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Zehn Strategien, um die Transparenz Ihrer Projekte sicherzustellen

Veröffentlicht von  Unit4 Team

Projekttransparenz ist wie ein Boccia-Spiel: Jeder Versuch basiert auf den eigenen Fähigkeiten, während sich die Strategie erst ausgehend von den Zügen der anderen Spieler entwickelt. Sie verfügen vielleicht über alle erforderlichen Fähigkeiten, aber der Erfolg hängt davon ab, wohin die Kugel rollt. Schon eine einzige Aufgabe, im Rahmen des Projektmanagements von Dienstleistungen, kann zu Problemen mit der Transparenz führen. Ihr Projektmanagement-Team denkt vielleicht, dass er alle Kugeln im Blick hat, aber ohne klare Strategie können sich Ihre Teammitglieder vom Ziel entfernen, ohne es zu merken. Diese Zehn Strategien helfen Ihnen und Ihrem Projektteam dabei das Ziel im Auge zu behalten.

1. Vergessen Sie Datenhierarchien

Mitarbeiter lassen sich oftmals von den selbst gesetzten Karrierezielen entmutigen. Zudem nutzten viele Projektmanagement-Teams Datenhierarchien, um ihre Mitarbeiter im Unklaren über Chancen und Kontaktmöglichkeiten zu lassen. In der mobilen und globalen Wirtschaft von heute ist diese Strategie nicht mehr hilfreich und verhindert Transparenz.

2. Menschen zusammenbringen

Projekte lassen sich nur durch die Handlungen von Mitarbeitern verwirklichen. Stellen Sie mithilfe vielfältiger Kontaktkanäle sicher, dass Ihre Teammitglieder in Verbindung bleiben und unterschätzen Sie nicht die Macht sozialer Netzwerke und interner Messaging-Systeme, wenn es darum geht, mit mobilen Mitarbeitern zu kommunizieren.

3. Teams befähigen

Chris Argyris, Professor an der Harvard Business School, fand heraus, dass Mitarbeiter engagierter an Projekte herangehen, wenn sie die Möglichkeit haben neue Perspektiven zu entwickeln. Anders als externe Verpflichtungen, bei denen es sich weitestgehend um auftragsbezogene Pflichten handelt, ermöglicht es der Datenzugriff über den Horizont des Auftrags hinauszuschauen und seinen Wert für das Projekt zu erkennen.

4. Kommunikation fördern

In gut vernetzten Teams halten sich Teammitglieder über ihre Fortschritte gegenseitig auf dem Laufenden. Je mehr sie kommunizieren, desto transparenter ist das Projekt.

5. Fortschritte visualisieren

Nicht ohne Grund hat YouTube jeden Tag über eine Million Zuschauer: von einem 90-Sekunden-Video kann man viel lernen. Es nimmt weniger Zeit in Anspruch und ist spannender, als dieselben Inhalte Schwarz auf Weiß zu lesen. Helfen Sie Teammitgliedern bei der Visualisierung ihres Fortschritts und sorgen Sie mit Infografiken dafür, dass der Umfang Ihres Projekts im vorgegebenen Rahmen bleibt.

6. Dashboards für die Visualisierung wichtiger Kennzahlen

Niemand möchte zwischen mehreren Reports hin- und herschalten. Mit Dashboards, die alles wichtigen Kennzahlen auf einen Blick darstellen, können Teammitglieder in Verbindung bleiben und finden alle benötigten Informationen an einer Stelle. Dies trägt auch zur Einhaltung des Projektbudgets bei - ein kritischer Faktor, wenn man bedenkt, dass eine Überschreitung des Projektbudgets von nur 10 Prozent, ein Unternehmen 19,5 Prozent seiner Gewinnspanne kosten kann.

7. Unterlagen teilen

Projekte sind zum Scheitern verurteilt, wenn die Teammitglieder nicht auf die Projektunterlagen zugreifen können, die sie brauchen. Es kann jedoch schnell unübersichtlich werden, alle Dokumente und Überarbeitungsversionen per E-Mail zu versenden. Nutzen Sie besser ein PSA (Professional Services Automation)-System, mit dem Sie Dokumente von einem einzigen Dashboard aus teilen können und steigern Sie so die Transparenz.

8. Nutzen Sie Verzögerungen zu Ihrem Vorteil

Mark Keil, Professor für Computer-Informationssysteme am Robinson College of Business an der Georgia State University, fand heraus, dass viele Projekte scheitern, weil Mitarbeiter sich nicht trauen Zeitprobleme oder andere schlechte Nachrichten zu kommunizieren. Fördern Sie Transparenz  indem Sie sie um Statusberichte bitten – auch bei Problemen - und nutzen Sie diese, um das Projekt wieder auf die richtige Spur zu bringen.

9. Verlassen Sie sich nicht auf manuelle Kontrollen

Dieser Punkt erscheint vielleicht kontraproduktiv - verlässt man sich jedoch zu sehr auf manuelle Kontrollen, kann das zur Folge haben, dass Mitarbeiter Informationen verbergen und die Transparenz verloren geht. Ein integriertes PSA-System verhindert dies und ermöglicht gleichzeitig spezialisierte Audits, ohne bei Ihren Mitarbeitern Panik auszulösen.

10. Zu Ehrlichkeit ermutigen

Optimisten sind bekannt dafür, in allem das Gute zu sehen - manchmal jedoch auf Kosten der Wahrheit und des Projekts. Ermutigen Sie Teammitglieder dazu, ehrlich bezüglich ihrer Fristen und Fortschritte zu sein, auch wenn dies eine Überschreitung von Zeitplänen und dem Finanzrahmen bedeutet. Wenn die Teammitglieder wissen, dass alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten, ist es wahrscheinlicher, dass die Transparenz gewahrt wird.

Wenn Sie diese 10 Strategien in Ihrem Projektmanagement-Team berücksichtigen, werden Ihre Projekte für alle Teammitglieder transparent bleiben. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um zu erfahren, inwieweit Unit4 Ihnen eine individualisierte Transparenzlösung bieten kann.

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