Nogranna förberedelser är nyckeln till ett framgångsrikt förändringsarbete

Det här inlägget tar upp en av de viktigaste frågorna: Vad är det som förändras och hur kan ni förbereda organisationen för dessa förändringar?
 

Vad är det som förändras?

Att implementera en ERP-lösning handlar om att lösa verksamhetsproblem för att uppnå önskade affärsresultat. Detta innebär inte bara att implementera ny teknik, utan också att förbättra operativa processer och implementera moderna arbetssätt som kan leda till bättre resultat.

Att ändra eller införa nya processer för att uppnå önskade affärsresultat kommer att kräva att slutanvändarna ändrar sitt sätt att utföra arbetsuppgifter. Denna aspekt måste planeras och tydligt kommuniceras till de anställda. 

Delaktighet i projektet

Medarbetarnas delaktighet är avgörande för att ett nytt system ska bli framgångsrikt. Det ökar acceptansen samtidigt som det ökar arbetstillfredsställelsen och engagemanget. Att visa hur systemet gynnar både organisationen och medarbetarna kan inspirera till ökad delaktighet i projektet. Genom att involvera medarbetarna i framtida uppgifter kan man också identifiera motstånd och utmaningar innan de uppstår. 

Click to read How Cloud ERP can change your organization for the better gated

Förbered medarbetarna inför förändring

När ett nytt ERP-systeme tas i drift innebär det ett nytt sätt att arbeta. Vi kommer att gå in på detta mer i detalj i en senare blogg. Men vi rekommenderar följande steg för att förbereda medarbetarna på förändringarna: 

1. Kommunicera vad som förändras och vad som inte förändras

Öppen kommunikation är nyckeln. Det bör tydligt kommuniceras vad som ligger bakom besluten och hur det kan påverka varje medarbetares roll och dagliga arbetsuppgifter under hela processen. Genom att involvera alla avdelningar och medarbetare kan utbildningsbehov identifieras och programmet anpassas för att möta specifika behov.

Var tydlig med vad som behöver förändras. Som en del av den nya implementeringen kan det till exempel hända att medarbetarna nu måste skicka in sina utläggsrapporter via ERP-systemet. Tidigare har de kanske fyllt i kalkylblad och skickat dem till sin chef eller ekonomiavdelningen via e-post. Syftet med denna förändring är att automatisera processen för att skapa och skicka in utläggsrapporter för ersättning. I det här scenariot behöver medarbetarna veta följande: 

• Varför går organisationen över till en automatiserad lösning för utläggshantering?
• När betalas  ersättning ut när utläggsrapporten är godkänd?
• Hur man använder ERP för att skapa, hantera och godkänna utläggsrapporter.

2. Förklara varför förändringen sker

Människor är vanemänniskor och när ny teknik implementeras förändras sättet som människor utför uppgifter på. Det är då viktigt att de förstår skälen till förändringarna. Det är bäst att vara tydlig med varför förändringarna sker och hur de kommer att påverka dem. Det skapar acceptans och engagemang för förändringen. 

3. Vägleda hur uppgifter ska utföras

Medarbetare vill göra ett bra jobb. Därför är det viktigt att etablera och uppdatera användarprocesser så att medarbetarna kan utföra sina arbetsuppgifter som förväntat. Medarbetarna behöver dock tid för att lära sig de nya arbetssätten. Förändringar misslyckas när människor inte vet hur de ska utföra sina uppgifter. Det är en vanlig missuppfattning att utbildning i användningen av det nya affärssystemet innebär att medarbetarna vet hur de ska utföra sina arbetsuppgifter.

Istället för att fokusera på de specifika stegen för att uppnå ett mål kan det vara lämpligare att börja med att definiera de önskade resultaten. Om målet till exempel är att minska tiden för fakturahantering med 15 % med hjälp av ett nytt automatiseringssystem bör ni först förklara vilka specifika resultat som förväntas. När medarbetarna förstår det kommer de att vara mer villiga att engagera sig i processen. 

Implementeringsprojektet är bara en del av resan, och medarbetarna behöver en plan som tar hänsyn till de dagliga arbetsuppgifterna. När vi implementerar en ERP-lösning för en kund tillhandahåller vi testskript för att hjälpa dem att komma ihåg hur de ska utföra de nya arbetsprocesserna. Ett effektivt sätt att förenkla processen för användarna är att organisera testskriptet så att det matchar den nya processen. Testskriptet innehåller sedan de exakta stegen som ska utföras för en specifik uppgift. Detta ger användarna möjlighet att bekanta sig med systemet, förenklar felsökning och ger ytterligare information om uppgiften vilket gör det lättare för användarna att förstå och utföra den.

4. Involvera slutanvändarna i processdefinitionen

Under en ERP-implementering involveras slutanvändarna ofta i projektet först efter att de utbildats. Detta kan vara ett misstag eftersom slutanvändarna då måste lära sig både sina nya arbetsuppgifter och de nya processer som krävs för att utföra arbetet samtidigt, vilket kan vara överväldigande. Det kan leda till frustration över det nya systemet och till att slutanvändarna avvisar eller ogillar de nya affärsprocesserna. Genom att involvera ett fåtal slutanvändare i planeringen och processdefinitionen kan utbildningen fokusera på hur de ska utföra sitt arbete.

Hur kan Unit4 hjälpa er med en smidig implementering? 

ERP-lösningen är ett verktyg som möjliggör ert arbete. Förändringen ligger inte i själva ERP-lösningen, utan i hur ni anpassar människor, processer och teknik för att uppnå strategiska mål. En strategi för förändringshantering hjälper er att definiera "vad" som behöver förändras.

På Unit4 har vi ett team av experter som kan hjälpa er att utvärdera, planera och genomföra ert ERP-transformationsprojekt. Vi förstår de utmaningar som organisationer står inför när de gör förändringar i IT-system och förändrar hur människor utför sina dagliga arbetsuppgifter. Vårt erfarna team ger er den expertis och kompetens som krävs för att skapa mer effektiva arbetsprocesser. Vi stöttar er organisation genom hela förändringsprocessen så att ni i slutändan uppnår era mål. 

Om du vill ha mer information om Unit4 ERP och övergången till molnet kan du boka en demo här eller läsa mer om vad vi kan erbjuda genom att klicka här.