5 tips for en vellykket ERP-implementering
I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hva som er beste praksis for implementering av et ERP-system, enten det er et nytt system eller en oppgradering fra et eldre ERP-system. Tidligere har vi sett på suksesskriterier og business-readiness versus endringshåndtering, og hvordan man kommuniserer forbedringer i forretningsproblemer. Vi tok også for oss definisjon og måling av suksess, som bidrar til å sikre en vellykket implementering av ERP.
Vi har også diskutert hva som endres og hvordan du bør forberede organisasjonen på disse endringene. I dette blogginnlegget tar vi for oss hvordan du planlegger for endringer og gir deg våre fem beste tips.
Implementering av ERP er et prosjekt innen endringsledelse
Unit4 ERP gir organisasjonen din muligheten til å arbeide på en ny måte, og det er en spennende mulighet til å oppnå ønskede resultater. Men altfor ofte innser ikke kundene våre at det nye prosjektet for implementering av ERP faktisk er et prosjekt innen endringsledelse.
Å behandle det som et endringsprosjekt krever at du planlegger hvordan du skal flytte folk fra deres nåværende arbeidssituasjon til en ny, noe som ofte blir oversett.
Å anerkjenne det som et endringsprosjekt betyr at organisasjoner som din kan ta en strukturert tilnærming til å tilpasse mennesker og prosesser til de nye funksjonene i Unit4 ERP for å øke effektiviteten i organisasjonen.
Så hvordan starter du planleggingen av denne endringen?
Her er våre fem beste tips:
1. Evaluer de ansattes daglige prosesser
Ved å kartlegge de daglige prosessene utført av de ansatte for å fullføre arbeidet, kan du identifisere prosesstrinn som er mulige å fjerne. Eliminering av visse trinn kan forenkle arbeidsflyten og øke produktiviteten.
Ved å automatisere oppgaver og eliminere manuelt arbeid gjennom å bruke ERP-løsningen, effektiviseres forretningsprosesser, forenkles arbeidsflyten og generell produktivitet øker. Altfor ofte identifiserer ikke organisasjoner prosessene sine før etter at ERP-løsningen er implementert. Dette kan være risikabelt, da det ikke tar hensyn til hvordan medarbeiderne jobber i dag sammenlignet med den nye arbeidsmåten. Dette gapet kan føre til frustrasjon blant brukere og resultere i dårlig brukeradopsjon av det nye ERP-systemet.
Click to read How Cloud ERP can change your organization for the better gated
2. Involver frontlinjemedarbeiderne i implementeringen
Under implementeringen med Unit4 er det ikke alltid gitt at prosjektteamet inkluderer frontlinjeansatte som faktisk skal endre arbeidsprosessene sine. Frontlinjemedarbeiderne er likevel viktige interessenter, men de blir ofte oversett og ikke involvert i prosjektet.
Du trenger ikke å inkludere mange ansatte, men kan i stedet velge ut noen få som skal intervjues. Innhent tilbakemeldinger fra disse medarbeiderne ved å kommunisere tydelig hva de kommende endringene vil bety for dem og for virksomheten. Gi dem demonstrasjoner slik at de kan se og forstå hva som endres. Oppfordre til tilbakemeldinger, og bruk dem til å håndtere eventuell motstand.
Du kan også gjennomføre en interessentanalyse. Hvis du ikke vet hvor du skal begynne, har vi laget en mal som gjør det enkelt for deg å identifisere alle interessenter og deres avhengigheter, barrierer, evner – faktisk alt du trenger å ta hensyn til for å sikre en smidig implementering. Kontakt oss for mer informasjon.
3. Bruk våre bransjemodeller for arbeidsflyt
I Unit4 har vi utnyttet vår omfattende kunnskap og erfaring til å utvikle forhåndsdefinerte arbeidsflyter for spesifikke bransjer. Dette reduserer ikke bare implementeringstiden for et ERP-system, men også antall prosesstrinn de ansatte må gjennom når de utfører arbeidsoppgavene sine.
Ved å bruke disse forhåndskonfigurerte arbeidsflytene kan du raskt optimalisere måten du håndterer økonomi, HR, medarbeiderforespørsler og lønn på, uten å pådra deg ekstra kostnader for å tilpasse ERP-løsningen til dagens arbeidsmetoder.
4. Samarbeid med vårt team for endringsledelse
Vårt team av eksperter står klare til å hjelpe deg med å vurdere, planlegge og gjennomføre ditt ERP-transformasjonsprosjekt. De forstår utfordringene organisasjoner møter når de gjør endringer, ikke bare i et IT-system, men også i daglig drift.
Vårt dedikerte team kan dele kunnskapen og erfaringen du trenger for å sikre at du er godt forberedt på å implementere en mer produktiv arbeidsmåte.
5. Bruk vår sjekkliste for forberedelser
Våre eksperter innen endringsledelse har utviklet en sjekkliste som gir tydelig veiledning gjennom alle trinnene i implementeringen av et nytt ERP-system. Sjekklisten starter med å vurdere virksomhetens beredskap og dekker emner som å ha en klar visjon for virksomhetens fremtid, definert og dokumentert. Den hjelper også med å identifisere en endringsleder og et endringsteam.
Tekniske forberedelser dekker emner som forberedelser i før-/produksjonsmiljøet, maskinvaretilgjengelighet, samt testing og validering.
Forberedelser i løsningen undersøker om konfigurasjonsdokumenter for lokalisering er på plass og godkjent, og om funksjons- og systemtester er utført og godkjent.
Forberedelser for dataene omfatter planer for datamigrering, konvertering og testing.
Forberedelser rundt support dekker emner som hvorvidt et supportoverleveringsdokument er klart og signert av supportteamet, bekreftelse av tilgang til supportteamet, eskaleringsprosessen, SLA-er og den overordnede supportprosessen.
Sjekklisten inkluderer også beredskap etter idriftsettelse, samt prosesser og prosedyrer for datastyring. Som du ser, har teamet vårt tenkt gjennom hele prosessen fra ende til annen, og vi er her for å hjelpe deg gjennom hele endringsprosjektet.
Klar for å lære mer?
For å lære mer om Unit4 ERP og overgang til skyen, kan du bestille en demo her eller klikke her for å lese mer om vårt utvalg av løsninger.
Hold deg oppdatert!
This is the 3rd blog post in our series looking at the best practices for implementing an ERP system, whether it's a new system or upgrading from an older ERP. In the first blog, we looked at success outcomes and business readiness vs. change management. We spoke about communicating which business problems will be improved and how you define and measure success, which goes towards ensuring a successful ERP implementation.
In the second post, we discussed what is changing and how you should prepare your organization for the change. In this next blog, we look at how you plan for change and give you our 5 top tips.
If you are implementing an ERP - it’s a change management project
Unit4 ERP enables your organization to work differently. It’s an exciting time to implement an ERP system because you are enabling your desired success outcome. But, so often, our customers don’t realize that the new ERP implementation project is, in fact, a change management project.
A change project requires you to plan how to move people from their current working state to a new one. Something that is often overlooked.
Viewing it as a change management project means organizations like yours can take a structured approach to aligning people and processes to the new Unit4 ERP features to enable efficiency and effectiveness within your organization.
So, how do you start planning for change?
Here are our 5 top tips:
1. Evaluate your employees’ day-to-day processes
Understanding the current processes your employees undertake to complete their work allows you to pinpoint process steps that could be removed. Removing some of those process steps can lead to a simplified workflow and an overall increase in productivity.
The ERP solution streamlines business processes, simplifies the workflow, and enhances overall productivity by automating tasks and eliminating unnecessary manual work. Too often, organizations do not identify or evaluate their processes until after the ERP solution is implemented.
This can be dangerous because it doesn’t take into account the current state of how people work vs. the new way of working. It is this gap that can create frustration amongst your users and lead to poor user adoption of a new ERP.
2. Involve your front-line employees in the implementation
During your implementation with Unit4, your project team may not include front-line employees whose work processes will change. Your front-line employees are still stakeholders, yet they are often overlooked and not involved in the project.
You do not need to include lots of employees but instead select a few to interview. Gather feedback from these individuals by communicating clearly what the upcoming changes will mean to them and the business. Provide them with demos so they can see and understand what is changing. Encourage feedback and use this to address any resistance.
You can also conduct a stakeholder analysis. Don’t know where to start? We’ve created a template that enables you to identify each stakeholder and their dependencies, barriers, capabilities – in fact, everything you need to consider to ensure a smooth implementation. Contact us for more details
3. Utilize our industry model workflows
At Unit4, we have used our extensive knowledge and experience to build pre-defined workflows for specific industries that not only help cut the implementation time for an ERP system but also reduce the process steps your employees complete when undertaking their work tasks.
Using these preconfigured workflows allows you to quickly optimize new ways of processing finance, HR, employee requests, and payroll without incurring additional costs to adapt the ERP solution to simulate how you work today.
4. Work with our change management team
Our team of experts can help you assess, plan, and execute your ERP transformation project. They understand the challenges organizations face when making a change, not just to an IT system but fundamentally to how people undertake their day-to-day activities.
Our dedicated team can provide you with the knowledge and experience to ensure you are fully prepared to implement a more productive way of working.
5. Use our readiness checklist
Our change management experts have developed a readiness checklist that provides clear guidance on all the steps involved in implementing a new ERP. The checklist first looks at business readiness and covers topics such as having a clear vision of the operational future defined and documented and identifying a change leader and a change team.
Process readiness determines whether user processes have been established, documented, and validated for areas such as finance, procurement, HR, and payroll.
Technical readiness covers topics such as pre/production environment readiness and hardware availability, testing, and validation.
Solution readiness looks at whether such things as a configuration document of localization are in place and signed off and whether functional and system testing has been carried out and signed off.
Data readiness covers data migration plans, conversions, and testing.
Support readiness covers topics such as whether a support handover document is ready and signed off by the support team, confirmation of support team access, escalation process, SLAs, and the overall support process.
The checklist also covers post-go-live readiness and data governance processes and procedures. As you can see, our team has thought through the whole process end-to-end and will support you through your change management project.
Ready to learn more?
To understand more about Unit4 ERP and moving to the cloud, you can book a demo here or click here to read more about our suite of solutions.