De fem bästa tipsen för en framgångsrik ERP-implementering

Unit4 Enterprise Resource Planning (ERP), Tjänsteföretag, Globalt

från Unit4 kommunikation januari 16, 2024 | 4 min läsning

I denna blogg tittar vi närmare på bästa praxis för implementering av ett affärssystem, oavsett om det handlar om ett nytt system eller en uppgradering från ett äldre version. Tidigare har vi tittat på framgångskriterier och business readiness kopplat till förändringshantering och hur man kommunicerar de förbättringar somo förändringen innebär. Vi har också tagit upp definitionen och hur man mäter framgång, vilket bidrar till att säkerställa en framgångsrik ERP-implementering.

In the second post, we discussed what is changing and how you should prepare your organization for the change. In this next blog, we look at how you plan for change and give you our 5 top tips.

ERP-implementering är ett förändringsprojekt

Unit4 ERP ger din organisation möjlighet att arbeta på ett nytt sätt vilket ger er möjligheter att uppnå önskade resultat. Men alltför ofta inser inte våra kunder att ett ERP-implementeringsprojekt faktiskt är ett förändringsledningsprojekt.

Att behandla det som ett förändringsprojekt kräver att ni planerar hur ni ska förflytta människor från deras nuvarande arbetssituation till en ny, vilket ofta förbises.

Att se projektet som ett förändringsprojekt innebär att organisationen, på ett strukturerat sätt, förbereder och anpassar medarbetare, arbetsbeskrivningar och processer till de nya funktionerna i Unit4 ERP för att öka organisationens effektivitet.

Så hur planera ni för denna förändring?

Här är våra fem bästa tips:

1. Utvärdera medarbetarnas dagliga processer

Genom att kartlägga de dagliga processer som medarbetarna utför för att hantera sitt arbete kan ni identifiera processteg som kan elimineras. Genom att eliminera vissa steg kan man förenkla arbetsflödet och öka produktiviteten.

Genom att dessutom automatisera uppgifter och ta bort manuellt arbete med hjälp av ERP-lösningen kan affärsprocesserna strömlinjeformas, arbetsflödena förenklas och den övergripande produktiviteten öka. Ofta identifierar organisationer inte sina processer förrän efter att ERP-lösningen har implementerats. Detta kan vara riskabelt eftersom det inte tar hänsyn till hur medarbetarna arbetar idag jämfört med det nya arbetssättet vilket kan leda till frustration bland användarna och resultera i att det nya affärssystemet inte tas i bruk.

Click to read How Cloud ERP can change your organization for the better gated

2. Involvera medarbetarna i genomförandet

Under implementeringen med Unit4 är det inte alltid självklart att projektteamet inkluderar medarbetare som faktiskt kommer att förändra sina arbetsprocesser. Medarbetarna är fortfarande viktiga intressenter, men de förbises ofta och involveras inte i projektet.
Ni behöver inte inkludera många medarbetareutan utan kan istället välja ut några som ska intervjuas. Få feedback från dessa medarbetare genom att tydligt förklara vad de kommande förändringarna kommer att innebära för dem och organisationen. Ge dem demonstrationer så att de kan se och förstå vad som förändras. Uppmuntra feedback och använd den för att hantera eventuellt motstånd.
Ni kan också göra en intressentanalys. Om ni inte vet var ni ska börja har vi skapat en mall som gör det enkelt för er att identifiera alla intressenter och deras beroenden, hinder, möjligheter - ja, allt det ni behöver tänka på för att säkerställa en smidig implementering. Kontakta oss för mer information.

3. Använd våra modeller för arbetsflöden anapssade för er bransch

På Unit4 har vi utnyttjat vår omfattande kunskap och erfarenhet för att utveckla fördefinierade arbetsflöden för specifika branscher. Detta minskar inte bara implementeringstiden för ett ERP-system, utan också antalet processteg som medarbetare måste gå igenom när de utför sina uppgifter.

Genom att använda dessa förkonfigurerade arbetsflöden kan ni snabbt optimera hur ni hanterar ekonomi, HR, medarbetarförfrågningar och löner, utan extra kostnader för att anpassa er ERP-lösning till era nuvarande arbetsmetoder.

4. Samarbeta med vårt team för förändringshantering

Vårt team av experter är redo att hjälpa er att utvärdera, planera och genomföra ert ERP-transformationsprojekt. De förstår de utmaningar som organisationer står inför när de ska göra förändringar inte bara i ett IT-system utan även i den dagliga verksamheten.

Vårt dedikerade team kan dela med sig av den kunskap och erfarenhet ni behöver för att vara väl förberedda på att implementera ett mer produktivt arbetssätt.

5. Använd vår checklista för förberedelser

Våra experter på förändringshantering har tagit fram en checklista som ger tydlig vägledning genom alla steg i implementeringen av ett nytt ERP-system. Checklistan börjar med att bedöma organisationens beredskap och täcker ämnen som att ha en tydlig vision för organisationens framtid, definierad och dokumenterad. Den hjälper också till att identifiera en förändringsledare och ett förändringsteam.

Processförberedelser bedöms genom skapande, dokumentation och validering av användarprocesser, särskilt inom områden som ekonomi, upphandling, HR och lön.

Tekniska förberedelser omfattar bland annat förberedelser i för-/produktionsmiljön, hårdvarutillgänglighet samt testning och validering.

Vid förberedelse av lösningar undersöks om konfigurationsdokument för lokalisering finns på plats och har godkänts, och om funktions- och systemtester har utförts och godkänts.

Dataförberedelser omfattar planer för datamigrering, konvertering och testning.

Förberedelser för support omfattar att dokument för supportöverlämning är klart och undertecknat av supportteamet, bekräftelse av tillgång till supportteamet, eskaleringsprocessen, SLA:er och den övergripande supportprocessen.

Checklistan omfattar även beredskap efter driftsåttningen samt processer och förfaranden för datastyrning. Som du kan se har vårt team tänkt igenom hela processen från början till slut, och vi finns här för att hjälpa dig genom hela ditt förändringsprojekt.