is running smoothly.

5. Solution readiness

Localizations are often required, so as part of the solution readiness checklist, we check that localization documents are in place and signed off and technical tests have been completed. These include functional and system testing of interfaces, localizations, and customizations. 

We also make sure both our Unit4 test team and your own team have carried these out and agreed they are up, running, and working correctly. And finally, we check that the solution is set up in production and ready to go.

6. Data readiness

Often data cannot just be 'lifted and shifted' from one system to another, so a data migration plan is essential. Part of the process includes migrating and testing data in both IST and UAT. And again, we'll only move forward once the data cleansing and data conversion is complete.

As part of data readiness, you'll also need a Data Governance Process with data owners and data stewards identified and documentation on data management rules with clear data management processes.

7. Support readiness

This includes confirming a support team, knowing when the support team will be available, having clear instructions for all users, and having the support team cover escalations and SLAs. This all needs to be documented and communicated to the wider business.

Post Go-Live

You've gone live! We'll cover this in our next blog, but going live is not the end of the journey. If anything, it's the start of a new and exciting journey.

You can learn more about our suite of solutions and our implementation process at unit4.com