Slik kan innkjøp og økonomi spare mer med god kostnadsoversikt

Ingen jobber så tett sammen som innkjøpslederen og økonomiansvarlig i en organisasjon - det burde i det minste være slik. Hvis disse to lederne ikke er samkjørte, kan det føre til at penger går i sluket.

En investering i å styrke forholdet mellom innkjøpsleder og CFO vil mest sannsynlig sørge for utbytte i organisasjoner som tar dette samarbeidet på alvor. Innkjøp og økonomi snakker samme språk: kroner og øre. Så hva er nøkkelen til et nært arbeidsforhold? God kostnadsoversikt.

Fire måter god kostnadsoversikt kan styrke samarbeidet til innkjøpsleder og CFO

Én kilde til sannhet vil gi den informasjonen dere trenger for å forstå historisk og nåværende forbruk og nøyaktig anslå fremtidig forbruk. Strategisk kostnadsstyring er helt nødvendig, og her er noen måter hvordan avansert kostnadsanalyse kan styrke samarbeidet mellom innkjøp og økonomi på.

1. Øk ytelse og innovasjon

Man skal ikke måtte være dataanalytiker for å hente ut rapporter og analysere forbruksdata. Informasjonen bør heller ikke komme fra flere excelark som må importeres inn i et separat verktøy, som krever at kartlegging av data og integrasjon mot tredjeparts programvare. 

Innkjøpsavdelinger må gå fra manuelle oppgaver som ofte blir feil, til automatisering. Kunstig intelligens (AI) kan håndtere flere av disse oppgavene for å gi en umiddelbar analyse av utgifter og betalingsbetingelser på en brøkdel av tiden. Dette sørger for at innkjøpsavdelingen kan fokusere på verdiskaping, som for eksempel relasjoner til leverandører som bidrar til utvikling.

Men det som virkelig gjør kollegaene dine i økonomiavdelingen fornøyde, er muligheten for å få på plass en løsning for utgiftsanalyse, som kan identifisere, avklare og normalisere uadministrerte utgiftstyper. En fullstendig analyse av beløpet og typer av utgifter som må administreres vil hjelpe innkjøp til å iverksette tiltak for å redusere hendelser med uvanlig forbruk.

2. Dataintegritet som knuser siloer

For å unngå ubehagelige overraskelser i økonomien må økonomiavdelingen lage nøyaktige prognoser og scenarier for kostnadsstyring. Men de kan ikke lage dem i en silo. Når man har oversikt over utgifter på ett sted kan innkjøp og økonomi jobbe sammen ut fra én kilde til sannhet. Dataintegritet er avgjørende for dette fordi:

• Innsyn i eksternt forbruk vil bidra til å identifisere områder hvor man kan redusere utgifter.
• Analysefunksjoner identifiserer risikoer og muligheter.
• En sterk digital infrastruktur vil støtte samsvar med og justering av bedriftens mål og strategi.

Dette er mer enn bare å overvåke kroner inn og kroner ut. Nå kan innkjøpsledere gi strategisk informasjon fra forsyningskjeden til økonomiavdelingen. Ved å samarbeide kan innkjøp og økonomi drive planlegging og gjennomføring.

3. Beslutningstaking fra dashbord, ikke krystallkuler

Hendelsene i 2020 gjorde det klart at sanntidsdata er et konkurransefortrinn. Ved å ha et helhetlig syn på forbruk gjennom hele forsyningskjeden med sammensatte dashbord, får man raskere og mer nøyaktige beslutninger. Krystallkuler og dataanalytikere er helt unødvendig.

Gjennom analyse av forbruksmønster over tid vil man få en oversikt over leverandørforhandlinger, identifisere områder med verdilekkasje og synliggjøre risiko i forsyningskjeden. Resultatet er sterkere bånd til leverandører over tid og muligheten til å implementere kortsiktige strategier for raske avgjørelser.

4. Lukk gapet mellom innkjøpslederen og CFOen

Mange bedrifter og leverandører led uopprettelige tap i 2020. For de som kom seg igjennom, er forholdet mellom innkjøpsleder og CFO mest sannsynlig styrket og viktig for bedriftens fremtid. Det krever nøyaktige data fra én kilde til sannhet slik at man kan realisere strategiske og operative mål. Alle bedrifter som seriøst tenker på å bli mer motstandsdyktige må investere i dette avgjørende samarbeidet.

Hvordan kan Unit4 hjelpe?

Unit4 Source to Contract fra Scanmarket gir organisasjoner en enhetlig plattform for alle trinn innen leverandør- og avtalestyring med automatisering for rutineprosesser som gir interessenter mulighet til å ta beslutninger innenfor forutbestemte parametre. Det gir innkjøpsavdelinger muligheten til å fokusere på å skape og implementere strategisk tilnærming til innkjøp- og leverandørstyring.

Finn ut hva løsningene våre kan gjøre for deg: Se siden for forbruksanalyse her, eller klikk her for å bestille en demo.