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EPSAS – Auswirkungen auf die IT-Finanzsysteme kameralistisch buchender Organisationen

Veröffentlicht von  Unit4 Team

In meinem letzten Beitrag habe ich die Umstellung auf EPSAS aus Sicht doppisch buchender Organisation thematisiert. Wie sieht es aber mit Organisationen aus, die kameral buchen? Wie groß ist hier der Anpassungsaufwand der Finanzsoftware?     Ablösung eines kamerales Finanzsystem Das doppische Rechnungswesen und das kamerale Rechnungswesen unterscheiden sich grundsätzlich voneinander. Es ist demgemäß nicht einfach möglich in einer kameralen Finanzsoftware den Doppik-Teil „freizuschalten“. Die „einfache“ Buchung in mehreren „Spalten“, wie sie in einem kameralen System erfolgt und die doppelte Buchführung mit „T-Konten“ folgen komplett unterschiedlichen Systematiken. Außerdem wird in der kameralen Rechnungslegung der „nicht zahlungswirksame Ressourcenverbrauch“ (z.B. einstellen von Pensionsrückstellungen oder planmäßige Abschreibungen von Vermögenswerten) nicht - oder nur unvollständig erfasst und es erfolgt keine komplette Auflistung und Bewertung des Vermögens. Es muss daher von der kompletten Ablösung des kameralen Finanzsystems durch ein doppisches System ausgegangen.  

Für eine kameral buchende Organisation hat EPSAS die größtmögliche Auswirkung auf das IT-Finanzsystem, nämlich die komplette Ablösung.

  In einigen kameral buchenden Bundesländern und Kommunen sind Bemühungen bekannt, die bestehende kamerale Finanzsoftware durch eine neue, modernere Software abzulösen, die aber immer noch ein kamerales Finanzsystem darstellt. Die entsprechenden Vorbereitungen von Ausschreibungen sind im Gange. Vor dem Hintergrund der EPSAS Diskussion kann nur empfohlen werden, diese Bemühungen soweit hinauszuschieben, bis sich die Entwicklung der EPSAS klarer abzeichnet. Sollte EPSAS als verbindliche Vorgabe rasch und ohne Möglichkeit der kameralen Rechnungslegung verpflichtend werden, so macht es keinen Sinn, ein neues kamerales Finanzsystem einzuführen. Ein Übergang auf die Doppik würde dann kurz darauf nötig werden und die erneute Einführung eines neuen Finanzsystems nach nur wenigen Jahren erfordern. Dem Steuerzahler und den eigenen Mitarbeitern könnte das nur schwer vermittelt werden.

 

 

Übergangsrechnungen - EPSAS Konverter -

Es stellt sich die Frage, ob die Möglichkeit besteht, bei einem kameralen Finanzsystem zu bleiben und die notwendigen EPSAS- relevanten Daten mit einem Zusatzmodul zu erheben, um damit eine Übergangsrechnung zu ermöglichen. In der schematischen Darstellung ist abgebildet, welche Aufgaben eine solche Übergangsrechnung zu leisten hätte.                     Der „EPSAS-Konverter“ als zusätzliches Softwaremodul zur bestehenden kameralen Finanzlösung müsste u.a. die folgenden Möglichkeiten bieten:

  • Erfassen von Vermögensgegenständen.
  • Erfassen des Bestands an Eigen- und Fremdkapital (inkl. Sonderposten, etc.).
  • Bildung und Fortschreibung von planmäßigen Abschreibungen und andere Wertänderungen auf die Vermögensgegenstände.
  • Bildung und Fortschreibung von Rückstellungen (z.B. für Pensionen oder Instandhaltungen) und Verwaltung des entsprechenden Aufwands (und Ertrag).
  • Die Nebenrechnung im EPSAS-Modul, muss mit den Informationen im kameralen System abgeglichen werden (z.B. mit der dort vorhanden Anlagenrechnung oder den Zahlungen für das Personal).
  • Der Konverter müsste dann in der Übergangsrechnung, die Daten aus dem Finanzsystem und der Nebenrechnung im EPSAS-Modul in die EPSAS-konforme Darstellung überführen (als Bilanz, als GuV, als Eigenkapitalspiegel und als Finanzrechnung)

Schon in der skizzenhaften (und nicht abschließenden) Darstellung der Aufgaben eines EPSAS-Konverters wird deutlich, dass die Komplexität - sowohl des Softwaresystems, als auch der organisatorischen Regelungen - sehr hoch ist. De facto würde man mit einem EPSAS-Konverter eine doppische Rechnungslegung einführen, nur dass man dafür ein hybrides und sehr komplexes Softwaresystem nutzen würde. Der Aufwand für die Einführung eines EPSAS-Konverters dürfte mit dem Aufwand für die Ablösung des kameralen Systems und der Einführung eines doppischen Systems „aus einem Guss“ vergleichbar sein. Daher kommt eine solche Lösung nur als Übergangslösung in Betracht für Szenarien, in denen die EPSAS Anforderungen in einem Übergangszeitraum geringer sind und ein einfacherer EPSAS Konverter möglich ist. Mehr zum Thema Auswirkungen von EPSAS auf die Finanzsysteme öffentlicher Organisationen erhalten Sie im aktuellen Unit4 Whitepaper.

Unit4 Team