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Weniger Kopfzerbrechen im Controlling dank integrierter IT-Lösung

Veröffentlicht von  Jörgen Erichsen

Derzeit befinden sich viele Unternehmen in der stressigen Planungsphase. Nicht nur Controller stöhnen über die zusätzliche Arbeit und einen Anstieg von Überstunden, sondern auch Fach- und Führungskräfte, die Daten für die Planung liefern müssen. Zudem steigen die Anforderungen für die Betroffenen kontinuierlich, da ständig mehr Daten für die Erstellung einer guten Planung notwendig sind. Es müssen nicht nur Zahlen aus fast allen Bereichen des Unternehmens verarbeitet und zusammengeführt werden. Um eine fundierte Planung zu erstellen, ist es zunehmend erforderlich, mehr externe Informationen und Zahlen einzubinden (z.B. aus sozialen Medien oder Studien).

Stress und Arbeitsaufkommen lassen sich reduzieren

Ein Teil der zusätzlichen Arbeit und des Stresses ist allerdings mehr oder weniger „hausgemacht“. Denn viele Unternehmen nutzen noch keine integrierten IT-Lösungen für Planung und Controlling, sondern setzen noch bevorzugt auf dezentrale Anwendungen, die nicht miteinander verknüpft sind. Damit müssen Daten oft mehrfach eingegeben werden und die Fehleranfälligkeit steigt entsprechend. Änderungen, die z.B. in einer Abteilung vorgenommen werden, werden nicht automatisch weiterverarbeitet. Dadurch erhöht sich das Risiko von Fehlinterpretationen und Fehlentscheidungen. Um diese Risiken zumindest zu minimieren, hat das Controlling in erheblichem Umfang Kontroll- und Validierungsarbeit zu leisten. Gibt es in Unternehmen mehrere Planungsrunden, etwa weil die Geschäftsleitung Änderungen an der „Erstfassung“ wünscht, vervielfältigt sich der Aufwand, weil zumindest wichtige Planungsinhalte noch einmal angefasst und mühsam dezentral eingearbeitet werden müssen.

Integrierte IT-Lösungen bieten hohen Nutzen

Unternehmen, die auf integrierte IT-Lösungen setzen, können nicht nur den Arbeitsaufwand für Controlling und Fachabteilungen verringern, sondern haben weitere Vorteile:

  • Einmalige Eingabe benötigter Stammdaten, die dann in allen Teilsystemen verfügbar sind
  • Gemeinsame Datennutzung für alle an der Planung beteiligten Mitarbeiter
  • Unternehmensweite Verfügbarkeit von Änderungen nach einmaliger Eingabe
  • Reduzierung der Fehlerquote
  • Transparente und besser nachvollziehbare Abläufe
  • Schnellere Erstellung von Berichten und Kennzahlen
  • Frühere Risikoerkennung und Möglichkeit, sofort Steuerungsmaßnahmen einzuleiten

Keine sofortige Entlastung möglich

Am Markt gibt inzwischen zahlreiche Anbieter integrierter IT-Lösungen, wie z.B. Unit4 Prevero. Solche Systeme lassen sich natürlich nicht über Nacht einführen und sind daher als kurzfristige Hilfestellung für die aktuelle Planungsphase nicht mehr geeignet. Mit der zeitnahen Anschaffung eines integrierten Systems können Sie aber zumindest der nächsten Planungsphase entspannter entgegensehen.

Einführung als Projekt sinnvoll

Die Einführung einer neuen IT-Lösung sollte als Projekt realisiert werden. Zunächst ist es aus Controlling-Sicht notwendig, die Geschäftsführung davon zu überzeugen, und das „Go“ für diese wichtige strategische Weichenstellung zu bekommen. Anschließend ist eine Bestandsaufnahme notwendig, in der u.a. festgehalten werden muss, wie die Prozesse aktuell ablaufen, wer in welche Systeme Daten eingibt, wie sie konsolidiert werden. Dann muss ein Konzept erstellt werden, in dem beschrieben wird, welche Abläufe sich überhaupt automatisieren, standardisieren und integrieren lassen. Und es stellt sich die Frage, wie das geschehen kann. Aus den daraus gewonnen Erkenntnissen sollte ein Lasten- und Pflichtenheft entstehen. Mit diesem kann man sich auf die Suche nach einem geeigneten Anbieter machen und die Umsetzung gemeinsam planen und realisieren. Auch die Mitarbeiter müssen „mitgenommen“ werden. Unter anderem muss erklärt werden, warum man künftig auf ein integriertes System setzt und es muss sichergestellt werden, dass die Beschäftigten befähigt werden, mit dem neuen System umzugehen. Auch zum künftigen Umgang mit vorhandenen Systemen ist eine Entscheidung erforderlich. Es muss z.B. geklärt werden, ob und wann Lösungen wie Excel eingesetzt werden dürfen.

Wettbewerbsfähigkeit durch integrierte Lösung erhalten und verbessern

Fakt ist: Unternehmen, die zu lange zögern, auf integrierte (Planungs-)Software umzusteigen, haben mittel- und langfristig erhebliche Wettbewerbsnachteile. Auch wenn die Umstellung kurzfristig Geld kostet und oft Investitionen notwendig werden, verbessern Unternehmen, die auf integrierte IT-Systeme setzen, ihre Wettbewerbsfähigkeit und erhöhen die Wahrscheinlichkeit deutlich, dauerhaft erfolgreich am Markt agieren zu können. Unternehmen, die weiter (ausschließlich) auf dezentrale Lösungen setzen, werden es extrem schwer haben, sich gegenüber Konkurrenten durchzusetzen, die durch den Einsatz integrierter Systeme schneller und flexibler auf Marktänderungen reagieren können. Im besten Fall riskieren Firmen mit dezentralen Lösungen geringere Margen, im schlechtesten Fall den wirtschaftlichen Ruin.

© Jörgen Erichsen, Leverkusen, Oktober 2019

Jörgen Erichsen

Dipl. Betriebswirt Jörgen Erichsen ist Unternehmensberater und verfügt über langjährige Erfahrung als Controller, Financial-Analyst und Projektleiter in Industrie- und Dienstleistungsbetrieben wie Johnson&Johnson, Siemens und Deutsche Telekom AG. Als Autor schreibt er Fachbeiträge und Bücher zu den Themen Controlling, Kostenrechnung, Betriebswirtschaft und Wissensmanagement. Darüber hinaus arbeitet er als Referent und Trainer, z.B. für den BVBC, die IHK sowie für verschiedene Hochschulen.