5 Top-Tipps für eine erfolgreiche ERP-Implementierung
Dies ist der 3. Blog-Beitrag in unserer Serie, in der wir bewährte Verfahren zur Implementierung eines ERP-Systems betrachten, egal ob es sich um ein neues System handelt oder um ein Upgrade von einem älteren ERP-System. Im ersten Blog-Beitrag haben wir Erfolgsziele und Geschäftsbereitschaft im Vergleich zum Change Management betrachtet. Wir haben darüber gesprochen, wie Sie kommunizieren, welche geschäftlichen Probleme verbessert werden, und wie Sie Erfolg definieren und messen,
was zur Sicherstellung einer erfolgreichen ERP-Implementierung beiträgt. Im zweiten Beitrag haben wir besprochen, was sich ändert und wie Sie Ihre Organisation auf die Veränderung vorbereiten sollten. In diesem Blog-Beitrag sehen wir uns an, wie Sie die Veränderung planen und geben Ihnen unsere 5 besten Tipps.
Wenn Sie ein ERP-System implementieren, handelt es sich um ein Change-Management-Projekt
Unit4 ERP ermöglicht es Ihrer Organisation, anders zu arbeiten. Es ist eine aufregende Zeit, ein ERP-System zu implementieren, weil Sie Ihr gewünschtes Erfolgsziel ermöglichen. Aber oft erkennen unsere Kunden nicht, dass das neue ERP-Implementierungsprojekt tatsächlich ein Change-Management-Projekt ist.
Ein Veränderungsprojekt erfordert von Ihnen, zu planen, wie Sie die Menschen von ihrem aktuellen Arbeitszustand in einen neuen Zustand bewegen. Etwas, das oft übersehen wird.
Die Betrachtung als Change-Management-Projekt bedeutet, dass Organisationen wie Ihre einen strukturierten Ansatz verfolgen können, um Menschen und Prozesse auf die neuen Funktionen von Unit4 ERP auszurichten, um Effizienz und Effektivität in Ihrer Organisation zu ermöglichen.
Wie also planen Sie die Veränderung?
Hier sind unsere 5 besten Tipps:
Click to read How Cloud ERP can change your organization for the better (DE) Gated
1. Bewerten Sie die täglichen Abläufe Ihrer Mitarbeiter
Das Verständnis der aktuellen Prozesse, die Ihre Mitarbeiter durchführen, um ihre Arbeit abzuschließen, ermöglicht es Ihnen, Prozessschritte zu identifizieren, die entfernt werden könnten. Die Entfernung einiger dieser Prozessschritte kann zu einem vereinfachten Workflow und insgesamt zu einer Steigerung der Produktivität führen.
Die ERP-Lösung optimiert Geschäftsprozesse, vereinfacht den Workflow und steigert die Gesamtproduktivität, indem sie Aufgaben automatisiert und unnötige manuelle Arbeit beseitigt. Oft identifizieren oder bewerten Organisationen ihre Prozesse erst nach der Implementierung der ERP-Lösung. Dies kann gefährlich sein, da es den aktuellen Zustand der Arbeitsweise der Menschen im Vergleich zur neuen Arbeitsweise nicht berücksichtigt. Diese Lücke kann Frustration bei Ihren Nutzern erzeugen und zu einer schlechten Akzeptanz des neuen ERP führen.
2. Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter an der Implementierung
Während Ihrer Implementierung mit Unit4 gehören Ihrem Projektteam möglicherweise keine Mitarbeitenden an, deren Arbeitsabläufe sich ändern werden. Ihre Mitarbeitenden an vorderster Front sind immer noch Stakeholder, werden jedoch oft übersehen und nicht in das Projekt einbezogen.
Sie müssen nicht viele Mitarbeitende einschließen, sondern einige auswählen, die Sie interviewen. Sammeln Sie Feedback von diesen Personen, indem Sie klar kommunizieren, was die bevorstehenden Änderungen für sie und das Unternehmen bedeuten werden. Geben Sie ihnen Demos, damit sie sehen und verstehen können, was sich ändert. Ermutigen Sie Feedback und verwenden Sie dies, um Widerstand entgegenzuwirken.
Sie können auch eine Stakeholder-Analyse durchführen. Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Wir haben eine Vorlage erstellt, mit der Sie jeden Stakeholder und deren Abhängigkeiten, Barrieren, Fähigkeiten - eigentlich alles, was Sie berücksichtigen müssen, um eine reibungslose Implementierung sicherzustellen - identifizieren können. Kontaktieren Sie uns für weitere Details.
3. Nutzen Sie unsere branchenspezifischen Modell-Workflows
Bei Unit4 haben wir unser umfangreiches Wissen und unsere Erfahrung genutzt, um vordefinierte Workflows für bestimmte Branchen zu entwickeln, die nicht nur die Implementierungszeit für ein ERP-System verkürzen, sondern auch die Prozessschritte reduzieren, die Ihre Mitarbeitenden bei ihrer Arbeit durchführen.
Die Verwendung dieser vordefinierten Workflows ermöglicht es Ihnen, schnell neue Arbeitsweisen für die Verarbeitung von Finanzen, Personalwesen, Mitarbeitendenanfragen und Lohnabrechnung zu optimieren, ohne zusätzliche Kosten für die Anpassung der ERP-Lösung zu verursachen, um nachzubilden, wie Sie heute arbeiten.
4. Arbeiten Sie mit unserem Change-Management-Team zusammen
Unser Team von Experten kann Ihnen bei der Bewertung, Planung und Durchführung Ihres ERP-Transformationsprojekts helfen. Sie verstehen die Herausforderungen, vor denen Organisationen stehen, wenn sie eine Veränderung vornehmen, nicht nur in Bezug auf ein IT-System, sondern grundlegend in Bezug auf die Art und Weise, wie Menschen ihre täglichen Aktivitäten durchführen.
Unser engagiertes Team kann Ihnen das Wissen und die Erfahrung bieten, um sicherzustellen, dass Sie vollständig darauf vorbereitet sind, eine produktivere Arbeitsweise zu implementieren.
5. Verwenden Sie unsere Readiness-Checkliste
Unsere Change-Management-Experten haben eine Readiness-Checkliste entwickelt, die klare Anleitungen zu allen Schritten bietet, die bei der Implementierung eines neuen ERP-Systems erforderlich sind. Die Checkliste betrachtet zunächst die Geschäftsbereitschaft und deckt Themen wie die klare Vision der zukünftigen Betriebsabläufe ab, die definiert und dokumentiert wurden, und die Identifizierung eines Change-Leaders und eines Change-Teams.
Die Prozessbereitschaft prüft, ob Benutzerprozesse für Bereiche wie Finanzen, Beschaffung, Personalwesen und Lohnabrechnung festgelegt, dokumentiert und validiert wurden.
Die technische Bereitschaft betrifft Themen wie die Bereitschaft der Vor-/Produktionsumgebung und die Verfügbarkeit von Hardware, Tests und Validierung.
Die Lösungsbereitschaft betrachtet, ob Dinge wie ein Konfigurationsdokument für Lokalisierung vorhanden und abgestimmt sind und ob funktionale und systematische Tests durchgeführt und abgestimmt wurden.
Die Datenbereitschaft umfasst Datenmigrationspläne, Konvertierungen und Tests.
Die Supportbereitschaft deckt Themen wie die Bereitschaft eines Supportübergabedokuments und die Abstimmung durch das Support-Team, die Bestätigung des Zugriffs des Support-Teams, den Eskalationsprozess, SLAs und den gesamten Supportprozess ab.
Die Checkliste betrachtet auch die Bereitschaft nach der Inbetriebnahme und die Prozesse und Verfahren zur Datenverwaltung. Wie Sie sehen können, hat unser Team den gesamten Prozess von Anfang bis Ende durchdacht und wird Sie während Ihres Change-Management-Projekts unterstützen.
Bereit, mehr zu erfahren?
Um mehr über Unit4 ERP und den Umstieg in die Cloud zu erfahren, können Sie hier eine Demo buchen oder hier mehr über unsere Lösungssuite lesen.
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This is the 3rd blog post in our series looking at the best practices for implementing an ERP system, whether it's a new system or upgrading from an older ERP. In the first blog, we looked at success outcomes and business readiness vs. change management. We spoke about communicating which business problems will be improved and how you define and measure success, which goes towards ensuring a successful ERP implementation.
In the second post, we discussed what is changing and how you should prepare your organization for the change. In this next blog, we look at how you plan for change and give you our 5 top tips.
If you are implementing an ERP - it’s a change management project
Unit4 ERP enables your organization to work differently. It’s an exciting time to implement an ERP system because you are enabling your desired success outcome. But, so often, our customers don’t realize that the new ERP implementation project is, in fact, a change management project.
A change project requires you to plan how to move people from their current working state to a new one. Something that is often overlooked.
Viewing it as a change management project means organizations like yours can take a structured approach to aligning people and processes to the new Unit4 ERP features to enable efficiency and effectiveness within your organization.
So, how do you start planning for change?
Here are our 5 top tips:
1. Evaluate your employees’ day-to-day processes
Understanding the current processes your employees undertake to complete their work allows you to pinpoint process steps that could be removed. Removing some of those process steps can lead to a simplified workflow and an overall increase in productivity.
The ERP solution streamlines business processes, simplifies the workflow, and enhances overall productivity by automating tasks and eliminating unnecessary manual work. Too often, organizations do not identify or evaluate their processes until after the ERP solution is implemented.
This can be dangerous because it doesn’t take into account the current state of how people work vs. the new way of working. It is this gap that can create frustration amongst your users and lead to poor user adoption of a new ERP.
2. Involve your front-line employees in the implementation
During your implementation with Unit4, your project team may not include front-line employees whose work processes will change. Your front-line employees are still stakeholders, yet they are often overlooked and not involved in the project.
You do not need to include lots of employees but instead select a few to interview. Gather feedback from these individuals by communicating clearly what the upcoming changes will mean to them and the business. Provide them with demos so they can see and understand what is changing. Encourage feedback and use this to address any resistance.
You can also conduct a stakeholder analysis. Don’t know where to start? We’ve created a template that enables you to identify each stakeholder and their dependencies, barriers, capabilities – in fact, everything you need to consider to ensure a smooth implementation. Contact us for more details
3. Utilize our industry model workflows
At Unit4, we have used our extensive knowledge and experience to build pre-defined workflows for specific industries that not only help cut the implementation time for an ERP system but also reduce the process steps your employees complete when undertaking their work tasks.
Using these preconfigured workflows allows you to quickly optimize new ways of processing finance, HR, employee requests, and payroll without incurring additional costs to adapt the ERP solution to simulate how you work today.
4. Work with our change management team
Our team of experts can help you assess, plan, and execute your ERP transformation project. They understand the challenges organizations face when making a change, not just to an IT system but fundamentally to how people undertake their day-to-day activities.
Our dedicated team can provide you with the knowledge and experience to ensure you are fully prepared to implement a more productive way of working.
5. Use our readiness checklist
Our change management experts have developed a readiness checklist that provides clear guidance on all the steps involved in implementing a new ERP. The checklist first looks at business readiness and covers topics such as having a clear vision of the operational future defined and documented and identifying a change leader and a change team.
Process readiness determines whether user processes have been established, documented, and validated for areas such as finance, procurement, HR, and payroll.
Technical readiness covers topics such as pre/production environment readiness and hardware availability, testing, and validation.
Solution readiness looks at whether such things as a configuration document of localization are in place and signed off and whether functional and system testing has been carried out and signed off.
Data readiness covers data migration plans, conversions, and testing.
Support readiness covers topics such as whether a support handover document is ready and signed off by the support team, confirmation of support team access, escalation process, SLAs, and the overall support process.
The checklist also covers post-go-live readiness and data governance processes and procedures. As you can see, our team has thought through the whole process end-to-end and will support you through your change management project.
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