Projektledning och öppenhet är guld för byggbranschen
Public services are, by their nature, accountable – particularly when it comes to how money is spent. Thankfully, advances in cloud software are enabling organizations to do more with less while delivering effective results, as Mark Gibbison, Unit4’s head of public services, explains.
Communities have high expectations of public service organizations, and they want them to prioritize efficiency. Recent research by the 2020 Public Services Trust found that more half (52 percent) of people think it’s more important for public sector bodies to be professional and effective than friendly and helpful, showing the strong desire for a results-driven approach.
To deliver on these demands, an increasing number of organizations are embracing developments in the Everything-as-a-Service (XaaS) economy. Cloud-based applications and enterprise resource planning (ERP) technology are enabling public service institutions to work in a responsive, agile manner, bringing teams together to meet rising expectations, without needing to increase budget.
Austerity is no longer an excuse
The challenge public service organizations face is that they’re expected to do more with less. Wind the clock back a decade and most people understood that austerity meant cuts in public spending, and this would affect essential services.
In a recent Deloitte survey, however, just one in five (19 percent) people agreed that there was still a need to reduce public spending (down from 54 percent in 2010). Any belt tightening, therefore, cannot be seen to affect delivery standards.
The key to achieving more with less lies in making the backend work harder. The best-performing public service organizations are aligning data, digital and IT strategies using cloud-based ERP software with agile business applications, in order to enable efficient, flexible operations.
One version of the truth, updated instantly
Embracing the Xaas economy provides a valuable opportunity for public services bodies to review and modernize organizational processes.
One of the biggest efficiency barriers in the public sector currently is speed of response; institutions simply don’t have the capacity to react quickly to fast-paced disruption and policy changes.
By utilizing a cloud-based ERP platform, organizations can work holistically to embrace change as rapidly as possible, minimizing the disruptive impact of regulation requirements and updates.
And as the software can be accessed remotely, the same features and insights can be used by teams across multiple locations; there is only one version of the truth, and this version is instantly updated for everyone concerned.
Empowered, focused decision-making
The other key benefit of XaaS software is immediate access to operational data. According to KPMG research, 60 percent of government organizations do not feel confident about their data and analytical insights, but ERP technology can improve this confidence to empower decision-making capabilities.
Armed with evidential proof, public service organizations can streamline administrative processes to enable best practice in every aspect of their operations. They are also able to strategically focus activities, restricting spending in low priority areas to ensure that the greatest investment of resources delivers the biggest benefits.
The art of doing more with less
In the XaaS economy, the best public service organizations never give up on the search for new ways to do more with less. Research shows that 75 per cent of the public believe institutions can deliver savings without damaging the services people receive, and cloud-based ERP software is the key to delivering on this belief.
With the right cloud ERP platform, public services bodies can enable digital transformation, improve operational processes, and most importantly, make results-based decisions that deliver the best possible community services for the budget available.
Find a platform that will help you do more with less; download the industry brochure: A HISTORIC OPPORTUNITY FOR PUBLIC SERVICES — why the public services industry has a golden opportunity and how the leaders are taking advantage of it.
Digitalisering är både en utmaning och prioritet för många inom byggbranschen. Men digitaliseringen handlar inte bara om att man ska bli effektivare - i slutändan handlar det även om ekonomisk förvaltning och överlevnad.
Det är inte alltid lätt att vara ekonomichef i ett byggföretag. Dels finns det inte någon större tradition för öppenhet mellan projektets ekonomi och företagets ekonomiska resultat, dels är strukturen vanligtvis sådan att när hälften av pengarna har använts är hälften av projektet klar. I praktiken fungerar det dock inte på det viset.
Bristen på översikt är till stor del en direkt följd av bristande digitalisering - eller en digitalisering som är utvecklad i olika avgränsade miljöer, i silos. Istället för full insyn finns det enbart ett fåtal personer som har den faktiska kunskapen om hur projekten går. Detta innebär att ekonomichefen i byggföretaget faktiskt kan tro att allt går som planerat och att marginal- och likviditetshantering är på plats - medan det motsatta kan vara fallet.
Utan en fungerande, digitaliserad, arbetsmodell, kan otrevliga finansiella överraskningar lura bakom hörnet och gömma sig så pass bra att de inte upptäcks förrän sent i processen, eller ännu värre - för sent. Detta har slagit undan benen på många företag.
Utmaningen i byggbranschen är att digitalisering mestadels anses vara ett nödvändigt ont för att leva upp till de senaste reglerna för offentlig byggande, och många är av uppfattningen att det är onödigt att försöka förnya och förändra något som har fungerat i så många år. Problemet med den uppfattningen är att det helt enkelt inte har fungerat. Hur kan vi vara nöjda med att innovation inom sektorn drivs av reglering och inte av vår egen förmåga och vilja till innovation och nytänkande?
Med minskad synlighet i förhållande till de ekonomiska förhållandena i företaget är det extremt svårt att hitta finansiering eller säkra ekonomiskt spelrum, vilket också innebär att när projektportföljen växer organiskt ökar riskerna exponentiellt. Detta får byggföretag att bromsa i goda tider eftersom de inte har kontroll över sin ekonomiska riskexponering, medan andra i blindo tar på sig projekt utan att kunna genomskåda effekterna av riskexponeringen på verksamheten.
Osäker budgivning och brist på konkurrenskraft
Men innan ett projekt kan startas är det naturligtvis nödvändigt att lämna anbud. Denna brist på öppenhet blir också en betydande osäkerhetsfaktor. Om du inte har kontroll över var i en projektprocess du oftast stöter på oförutsedda utgifter eller har underbudgeterat, eller där det finns en oupptäckt vinst, blir budgivning en övning med alldeles för många okända faktorer. Låt oss göra våra kostnadsberäkningar baserade på utfallen från pågående eller genomförda projekt.
I media kan du regelbundet läsa om stora byggprojekt som har löpt amok och att de variabler som låg till grund för projektet inte längre stämmer. Det är förödande för de involverade företagen och branschen som helhet. Och om branschen talar om digitalisering som framtiden är framtiden redan här. Om byggföretag i Sverige och Norden vill förbli konkurrenskraftiga finns det bara ett alternativ. Digitalisera! Förväntningen att det blir dyrt och besvärligt är ett direkt felaktigt antagande, även om det uppenbarligen kräver en investering.
Traditioner och etablerade processer kan vara svåra att hantera, men om valet är mellan att kunna driva ett hälsosamt företag eller förlora pengar och slutligen stänga, kan det vara mindre svårt att göra ett val att digitalisera medan du kan - och när du själv har ett val.
Läs mer om Unit4 MAP-applications, ett marknadsledande helhetskoncept för kalkyl, anbudshantering och projektstyrning.