5 tips för en framgångsrik ERP-implementering

In the second post, we discussed what is changing and how you should prepare your organization for the change. In this next blog, we look at how you plan for change and give you our 5 top tips.

ERP-implementering är ett förändringsprojekt 

Unit4 ERP ger din organisation möjlighet att arbeta på ett nytt sätt vilket ger er möjligheter att uppnå önskade resultat. Men alltför ofta inser inte våra kunder att ett ERP-implementeringsprojekt faktiskt är ett förändringsledningsprojekt.

Att behandla det som ett förändringsprojekt kräver att ni planerar hur ni ska förflytta människor från deras nuvarande arbetssituation till en ny, vilket ofta förbises.

Att se projektet som ett förändringsprojekt innebär att organisationen, på ett strukturerat sätt, förbereder och anpassar medarbetare, arbetsbeskrivningar och processer till de nya funktionerna i Unit4 ERP för att öka organisationens effektivitet. 

Så hur planera ni för denna förändring?

Här är våra fem bästa tips:

1. Utvärdera medarbetarnas dagliga processer 

Genom att kartlägga de dagliga processer som medarbetarna utför för att hantera sitt arbete kan ni identifiera processteg som kan elimineras. Genom att eliminera vissa steg kan man förenkla arbetsflödet och öka produktiviteten.

Genom att dessutom automatisera uppgifter och ta bort manuellt arbete med hjälp av ERP-lösningen kan affärsprocesserna strömlinjeformas, arbetsflödena förenklas och den övergripande produktiviteten öka. Ofta identifierar organisationer inte sina processer förrän efter att ERP-lösningen har implementerats. Detta kan vara riskabelt eftersom det inte tar hänsyn till hur medarbetarna arbetar idag jämfört med det nya arbetssättet vilket kan leda till frustration bland användarna och resultera i att det nya affärssystemet inte tas i bruk.

Click to read How Cloud ERP can change your organization for the better gated

2. Involvera medarbetarna i genomförandet 

Under implementeringen med Unit4 är det inte alltid självklart att projektteamet inkluderar medarbetare som faktiskt kommer att förändra sina arbetsprocesser. Medarbetarna är fortfarande viktiga intressenter, men de förbises ofta och involveras inte i projektet.
Ni behöver inte inkludera många medarbetareutan utan kan istället välja ut några som ska intervjuas. Få feedback från dessa medarbetare genom att tydligt förklara vad de kommande förändringarna kommer att innebära för dem och organisationen. Ge dem demonstrationer så att de kan se och förstå vad som förändras. Uppmuntra feedback och använd den för att hantera eventuellt motstånd.
Ni kan också göra en intressentanalys. Om ni inte vet var ni ska börja har vi skapat en mall som gör det enkelt för er att identifiera alla intressenter och deras beroenden, hinder, möjligheter - ja, allt det ni behöver tänka på för att säkerställa en smidig implementering. Kontakta oss för mer information.

3. Använd våra modeller för arbetsflöden anapssade för er bransch

På Unit4 har vi utnyttjat vår omfattande kunskap och erfarenhet för att utveckla fördefinierade arbetsflöden för specifika branscher. Detta minskar inte bara implementeringstiden för ett ERP-system, utan också antalet processteg som medarbetare måste gå igenom när de utför sina uppgifter.

Genom att använda dessa förkonfigurerade arbetsflöden kan ni snabbt optimera hur ni hanterar ekonomi, HR, medarbetarförfrågningar och löner, utan extra kostnader för att anpassa er ERP-lösning till era nuvarande arbetsmetoder.

4. Samarbeta med vårt team för förändringshantering 

Vårt team av experter är redo att hjälpa er att utvärdera, planera och genomföra ert ERP-transformationsprojekt. De förstår de utmaningar som organisationer står inför när de ska göra förändringar inte bara i ett IT-system utan även i den dagliga verksamheten.

Vårt dedikerade team kan dela med sig av den kunskap och erfarenhet ni behöver för att vara väl förberedda på att implementera ett mer produktivt arbetssätt.

5. Använd vår checklista för förberedelser

Våra experter på förändringshantering har tagit fram en checklista som ger tydlig vägledning genom alla steg i implementeringen av ett nytt ERP-system. Checklistan börjar med att bedöma organisationens beredskap och täcker ämnen som att ha en tydlig vision för organisationens framtid, definierad och dokumenterad. Den hjälper också till att identifiera en förändringsledare och ett förändringsteam.

Processförberedelser bedöms genom skapande, dokumentation och validering av användarprocesser, särskilt inom områden som ekonomi, upphandling, HR och lön.

Tekniska förberedelser omfattar bland annat förberedelser i för-/produktionsmiljön, hårdvarutillgänglighet samt testning och validering. 

Vid förberedelse av lösningar undersöks om konfigurationsdokument för lokalisering finns på plats och har godkänts, och om funktions- och systemtester har utförts och godkänts. 

Dataförberedelser omfattar planer för datamigrering, konvertering och testning.

Förberedelser för support omfattar att dokument för supportöverlämning är klart och undertecknat av supportteamet, bekräftelse av tillgång till supportteamet, eskaleringsprocessen, SLA:er och den övergripande supportprocessen.

Checklistan omfattar även beredskap efter driftsåttningen samt processer och förfaranden för datastyrning. Som du kan se har vårt team tänkt igenom hela processen från början till slut, och vi finns här för att hjälpa dig genom hela ditt förändringsprojekt. 

Vill du veta mer? 

Vill du veta mer om Unit4 ERP och flytten till molnet, boka en demo här eller klicka här för att läsa mer om vårt utbud av lösningar.

This is the 3rd blog post in our series looking at the best practices for implementing an ERP system, whether it's a new system or upgrading from an older ERP. In the first blog, we looked at success outcomes and business readiness vs. change management. We spoke about communicating which business problems will be improved and how you define and measure success, which goes towards ensuring a successful ERP implementation.

In the second post, we discussed what is changing and how you should prepare your organization for the change. In this next blog, we look at how you plan for change and give you our 5 top tips.

If you are implementing an ERP - it’s a change management project

Unit4 ERP enables your organization to work differently. It’s an exciting time to implement an ERP system because you are enabling your desired success outcome. But, so often, our customers don’t realize that the new ERP implementation project is, in fact, a change management project. 

A change project requires you to plan how to move people from their current working state to a new one. Something that is often overlooked.

Viewing it as a change management project means organizations like yours can take a structured approach to aligning people and processes to the new Unit4 ERP features to enable efficiency and effectiveness within your organization. 

So, how do you start planning for change? 

Here are our 5 top tips:

1. Evaluate your employees’ day-to-day processes

Understanding the current processes your employees undertake to complete their work allows you to pinpoint process steps that could be removed. Removing some of those process steps can lead to a simplified workflow and an overall increase in productivity. 

The ERP solution streamlines business processes, simplifies the workflow, and enhances overall productivity by automating tasks and eliminating unnecessary manual work. Too often, organizations do not identify or evaluate their processes until after the ERP solution is implemented. 

This can be dangerous because it doesn’t take into account the current state of how people work vs. the new way of working. It is this gap that can create frustration amongst your users and lead to poor user adoption of a new ERP.

2. Involve your front-line employees in the implementation 

During your implementation with Unit4, your project team may not include front-line employees whose work processes will change. Your front-line employees are still stakeholders, yet they are often overlooked and not involved in the project. 

You do not need to include lots of employees but instead select a few to interview. Gather feedback from these individuals by communicating clearly what the upcoming changes will mean to them and the business. Provide them with demos so they can see and understand what is changing. Encourage feedback and use this to address any resistance.

You can also conduct a stakeholder analysis. Don’t know where to start? We’ve created a template that enables you to identify each stakeholder and their dependencies, barriers, capabilities – in fact, everything you need to consider to ensure a smooth implementation. Contact us for more details

3. Utilize our industry model workflows

At Unit4, we have used our extensive knowledge and experience to build pre-defined workflows for specific industries that not only help cut the implementation time for an ERP system but also reduce the process steps your employees complete when undertaking their work tasks. 

Using these preconfigured workflows allows you to quickly optimize new ways of processing finance, HR, employee requests, and payroll without incurring additional costs to adapt the ERP solution to simulate how you work today.

4. Work with our change management team

Our team of experts can help you assess, plan, and execute your ERP transformation project. They understand the challenges organizations face when making a change, not just to an IT system but fundamentally to how people undertake their day-to-day activities. 

Our dedicated team can provide you with the knowledge and experience to ensure you are fully prepared to implement a more productive way of working. 

5. Use our readiness checklist

Our change management experts have developed a readiness checklist that provides clear guidance on all the steps involved in implementing a new ERP. The checklist first looks at business readiness and covers topics such as having a clear vision of the operational future defined and documented and identifying a change leader and a change team. 

Process readiness determines whether user processes have been established, documented, and validated for areas such as finance, procurement, HR, and payroll. 

Technical readiness covers topics such as pre/production environment readiness and hardware availability, testing, and validation. 

Solution readiness looks at whether such things as a configuration document of localization are in place and signed off and whether functional and system testing has been carried out and signed off. 

Data readiness covers data migration plans, conversions, and testing. 

Support readiness covers topics such as whether a support handover document is ready and signed off by the support team, confirmation of support team access, escalation process, SLAs, and the overall support process.

The checklist also covers post-go-live readiness and data governance processes and procedures. As you can see, our team has thought through the whole process end-to-end and will support you through your change management project.

Ready to learn more? 

To understand more about Unit4 ERP and moving to the cloud, you can book a demo here or click here to read more about our suite of solutions.