Gode forberedelser er nøkkelen til en vellykket transformasjon

Dette innlegget tar for seg de sentrale spørsmålene: Hva endrer seg, og hvordan forbereder du organisasjonen på disse endringene?

Hva endrer seg?

Implementering av en ERP-løsning handler om å løse forretningsproblemer for å oppnå ønskede forretningsresultater. Dette innebærer ikke bare implementering av ny teknologi, men også forbedring av driftsprosesser og implementering av moderne arbeidsmetoder som kan lede til raskere resultater.

Endring eller innføring av nye prosesser for å oppnå ønskede forretningsresultater vil kreve at sluttbrukerne endrer måten de utfører oppgaver og aktiviteter på. Dette aspektet må planlegges og kommuniseres tydelig til de ansatte.

Prosjektdeltakelse

De ansattes eierskap er avgjørende for suksessen til et nytt system. Det øker aksepten samtidig som det øker arbeidsgleden og engasjementet. Å vise hvordan deltakelse gagner både organisasjonen og de ansatte, kan inspirere økt deltakelse i prosjektet. Ved å involvere de ansatte i fremtidige arbeidsoppgaver, kan man også identifisere motstand og utfordringer før de oppstår.

Click to read How Cloud ERP can change your organization for the better gated

Forbered de ansatte på endring

Husk at når ERP-systemet tas i bruk, ber du de ansatte om å arbeide annerledes. Vi kommer til å gå nærmere inn på dette i en senere blogg. Men vi anbefaler følgende fremgangsmåter for å forberede de ansatte på endringene:

1. Kommuniser hva som endres og hva som ikke endres

Åpen kommunikasjon er avgjørende. Det bør kommuniseres tydelig hva som ligger bak beslutningene og hvordan det kan påvirke den enkelte ansattes rolle og daglige oppgaver gjennom hele prosessen. Ved å involvere alle avdelinger og ansatte kan opplæringsbehovene identifiseres, og programmet kan tilpasses for å møte spesifikke gruppebehov.
Vær tydelig på hva som skal endres. Som en del av den nye implementeringen kan det for eksempel være at de ansatte nå må sende inn utleggsrapportene sine via ERP-systemet. Tidligere fylte de kanskje ut regneark og sendte dem til sjefen eller økonomiavdelingen via e-post. Formålet med denne endringen er å automatisere prosessen med å opprette og sende inn utleggsrapporter for refusjon. I dette scenariet må de ansatte vite følgende:

• Hvorfor går organisasjonen over til en automatisert løsning for håndtering av utgiftsrapporter?
• Hva er tidslinjen for refusjon når utgiftsrapporten er godkjent?
• Hvordan bruke ERP til å opprette, håndtere og godkjenne utgiftsrapporter.

2. Forklar hvorfor endringen skjer

Mennesker er vanedyr, og når ny teknologi implementeres, endres måten folk utfører oppgaver på. Det er viktig at de forstår årsakene til endringene. Det beste er å være tydelig om hvorfor endringene skjer og hvordan det vil påvirke dem. Dette skaper aksept og engasjement for endringen.

3. Veiled hvordan arbeidsoppgaver skal utføres

Ansatte ønsker å gjøre en god jobb. Derfor er det viktig å etablere og oppdatere brukerprosesser slik at de ansatte kan utføre oppgavene som forventet. De ansatte trenger imidlertid tid til å lære seg de nye arbeidsmetodene. Endringer mislykkes når folk ikke vet hvordan de skal utføre oppgavene sine. Det er en vanlig misoppfatning at opplæring i bruk av det nye ERP-systemet betyr at de ansatte vet hvordan de skal utføre jobbene sine. 

I stedet for å fokusere på de spesifikke trinnene for å nå et mål, kan det være mer hensiktsmessig å begynne med å definere de ønskede resultatene. For eksempel, hvis målet er å redusere tiden brukt på fakturabehandling med 15 % ved hjelp av et nytt automatiseringssystem, bør man først forklare hvilke konkrete resultater som forventes. Når de ansatte forstår de forventede resultatene, vil de være mer villige til å engasjere seg i prosessen.

Implementeringsprosjektet er bare én del av reisen, og medarbeiderne trenger en plan som tar hensyn til daglige gjøremål. Når vi implementerer en ERP-løsning for en kunde, leverer vi testskript som hjelper dem med å huske hvordan de nye arbeidsprosesser skal utføres. En effektiv måte å forenkle prosessen for brukerne på, er å organisere testskriptet slik at det samsvarer med den nye prosessen. Testskriptet gir deretter de nøyaktige trinnene som skal utføres for en bestemt oppgave. Dette gir brukere muligheten til å bli kjent med systemet, forenkle feilsøking og gi ytterligere informasjon om oppgaven, noe som gjør det enklere for brukerne å forstå og utføre den.

4. Involver sluttbrukerne i prosessdefinisjonen

Under en ERP-implementering blir sluttbrukerne ofte først involvert i prosjektet etter at de har fått opplæring. Dette kan være feil fordi det krever at sluttbrukere må lære både de nye oppgavene sine og de nye prosessene som kreves for å utføre arbeidet samtidig, noe som kan være overveldende. Dette kan føre til frustrasjon med det nye systemet, og føre til at sluttbrukere avviser eller misliker de nye forretningsprosessene. Å involvere noen få sluttbrukere i planleggingen og prosessdefinisjonen kan  opplæringen fokusere på de skal utføre arbeidet sitt.

Slik kan Unit4 bistå med en smidig implementering

ERP-løsningen er et verktøy som muliggjør arbeidet ditt. Endringen ligger ikke i selve ERP-løsningen, men i hvordan man tilpasser mennesker, prosesser og teknologi for å oppnå strategiske mål. En strategi for endringsledelse hjelper deg med å definere "hva" som skal endres.

Hos Unit4 har vi et team av eksperter som kan bistå med å evaluering, planlegging og gjennomføring av ditt ERP-transformasjonsprosjekt. Vi forstår de utfordringene organisasjoner står overfor når de gjør endringer i IT-systemer og endrer måten folk utfører daglige oppgaver på. Vårt erfarne team gir deg den nødvendige ekspertisen og ferdighetene for å etablere mer effektive arbeidsprosesser. Vi støtter virksomheten din gjennom hele endringsprosessen, slik at du når målene dine til slutt. 

Hvis du ønsker mer informasjon om Unit4 ERP og overgangen til skyen, kan du bestille en demo her eller lese mer om hva vi kan tilby ved å klikke her.